TÉRMINOS DE REFERENCIA
ASISTENTE SENIOR DE ADQUISICIONES
Duración: Seis meses (prorrogable)
Sede: Bogotá, D.C.
Dedicación: Tiempo completo
Tipo de contrato: Contrato de Servicios (SC)
Nivel de Remuneración: SB-3
CONTEXTO DEL CARGO
La Unidad de Adquisiciones se encarga de ofrecer servicios de compra y contratación de bienes, obras y servicios, de manera eficiente y transparente, mediante la efectiva y económica administración de sus actividades, presentación de reportes y custodia de la información y soportes de cada proceso, de acuerdo con las normas, regulaciones y directrices de adquisiciones de Naciones Unidas, PNUD y UNODC.
Bajo la dirección del Jefe de la Unidad de Adquisiciones, el Asistente Senior de Adquisiciones provee servicios para la adquisición de bienes y servicios, asegurando alta calidad y precisión del trabajo. Promueve estrategias de enfoque al cliente, trabajo en equipo, calidad y orientación al resultado. Trabaja en estrecha colaboración con el personal de Operaciones y Proyectos, intercambiando información y asegurando la prestación de servicio constante y eficiente.
FUNCIONES
1. Realizar adquisiciones, compras y búsqueda de proveedores, conforme a las normas, procedimientos, políticas y estrategias de Naciones Unidas, PNUD y UNODC.
2. Asistir a las áreas de proyecto y unidades de apoyo en la elaboración de Términos de Referencia (ToR) para los trámites de adquisición y compra de mayor complejidad bajo estándares de Adquisiciones PNUD y aquellos que le sean asignados por el Jefe de Adquisiciones, según las normas y los procedimientos establecidos por Naciones Unidas.
3. Preparar y diligenciar las solicitudes de cotización, solicitudes de propuesta, llamados a licitación y demás documentos propios de los trámites que tenga a cargo.
4. Hacer seguimiento al flujo de información entre los asistentes de adquisición y los proyectos con el fin de asegurar una adecuada y constante comunicación acerca del estado de los procesos a su cargo.
5. Realizar los procesos de creación y seguimiento de las obligaciones de compras a su cargo, dentro del sistema informático interno de UNODC (FOCM).
6. Contribuir con el desarrollo y actualización del registro de proveedores, así como con los mecanismos para evaluar y calificar la calidad y cumplimiento de los mismos. 7. Ejercer como miembro del Comité de Evaluación de Propuestas, cuando corresponda.
8. Verificar la documentación necesaria para el cumplimiento de los requisitos de adquisición y compras por parte de los proveedores, teniendo en cuenta los criterios de relación calidad - precio, imparcialidad, integridad, transparencia, competencia efectiva y el interés de UNODC.
9. Apoyar a los responsables de las solicitudes de adquisición y a los proveedores con la efectiva entrega de los bienes y servicios, inspecciones necesarias de éstos y su liquidación final, velando por el cumplimiento de los requisitos legales y contractuales por parte de quienes proveen los bienes y servicios.
10. Solicitar la inclusión de proveedores en la base de datos de UNODC y del PNUD (vendors), previa autorización del Jefe de la Unidad de Adquisiciones, y mantener actualizada la información correspondiente.
11. Responsable del manejo, control y seguimiento de los archivos documental y magnético de los procesos a su cargo, manteniendo actualizada la información y los registros en las diferentes carpetas físicas y electrónicas.
12. Participar en las capacitaciones sobre proceso de adquisiciones dirigidas a las áreas programáticas, unidades de apoyo y oficinas de campo de UNODC.
13. Preparar y presentar informes de actividades y de las gestiones a su cargo, con la oportunidad y periodicidad requeridas por el Jefe de Adquisiciones.
14. Estar a disposición para cumplir con cualquier otra función o actividad que con fundamento en la profesión, requiera el supervisor inmediato y/o el Representante de UNODC.
REQUISITOS MÍNIMOS
• Profesionales graduados en comercio exterior, contaduría, derecho, economía, administración de empresas, ingeniería industrial o carreras afines.
• Deseable Certificado Introductorio en Adquisiciones Públicas — Nivel 2 emitido por el Chartered Institute of Purchasing & Supply ó certificaciones en adquisición similares.
• Deseable especialización en abastecimiento, gestión de proyectos o similares.
• Mínimo cuatro (4) años de experiencia específica demostrable en cadena de abastecimiento en diferentes sectores, de ámbito público y privado.
• Deseable experiencia de trabajo en Organismos Internacionales y/o empresas multinacionales.
• Excelente manejo de herramientas ofimáticas (Word, Power Point, Internet y Correo
Electrónico), bases de datos y en herramientas de apoyo de seguimiento y control.
• Nivel avanzado del idioma inglés.
NORMAS DE ÉTICA Y RESPONSABILIDAD PROFESIONAL
Los fondos consignados a las Naciones Unidas y a UNODC para financiar programas de cooperación técnica provienen de los Estados Miembro de las Naciones Unidas y otras entidades públicas y privadas asociadas. Todas las transacciones llevadas a cabo con dichos fondos deben ser ejecutadas con base en los más altos estándares de imparcialidad, integridad, transparencia, competencia efectiva y responsabilidad personal, para asegurar la confianza pública en las Naciones Unidas. Por ello, es de vital importancia que todos los procesos de adquisiciones de UNODC sean implementados con completa imparcialidad y sin tratos preferenciales a proveedores.
Según el reglamento financiero 101.2 de las Naciones Unidas, todos los funcionarios tienen la obligación de cumplir con la reglamentación financiera de las Naciones Unidas y con las instrucciones administrativas correspondientes. Todo funcionario que contravenga la reglamentación financiera de las Naciones Unidas y las instrucciones administrativas correspondientes asumirá la responsabilidad personal por sus acciones y puede ser objeto de medidas disciplinarias que incluyen, pero no se limitan, a la terminación del contrato.
HABILIDADES Y COMPETENCIAS
• Excelentes habilidades de comunicación, redacción, trabajo en equipo y con grupos multidisciplinarios y multiculturales.
• Habilidad analítica y de resolución de problemas, manteniendo la serenidad y buen manejo
de las relaciones interpersonales.
• Capacidad para tomar decisiones y asumir sus consecuencias.
• Capacidad para manejar un amplio rango de actividades en forma simultánea.
• Actuar en todo momento con extrema discreción respecto de los documentos, información y materiales propios de UNODC.
• Permanente actitud y comportamiento de cordialidad, compostura, respeto y colaboración
con todas las personas y organizaciones con quienes interactúa UNODC.
Las competencias organizacionales de Naciones Unidas son la base sobre la cual se construye y fortalece todos los sistemas de Recursos Humanos. Toda persona que aspire a trabajar en UNODC debe contar con los siguientes elementos:
COMPETENCIAS FUNDAMENTALES
Son las habilidades, atributos y comportamientos considerados importantes personal de las Naciones Unidas, independiente de sus funciones o niveles.
• Profesionalismo
• Transparencia
• Eficiencia
para todo el
HABILIDADES GENERALES
• Compromiso con las iniciativas de aprendizaje continuo y la voluntad de aprender nuevas habilidades.
• Disponibilidad para trabajar en horarios flexibles.
• Estricta confidencialidad.
COMPETENCIAS GERENCIALES
• Liderazgo
• Visión
• Empoderamiento de los otros
• Construcción de confianza
• Manejo del desempeño
Las personas interesadas en esta vacante, deben enviar el Formato P11 que encontrarán en nuestra página web (unodc.org/colombia/es/vacantes), debidamente diligenciado y firmado, en sobre cerrado, a la siguiente dirección: Calle 102 No. 17A — 61, Edificio Rodrigo Lara Bonilla en la ciudad de Bogotá indicando el cargo al cual están aplicando.
Las solicitudes se recibirán hasta el 30 de enero de 2015, 5:30 p.m.
Únicamente se contactarán para el proceso de selección aquellas personas cuyas hojas de vida cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencias (ver anexo).
Esta convocatoria está abierta únicamente a ciudadanos colombianos o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en Colombia.
UNODC - Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito Colombia
Edificio Rodrigo Lara Bonilla
Calle 102 No.17 A 61.
Bogotá, Colombia
Teléfono: (571) 6467000 (571) 6556010
www.unodc.org/colombia
