A esta convocatoria se pueden presentar empleados de la Caja y candidatos externos.
GENERALIDADES
Nombre del cargo: Auxiliar Administrativo.
Nivel: Administrativo asistencial.
Gerencia: Comercial.
Departamento: Regiones.
Cargo a quien reporta: Gerente Hotel y/o Parque.
Jornada laboral: Tiempo completo.
Lugar de trabajo: Apartadó.
Salario: $ 1.146.000
Número de vacantes: 1
MISIÓN DEL CARGO:
Brindar soporte administrativo y operativo a las áreas en relación a sus requerimientos con el fin de facilitar sus procesos.
RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS
1. Brindar información a los clientes externos o internos, acerca de los servicios, programas o información específica del área.
2. Administrar la agenda del Jefe inmediato, con el fin de distribuir el tiempo y facilitar el acceso a éstas, a través de una correcta programación, convocatoria y el registro de citas.
3. Realizar solicitudes y entregas de los elementos de trabajo, papelería, insumos y/o servicios (Informáticos, de seguridad, entre otros) que son requeridos por el área.
4. Elaborar, tramitar y hacer seguimiento a la correspondencia interna y externa, con el fin de direccionarla y procesarla oportunamente.
5. Mantener el archivo del área actualizado, organizado y disponible ante las distintas instancias directivas y administrativas de orden institucional y entes de control.
6. Registrar las novedades del personal (Gestión Humana, Activos Fijos e Informática), con el fin de contar con las condiciones necesarias para la operación y prestación del servicio.
7. Elaborar y realizar seguimiento a los informes del área, con el fin monitorear la gestión administrativa, a través de recopilación de información pertinente de los diferentes procesos.
8. Registrar y realizar seguimiento a las manifestaciones de los clientes, con el fin de dar respuesta a sus solicitudes.
9. Apoyar la elaboración de órdenes para pago a los proveedores por prestación de servicios, para áreas de apoyo.
10.Apoyar la gestión operativa y administrativa propia de las áreas, con el fin de brindar respuesta oportuna a las responsabilidades del día a día, para áreas de servicios.
11.Realizar el recaudo y custodia del efectivo, cuadre de caja diario generado por los servicios que ofrece la Caja, manejo de caja menor y la generación y envío del informe fiscal registrando en el sistema de información los datos y montos recibidos al usuario y verificando la autenticidad de los medios de pago.
12.Apoyar en el seguimiento al plan de mantenimiento preventivo y correctivo que se lleva a cabo en el área.
13.Elaborar la orden de factura de los servicios prestados de la Caja y enviarla a Cartera, por correspondencia interna y realizar el respectivo seguimiento.
14.Apoyar al jefe inmediato cuando este lo requiera en actividades de administración del personal que labora en el centro de servicios, con el fin de determinar las necesidades inherentes al personal, propiciando la adecuada distribución de actividades y garantizando la oportuna prestación del servicio.15.Monitorear e informar oportunamente al personal de la sede acerca de los cambios en los planes, tarifas, promociones y procedimientos de las
diferentes unidades de negocio, con el fin actualizar la información y garantizar su implementación.
16.Realizar el pago de la cuota monetaria en efectivo o cheque, con el fin de cumplir con los compromisos de la Caja de acuerdo a los procedimientos establecidos para la entrega por el área financiera.
1. PERFIL EXIGIDO
1.1 EXPERIENCIA PROFESIONAL
Experiencia entre 1 y 3 años en áreas administrativas, en actividades secretariales, en digitación, en organización de eventos, en atención de usuarios, en proces/pcc, alimentos-bebidas, trámites legales, procesos jurídicos.
1.2 EDUCACIÓN Y FORMACIÓN REQUERIDA
- Estudiante universitario.
- Estudiante técnico -tecnólogo.
- Técnico en Áreas Administrativas.
- Tecnólogo en Áreas Administrativas.
1.3 CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS
Lotus notes, office, en bases de datos, en preparación alimentos/ bebidas.
Estandarización de recetas, en etiqueta y/o protocolo.
1.4 COMPETENCIAS REQUERIDAS
Orientación al resultado, orientación al cliente, construcción y mantenimiento de relaciones.
2. FASES DEL PROCESO DE SELECCIÓN
Fase 1: Inscripción a la convocatoria. Sólo iniciarán el proceso de selección las hojas de vida que cumplan con los requisitos establecidos.
Fase 2: Evaluación de los conocimientos requeridos (competencias del saber).
Fase 3: Evaluación de competencias y pruebas psicotécnicas.Fase 4: Centro de Valoración.
Fase 5: Entrevistas corporativa y de proceso.
La persona elegida será aquella que obtengan los mayores niveles de ajuste para el rol de AUXILIAR ADMINISTRATIVO.
3. PROCEDIMIENTO PARA APLICAR:
Empleados directos de Comfenalco:
Comunicarse telefónicamente con María Isabel Osorio, teléfono 511 31 33, ext.1523. En caso de no poder comunicarse, favor enviar un correo electrónico a maria.osorio1@comfenalcoantioquia.com con la siguiente
información:
Nombres y apellidos completos.
Número de identificación.
Salario actual.
Teléfono y extensión.
Número de celular.
Cargo actual.
Gerencia, Departamento y Coordinación.
Nombre completo del jefe inmediato.
Experiencia laboral.
Formación académica (culminada y en proceso).
Contar con el visto bueno de su jefe inmediato.
Haberse desempeñado mínimo por un año (1 año) en su rol actual.
Tener concepto favorable del desempeño por parte de su líder inmediato.
Candidatos externos
Enviar la hoja de vida al correo convocatoriass@comfenalcoantioquia.com, identificando en asunto: Hoja de vida para “AUXILIAR ADMINISTRATIVO”.
Fecha de publicación: 26 de agosto de 2014.
Fecha de cierre: 2 de septiembre de 2014.
