Asistente Administrativo/a Proyecto “Cuenca del Combeima”
Fecha límite aplicación: Mayo 31 /2015
Recepción de Documentos:
Formato FAO PHF diligenciado en su totalidad, firmado, con foto reciente, y carta de aplicación, al correo electrónico convocatorias@fao.org.co con el nombre de la convocatoria en el Asunto.
Nota Importante:
Sólo serán analizadas las Hojas de Vida (formato FAO PHF firmado y con foto reciente) que cumplan con todos los requisitos solicitados, y que sean enviadas en la fecha indicada, con el nombre de la convocatoria en el asunto del correo electrónico. Así mismo, contactaremos únicamente los candidatos preseleccionados.
Términos de Referencia para NPP /PSA.NAT
Nombre: Asistente Administrativo/a
Título del puesto: Asistente Administrativo/a Proyecto “Cuenca del Combeima
División/Departamento: FAO/CO
Número de programa o proyecto: UTF/COL/062/COL
Lugar: Ibague, Tolima - Colombia.
Fecha prevista de inicio: Inmediata Duración: 3 meses prorrogables
Responsable ante: Nombre: Cargo: Representante de la FAO en Colombia
DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA(S) TAREA(S) Y OBJETIVOS QUE DEBEN ALCANZARSE
Bajo la supervisión general del Representante de la FAO en Colombia y la supervisión directa del/la Director/a del proyecto y en estrecha colaboración con el área administrativa de la Representación FAO, el (la) asistente administrativo(a) tendrá las siguientes responsabilidades generales:
Revisión y control a los registros presupuestales, de acuerdo con las aplicaciones disponibles como: Data Ware House – Oracle; FPMIS y GRMS.
Proyectar, ejecutar y ajustar el presupuesto, del proyecto asignado.
Hacer seguimiento a la correcta implementación del presupuesto del proyecto asignado.
Elaborar las revisiones presupuestales que sean solicitadas.
Elaborar mensualmente las proyecciones de los gastos, solicitadas por la FAOR.
Hacer seguimiento y monitoreo a los gastos, compromisos, y disponibilidad de recursos del proyecto asignado.
Aplicar los procedimientos administrativos y operativos según la normatividad de la FAO y las normas y reglamentos del Sistema de Naciones Unidas.
Revisar y verificar las solicitudes de viaje y los Misión Travel Claim enviados por los consultores.
Acompañar al equipo técnico del proyecto asignado en los procesos operativos, dando la capacitación adecuada.
Revisión informes financieros (cartas de Acuerdo y contratos).
Apoyo en la contratación personal (panel, organización, contratación).
Revisar y verificar que la documentación y procesos enviados a la FAOR, estén debidamente diligenciados.
Supervisar las actividades realizadas por el/la auxiliar administrativa del proyecto asignado.
Preparar, revisar y hacer seguimiento a los pagos del proyecto asignado.
Acompañar al equipo técnico del proyecto en los procesos operativos, dando la capacitación adecuada.
Administrar y elaborar los reembolsos de la Caja Menor del proyecto, procurando tener a disposición de los recursos necesarios para las compras menores que facilitan el buen funcionamiento del proyecto asignado.
Revisar los soportes de pago, verificar que la documentación esté completa y elaborar la solicitud de pago.
Seguimiento y monitoreo de la entrega de informes de los consultores del proyecto según lo establecido.
Seguimiento del proceso de contratación de los consultores del proyecto, verificando la documentación necesaria para la contratación local y Regional.
Realizar las requisiciones del proyecto en la plataforma administrativa y financiera (GRMS) y apoyar los procesos de compra de acuerdo con procedimientos FAO.
Elaboración de los time group y de los time card de los consultores del proyecto asignado.
Las demás tareas relacionadas con el trámite administrativo que sean requeridas.
INDICADORES CLAVE DE DESEMPEÑO
Productos esperados: Fecha de entrega
Informes trimestrales, semestrales, anuales
Planes de compra trimestrales
Matrices de seguimiento a presupuesto
Informes financieros y demás documentos administrativos y contables que se requieran.
COMPETENCIAS Y PERFIL REQUERIDO
Profesional y/o Universitario, del área de Administración, con experiencia en aspectos administrativos mínimo cinco (5) años, con conocimientos
en herramientas ofimáticas, preferiblemente con conocimientos de procesos administrativos con Agencias de UN.
Experiencia mínima de 5 años en seguimiento operativo y administrativo de proyectos.
Capacidad de gestión y planificación.
Habilidad para resolver problemas, don de acierto en sus tareas y actividades.
Experiencia y habilidades en procesos de manejo administrativo.
Capacidades de trabajo en equipo.
Buena comunicación oral y escrita.
Buenas relaciones interpersonales.
Preferiblemente con conocimiento en el sistema de Naciones Unidas.
