CARGO: Oficial Nacional de Logística de Operación de Programas.
UBICACION: Bogotá, Colombia
TIPO DE CONTRATO: Termino definido 31/12/2015 (renovable según evaluación de desempeño)
PERFIL DE LA ORGANIZACIÓN
Save the Children es la organización líder en defensa de los derechos de la infancia en todo el mundo. Trabajamos en más de 120 países salvando vidas, proporcionando seguridad y protección a los niños y niñas y defendiendo sus derechos. Trabajamos en conjunto con nuestros socios, para impulsar avances en la forma en que el mundo trata a los niños y niñas, con el fin de generar cambios inmediatos y duraderos en sus vidas. Save the Children está presente en Colombia desde hace más de 25 años; centra sus esfuerzos en defender los derechos de la niñez.
Su programa desarrolla diversas acciones en los temas de educación, protección, políticas públicas para la niñez, seguridad alimentaria y medios de vida. Estas acciones también las desarrolla durante las emergencias, implementando medidas de protección a la niñez por desastres naturales o situaciones derivadas de los conflictos. Se esfuerza en construir o fortalecer la capacidad de las comunidades en la prevención, preparación de emergencias, gestión del riesgo, especialmente en los espacios donde viven o se concentran los niños y niñas como centros de desarrollo infantil, escuelas y espacios comunitarios amigables para la niñez. Participa en escenarios de coordinación nacional de la atención en emergencias, para así garantizar el enfoque de la niñez en estas situaciones.
OBJETIVO DEL PUESTO
El/La Oficial de Logística de Programas, es responsable de garantizar el aprovisionamiento y distribución de los bienes y servicios requeridos para el logro de la misión institucional, a partir de las necesidades específicas de los programas desarrollados por Save the Children en Colombia. Para tal fin, el/la Oficial de Logística de Programas tiene dentro de sus objetivos: · Preparar los procesos de compras, aprovisionamiento, distribución y manejo de los bienes y servicios necesarios para el cumplimiento de los objetivos programáticos de la organización. · Garantizar la distribución de todos los materiales, suministros y servicios a tiempo de manera eficaz y eficiente en cuanto a la calidad precio, asegurando su llegada a los receptores y receptoras finales.
Garantizar la disponibilidad de materiales y suministros que se requieren de manera recurrente en el área de Programas. · Garantizar el cumplimiento de las políticas pertinentes de la organización, así como de los Códigos de conducta y Conflicto de Intereses, velando por los más altos intereses de la institución, visión, misión y objetivos. · Garantizar el seguimiento y permanente optimización de los procesos de trabajo. · Resguardar la documentación de respaldo de los procesos y procedimientos a su cargo, de acuerdo a estándares de calidad y eficiencia. · Asegurar el registro de inventarios de contribuciones en especie y materiales para beneficiarios, así como la gestión de los mismos en el sistema TIM. · Asegurar la transferencia de bienes y o inventarios a los beneficiarios en cumplimiento de las políticas internas e informarlos al área de finanzas para registro y tratamiento fiscal. · Otras funciones de similar envergadura que le sean asignadas por su supervisor inmediato. Debido al mandato de Save the Children Internacional, el/la Oficial de Logística de Programas deberá brindar apoyo a los todos los proyectos que adelanta la organización, tanto a nivel de desarrollo como de emergencia, en el caso necesario. En caso de una situación de emergencia se espera que el/la colaborador(a) se adecúe y esté dispuesto(a) y muestre flexibilidad en las tareas que debe atender en su puesto y trabajar en horarios y tareas requeridas según la situación y asignación de tareas en circunstancias de emergencia según las necesidades y atención que SCI haya definido.
ALCANCE DEL PUESTO
Reporta a: Gerente de operaciones de programas Personal que reporta directamente a este puesto: Directo: N.A. Indirecto: N.A. Responsabilidades de presupuesto: Ninguna Dimensiones: Capacidad de garantizar la rendición de cuentas a los beneficiarios de SCI, mostrar procesos transparentes cumpliendo los estándares de buenas prácticas, establecer estrategias, aumentar la cadena de suministros, optimizando la ejecución de los programas operativos. Apoyo a la eficiencia con capacidad de planificar la escala de compras con una mejor gestión de adquisición. La relación de comunicación es con todo el personal, con proveedores y el mercado externo.
AREAS CLAVES DE RESPONSABILIDAD
Adquisiciones:
Apoyar, en conjunto con los/las coordinadores/as de programas/proyectos los planes de adquisiciones de bienes y servicios, para dar cumplimiento a los objetivos de la organización.
Gestionar los procesos y procedimiento de compras de bienes y adquisición de servicios, desde el diseño de Términos de Referencia, la emisión de invitaciones y/o convocatorias hasta la distribución final.
Garantizar la distribución eficaz, pertinente y oportuna de los bienes y servicios adquiridos.
Garantizar que todos los artículos-servicios adquiridos representan la mejor relación calidad-precio, cumpliendo las necesidades de programas acordado en los plazos y tiempos de entrega.
Garantizar que los procesos de compras se documentan adecuadamente según procedimientos internos y de los donantes y que se entregan oportunamente a finanzas para los procesos de autorización y registro.
Mantener un registro adecuado y actualizado de los procesos de adquisiciones de bienes y servicios en los sistemas destinados para tal fin. · Mantener y resguardar la información relativa a los procesos de adquisiciones de bienes y servicios.
Cumplir y hacer cumplir las políticas y procedimientos sobre adquisiciones en todos los procesos de adquisiciones de bienes y servicios y en caso necesario las normas de los distintos donantes que contribuyen a Save the Children International.
Asegurar el cumplimiento del esquema de delegación de autoridad.
Apoyar todo el proceso logístico que se requiera por cuenta de las actividades temáticas de la oficina de país en Bogotá.
Convocar comité de compras cuando los montos de las adquisiciones de bienes y/o servicios superen los USD 5.000
Apoyar el desarrollo de las actas de selección de proveedores cuando sea necesario.
Coordinar con los asistentes logísticos de las oficinas de campo la actualización permanente de los inventarios con destino a beneficiario así como de las contribuciones en especie y asegurar su reporte permanente al área de finanzas.
Gestionar los inventarios de programas que existan en la oficina de país.
Asegurar la documentación requerida de respaldo para la elaboración de los contratos de servicios y suministros y pasarlos oportunamente al área de administración y finanzas.
Viajes:
Asegurar el cumplimiento de los requerimientos de viajes, siguiendo las políticas internas, los procedimientos aprobados por los donantes y los presupuestos aprobados.
Apoyar los procesos de selección de proveedores preferenciales, en estrecha coordinación con el área de finanzas y seguridad.
Realizar las reservas de tiquetes aéreos y transportes terrestres necesarios, a partir de solicitudes específicas de los miembros de trabajo de SCI
Realizar las reservas hoteleras
HABILIDADES Y CONDUCTAS (nuestros valores en práctica):
Rendición de cuentas:
Capacidad para por sí mismo tomar decisiones, gestionar eficientemente los recursos, alcanzando y siendo ejemplo de los valores de Save the Children
Exigencia:
Asume la responsabilidad para su propio desarrollo personal y el de su equipo de trabajo
Presenta resultados medibles de alta calidad
Visión / orientación de futuro Colaboración:
Accesible, buen escucha, fácil de hablar, construye y mantiene relaciones efectivas con los colegas, los miembros, asociados externos y simpatizantes.
Apertura para trabajar con diversidad de cultura, valores y diferentes perspectivas de personas. Creatividad:
Desarrolla y fomenta soluciones nuevas e innovadoras.
Integridad:
Honesto, fomenta la apertura y la transparencia. Construye y genera confianza.
REQUISITOS
Tecnólogo o profesional en logística, administración, ingeniería industrial o áreas afines.
EXPERIENCIA Y CUALIDADES
Mínimo tres años de experiencia en cargos similares, de preferencia en Organizaciones No Gubernamentales o Entidades de Cooperación Internacional.
Conocimiento en paquete MS Office, con énfasis en Excel (nivel avanzado) e internet)
Conocimientos de la normatividad y procesos legales según la Ley Colombiana.
Buena comprensión de inglés hablado y escrito · Manejo de tablas dinámicas/bases de datos.
Disponibilidad para viajar.
Habilidad en trabajo en equipo.
Disposición y destrezas en comunicación asertiva y con capacidades analíticas y de redacción
Capacidad de planeación y organización del tiempo y recursos disponibles
Capacidad de seguimiento y optimización de procesos y procedimientos
Buen criterio y capacidad para priorizar eficazmente múltiples tareas en un entorno de cambio constante;
Creatividad y motivación al logro.
Capacidad para el manejo adecuado de conflictos en ambientes laborales.
Capacidad para trabajar en un contexto complejo, difícil y de riesgo.
Capacidad para trabajar en un equipo multi-cultural, multi-disciplinario e interinstitucional.
Disciplina en el cumplimiento de labores exclusivas para éste cargo.
Políticamente y culturalmente sensible, con cualidades de paciencia, tacto y diplomacia.
Alto nivel de compromiso con valores de Save the Children.
Responsabilidades adicionales al puesto
Apoyar actividades de respuesta a emergencias cuando se requiera. Apoyar tareas esporádicas de asistencia a Programas, siempre y cuando estas no entren en conflicto con el quehacer directo del cargo
Igualdad de Oportunidades
El titular del puesto debe realizar sus tareas considerando y respetando la Política de Diversidad e Igualdad de Oportunidades de SCI.
Salud y Seguridad
El titular del puesto debe realizar sus tareas considerando y respetando la Políticas de Salud y Seguridad.
Fecha límite para presentar Hojas de Vida
17 de abril 2015
Se deberán enviar al correo seleccion.colombia@savethechildren.org, indicando en el asunto “OFICIAL NACIONAL DE LOGISTICA”
