I. INFORMACIÓN SOBRE EL PUESTO
Título del puesto: ANALISTA DE COMPRAS
(Analyst -Procurement )
Grado del puesto: G-4
Lugar de destino: Bogotá
Bajo supervisión de Oficial de Compras e Inventarios
Responsabilidades directivas (de gestión) N/A
Personal bajo su supervisión directa N/A
II. CONTEXTO
Bajo la supervisión directa del Oficial de Compras e inventarios y/o Oficial en Gestión de Recursos, el funcionario(a) será responsable de apoyar a la Unidad de Compras en los proceso de planeación, programación y ejecución de las compras de acuerdo a los diversos requerimientos solicitados por los Programas y Unidades de Apoyo.
III. RESPONSABILIDADES
El funcionario tendrá las siguientes funciones bajo su cargo:
1. Realizar las compras de materiales, suministros, repuestos, mobiliario y equipos, de acuerdo con las especificaciones y características proporcionadas por el solicitante, ajustándose al presupuesto y cumpliendo con el procedimiento definido por la OIM y el donante respectivo.
2. Ejecutar los procesos de adquisición de invitación directa, administrando la gestión de contratos legales, condiciones de pago, manejo de los contratistas, evaluación de desempeño y garantizando el pleno cumplimiento de las normas establecidas en el Manual de Compras de la Organización.
3. Asegurar el cumplimiento de las normas de los donantes sobre Origen y Nacionalidad de los bienes, así como los topes máximos para compras locales.
4. Garantizar la oportuna preparación de los planes de adquisiciones para los proyectos y supervisar su puesta en práctica.
5. Leer y dar tramite a la correspondencia del correo electrónico, referente a temas de la Unidad de compras.
6. Coordinar y participar en el proceso para la selección y calificación de proveedores según parámetros de calidad, oportunidad y precio definidas por la Organización.
7. Enviar vía fax o correo electrónico las órdenes de compra/servicio autorizadas, a los proveedores, confirmando su recepción y devolución debidamente aprobadas por el mismo.
8. Atención a proveedores por temas inherentes a las negociaciones, carteras vencidas, bloqueos de despachos por no pago, etc.
9. Proporcionar a la persona responsable de inventario toda la información necesaria para la inclusión del bien adquirido dentro del sistema de inventario de la Organización.
10. Hacer seguimiento al estado de la orden de compra/contrato, y verificación de la entrega de los pedidos solicitados. 11. Actualizar regularmente la base de datos de proveedores, precios por proveedor para los diversos materiales y equipos adquiridos por la Organización.
12. Analizar y recomendar de los tres mejores proveedores de acuerdo con la compra a realizar, preparar un cuadro comparativo señalando las respectivas recomendaciones sobre la mejor propuesta.
13. Enviar los reportes al programa (sobre estado de los procesos, como en las compras realizadas).
14. Coordinar el almacenamiento, transporte y la entrega de los bienes adquiridos, velando por la seguridad de los mismos.
15. Cumplir estrictamente con los procedimientos, regulaciones y estándares de conducta de la OIM.
16. Mantener y actualizar los procesos en el sistema PRISM.
17. Recolectar y consolidar la información de los procesos adquisitivos y sus respectivas transacciones.
18. Participar en los comités de Compras a los que sea invitado.
19. Mantener y actualizar la información en el aplicativo de compras en la intranet.
20. Cualquier otra función que de acuerdo con sus capacidades le sea solicitada por el Jefe de la Unidad
de Compras, el Oficial de Logística o el oficial de Administración de Recursos de la OIM.
IV. COMPETENCIAS
Habilidad y fluidez para comunicación verbal y escrita.
Habilidad en el manejo de relaciones interpersonales y capacidad para trabajar en equipo.
Manejo de herramientas Office (Word, Excel, Power Point);
Habilidad para preparar informes claros y concisos de acuerdo a los requerimientos internos y de los donantes
Flexibilidad, proactividad, compromiso, eficiencia, orientación a la obtención de resultados, y organización.
Cumplimiento de las políticas, procesos y procedimientos.
Desarrollo por objetivos, manejando los plazos, calidades y costos para la obtención de resultados.
Acepta y propone críticas constructivas
Orientación al Cliente:
Establece y mantiene efectivas relaciones de trabajo con las contrapartes y socios.
Aprendizaje Continuo:
Demuestra interés en mejorar sus habilidades y técnicas.
Demuestra interés en adquirir destrezas y conocimientos en otras áreas de trabajo.
Comunicación
Comparte activamente información relevante.
Comunica claramente sus ideas y escucha con interés las retroalimentaciones
Escribe clara y efectivamente
Creatividad e Iniciativa
Siempre busca la manera de mejorar actividades y procesos.
Proactivamente desarrolla nuevas ideas para resolver problemas
Liderazgo y Negociación.
Identifica oportunidades y propone cambios
Persigue metas y comparte logros
Trabajo en Equipo
Contribuye a las metas y objetivos del equipo y grupo de trabajo.Técnicas
Habilidades en contrataciones de materiales, suministros, repuestos, mobiliario, equipos, entre otros.
V. EDUCACION Y EXPERIENCIA
- Profesional o técnico en carreras administrativas y/o ingenierías.
- Experiencia general mínima de cuatro (4) años y dos (2) años en procesos administrativos en cargos relacionados con las áreas de compras y logística.
VI. IDIOMAS
- Español requerido, preferiblemente manejo básico de inglés.
- Conocimiento en SAP una ventaja.
VI. INSTRUCCIONES PARA APLICAR A ESTA VACANTE:
PLAZO MAXIMO PARA APLICAR: Septiembre 29 de 2014
Por favor responder únicamente a la siguiente dirección de correo iombogvacantes@iom.int, anexando la hoja de vida solo en formato OIM que encontrará en nuestra página www.oim.org.co.
IMPORTANTE:
Indicar en el asunto del correo, el nombre de la convocatoria: CO-CT-1190/14
ANALISTA DE COMPRAS
Es importante mencionar que:
Podrán participar colombianos y extranjeros con permiso/visa de trabajo en Colombia.
Para el caso de los extranjeros que no cuenten con permiso/visa de trabajo en
Colombia, será responsabilidad del candidato(a) realizar las gestiones necesarias para la obtención del respectivo permiso/visa.
Solo se contactaran las personas seleccionadas para entrevista.
No se considerarán aquellas aplicaciones recibidas en fecha posterior y que no especifiquen el nombre de la convocatoria.
