TÉRMINOS DE REFERENCIA
ASISTENTE DE ADQUISICIONES
Duración: Seis meses (prorrogable)
Sede: Bogotá, D.C.
Dedicación: Tiempo completo
Tipo de contrato: Contrato de Servicios (SC)
Remuneración: SB-2
CONTEXTO DEL CARGO
La Unidad de Adquisiciones se encarga de ofrecer servicios de compra y contratación de bienes, obras y servicios, de manera eficiente y transparente, mediante la efectiva y económica administración de sus actividades, presentación de reportes y custodia de la información y soportes de cada proceso, de acuerdo con las normas, regulaciones y directrices de adquisiciones de Naciones Unidas, PNUD y UNODC.
Bajo la dirección de el/la Jefe de la Unidad de Adquisiciones, el Asistente de Adquisiciones provee servicios para la adquisición de bienes y servicios, asegurando alta calidad y precisión del trabajo. Promueve estrategias de enfoque al cliente, calidad y orientación al resultado.
Trabaja en estrecha colaboración con el personal de operaciones y proyectos, intercambiando información y asegurando la prestación de servicio constante y eficiente.
FUNCIONES
1. Realizar las adquisiciones que le asigne el Jefe de la Unidad, garantizando calidad de los procesos, trazabilidad de su gestión y cumplimiento de los plazos previstos en conformidad con las normas, procedimientos, políticas y estrategias de Naciones Unidas, PNUD y UNODC.
2. Asesorar a los Proyectos y Unidades de Apoyo en la elaboración de Términos de Referencia (ToR) para los trámites de adquisición que le sean asignados por el Jefe de la Unidad de Adquisiciones.
3. Elaborar las solicitudes de cotización, solicitudes de propuesta, llamados a licitación y demás documentos propios de los trámites que tenga a cargo dentro de los tiempos establecidos para cada tipo de proceso.
4. Informar a los proyectos acerca del estado de los procesos a su cargo con el fin de mantener comunicación constante y oportuna.
5. Crear las obligaciones de compras a su cargo, dentro del sistema informático interno de UNODC (FOCM) asegurando la calidad de la información ingresada.
Contribuir con el desarrollo y actualización del registro de proveedores, así como con los mecanismos para evaluar y calificar la calidad y cumplimiento de los mismos.
7. Ejercer como miembro del Comité de Evaluación de Propuestas, cuando corresponda, con el fin de sustentar el proceso realizado frente al Comité Local de Compras.
Verificar la documentación necesaria para el cumplimiento de los requisitos de adquisición y compras por parte de los proveedores, teniendo en cuenta los criterios de relación calidad- precio, imparcialidad, integridad, transparencia, competencia efectiva y el interés de UNODC.
Apoyar a los responsables de las solicitudes de adquisición y a los proveedores con la efectiva entrega de los bienes y servicios, inspecciones necesarias de éstos y su liquidación final, velando por el cumplimiento de los requisitos legales y contractuales por parte quienes proveen los bienes y servicios.
10. Solicitar la inclusión de proveedores en la base de datos de UNODC y del PNUD (vendors), previa autorización del Jefe de la Unidad de Adquisiciones y mantener actualizada la información correspondiente.
11. Responsable del manejo, control y seguimiento de los archivos documental y magnético de los procesos a su cargo, manteniendo actualizada la información y los registros en las diferentes carpetas físicas y electrónicas.
12. Desarrollar capacitaciones sobre proceso de adquisiciones PNUD dirigidas a las áreas programáticas, unidades de apoyo y oficinas de campo de UNODC con el fin de evitar reprocesos en la gestión.
13. Preparar y presentar informes de actividades y de las gestiones a su cargo, según sea requerido por el Jefe de Adquisiciones, con el fin de identificar el estatus de los procesos a su cargo .
14. Estar a disposición para cumplir con cualquier otra función o actividad que con fundamento en la profesión, requiera el supervisor inmediato y/o el Representante de UNODC.
REQUISITOS MÍNIMOS
• Tecnólogos o profesionales graduados en carreras administrativas o contables.
• Cinco (5) años de experiencia general para tecnólogos, tres (3) años de experiencia general
para profesionales, de los cuales mínimo tres (3) deben ser en gestión de adquisición de bienes, servicios y obras civiles (Deseable pero no excluyente, experiencia en procesos de contratación de consultores).
• Experiencia en gestión de requerimientos, gestión de cotizaciones, elaboración de cuadros comparativos, trámite y legalización de contratos, conocimiento del mercado.
• Dominio de herramientas ofimáticas (Word, Excel y Power Point) uso de correo electrónico e internet.
• Deseable experiencia de trabajo en Organismos Internacionales.
• Deseable nivel avanzado del idioma inglés, escrito y hablado.
NORMAS DE ÉTICA Y RESPONSABILIDAD PROFESIONAL
Los fondos consignados a las Naciones Unidas y a UNODC para financiar programas de cooperación técnica provienen de los Estados Miembro de las Naciones Unidad y otras entidades públicas y privadas asociadas. Todas las transacciones llevadas a cabo con dichos fondos deben ser ejecutadas con base en los más altos estándares de imparcialidad, integridad, transparencia, competencia efectiva y responsabilidad personal, para asegurar la confianza pública en las Naciones Unidas. Por ello, es de vital importancia que todos los procesos de adquisiciones de UNODC sean implementados con completa imparcialidad y sin tratos preferenciales a proveedores.
Según el reglamento financiero 101.2 de las Naciones Unidas, todos los funcionarios tienen la obligación de cumplir con la reglamentación financiera de las Naciones Unidas y con las instrucciones administrativas correspondientes. Todo funcionario que contravenga la reglamentación financiera de las Naciones Unidas y las instrucciones administrativas correspondientes asumirá la responsabilidad personal por sus acciones y puede ser objeto de medidas disciplinarias que incluyen, pero no se limitan, a la terminación del contrato.
HABILIDADES Y COMPETENCIAS
• Orientación al logro de resultados de alto impacto, planificación, orden, metodología de trabajo, trazabilidad de los procesos, gestión y consecución de nuevos proveedores.
• Excelentes habilidades de comunicación, redacción, trabajo en equipo y con grupos multidisciplinarios y multiculturales.
• Habilidad analítica y de resolución de problemas, manteniendo la serenidad y buen manejo
de las relaciones interpersonales.
• Capacidad para tomar decisión y asumir sus consecuencias.
• Capacidad para manejar un amplio rango de actividades en forma simultánea.
• Actuar en todo momento con extrema discreción respecto de los documentos, información y materiales propios de UNODC.
• Permanente actitud y comportamiento de cordialidad, compostura, respeto y colaboración
con todas las personas y organizaciones con quienes interactúa UNODC.
Las competencias organizacionales de Naciones Unidas son la base sobre la cual se construye y fortalece todos los sistemas de Recursos Humanos. Toda persona que aspire a trabajar en UNODC debe contar con los siguientes elementos:
COMPETENCIAS FUNDAMENTALES
Son las habilidades, atributos y comportamientos considerados importantes para todo el
personal de las Naciones Unidas, independiente de sus funciones o niveles.
• Profesionalismo
• Transparencia
• Eficiencia
HABILIDADES GENERALES
• Compromiso con las iniciativas de aprendizaje continuo y la voluntad de aprender nuevas
habilidades.
• Disponibilidad para trabajar en horarios flexibles.
• Estricta confidencialidad.
Las personas interesadas en esta vacante, deben enviar el Formato P11 que encontrarán en nuestra página web (unodc.org/colombia/es/vacantes), debidamente diligenciado y firmado, en sobre cerrado, a la siguiente dirección: Calle 102 No. 17A — 61, Edificio Rodrigo Lara Bonilla en la ciudad de Bogotá, indicando el cargo al cual están aplicando.
Las solicitudes se recibirán hasta el 30 de enero de 2015, 5:30 p.m.
Únicamente se contactarán para el proceso de selección aquellas personas cuyas hojas de vida cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencias (ver anexo).
UNODC - Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito Colombia
Edificio Rodrigo Lara Bonilla
Calle 102 No.17 A 61.
Bogotá, Colombia
Teléfono: (571) 6467000 • (571) 6556010
www.unodc.org/colombia
