AGENCIA ONU-HABITAT
TÍTULO DEL CARGO Asistente administrativo Experimentado de la Oficina Nacional
DEDICACIÓN Tiempo Completo – por funciones
SEDE DE TRABAJO Bogotá, Colombia
REMUNERACION Pagos mensuales
DURACIÓN DEL SERVICIO 6 meses Prorrogables
Enviar formato P11 a trabajoonuhabitat@gmail.com P11 disponible en el link http://onuhabitat.org/P11_ESPANOL.doc
FECHA LIMITE POSTULACIÓN: 18 de enero 2015
1. ANTECEDENTES
ONU-HABITAT es el Programa de las Naciones Unidas para los Asentamientos Humanos, el cual se encarga de promover pueblos y ciudades social y ambientalmente sostenibles con el objeto de proporcionar una vivienda adecuada para todos. Actualmente, el programa tiene su Sede Principal en Nairobi, Kenia, y encuentra su apoyo en la Oficina Regional para América Latina y el Caribe – ROLAC-, ubicada en Rio de Janeiro, Brasil.
El programa se rige por los principios definidos a través de: La Declaración de Vancouver sobre Asentamientos Humanos, La Agenda Hábitat, La Declaración de Estambul sobre Asentamientos Humanos, La Declaración sobre Ciudades y Otros Asentamientos Humanos en el Nuevo Milenio, y la Resolución 56/206. Con su incidencia, ONU-HABITAT busca mitigar los efectos negativos que resultan de los procesos de urbanización acelerados e insostenibles, convirtiéndose en garante de los beneficios que ofrece la urbanización sostenible, y aportando en la reducción de la pobreza urbana y el mejoramiento de la calidad de vida de la población.
Las ciudades colombianas enfrentan grandes retos derivados del acelerado crecimiento urbano.
Fenómenos como la desigualdad social, el manejo insostenible de los recursos naturales, las brechas en el desarrollo de los territorios y la inseguridad de los entornos urbanos, platean una serie de desafíos para las ciudades.
Para tal efecto, la Oficina de ONU-Hábitat en Colombia ha concertado con el Gobierno Nacional un documento denominado Hábitat Country Programme Document (HCPD) 2012-2014, que consigna los ejes programáticos de actuación en el país: planeamiento y diseño urbano, economía urbana, gobernanza y legislación urbana, y cambio climático y recuperación temprana, que se desarrollarán en conjunto con el Gobierno Nacional y los diferentes Gobiernos Locales y Regionales.
Se requiere contratar asistente administrativo experimentado para que apoye directamente al Oficial de Administración del Programa en los esfuerzos dirigidos a cumplir con las necesidades de tipo financiero, legal, contable y administrativo de la Agencia, y a apoyar la adecuada ejecución de los proyectos de UN-Hábitat en el país.
2. OBJETO
Prestar apoyo financiero y administrativo central al Área Administrativa de la Oficina Nacional de ONU-Habitat. Asistir de forma directa a la Gerencia Administrativa respecto al procesamiento y seguimiento de las solicitudes varias (contratación, pagos, viajes, adquisiciones), organización general de la Oficina y Servicios Generales, manejo de caja menor, apoyo en temas de seguridad y otros servicios requeridos para el adecuado funcionamiento de la oficina nacional.
3. ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES
Responsabilidades/ Actividades
1. Asistir en el seguimiento y asesoría de las acciones de tipo financiero, legal, contable, administrativo y técnico para la adecuada ejecución del programa
2. Apoyar en la preparación de los términos de referencia para la compra de bienes y servicios requeridos en el marco del programa, sea proceso de adquisiciones de bajo valor o procesos formales de licitación.
3. Apoyar en la preparación de los procesos de recursos humanos: Iniciar procesos de publicación de TORS con ROLAC, seguimiento de fechas límite actualizaciones y coordinación del comité de selección y proceso final de contratación. Seguimiento a las renovaciones que apliquen.
4. Apoyar el procesamiento de todos los pagos asociados al programa: pagos mensuales de recursos humanos, por productos, adquisiciones, viajes. Elaboración de solicitudes de desembolso.
5. Apoyo para la administración de servicios generales de la oficina nacional: manejo de caja menor, recepción de comunicaciones, ordenamiento y programa de la sala de reuniones, área de comidas, servicios de impresión, apertura y cierre de oficina, atención telefónica.
6. Soporte al componente de seguridad y de apoyo a las misiones que visitan y salen de la
oficina de seguridad y el contacto con los componentes administrativos de otras agencias del sistema de Naciones Unidas presentes en el país.
7. Apoyo al Gerente de Administración y Finanzas en el análisis financiero y producción de reportes mensuales: Allotment report, Mayor general de contabilidad y reporte ejecutivo final.
Esto incluye el apoyo a la elaboración y revisión de los presupuestos de los proyectos
8. Representar a la oficina ante el plan de emergencia del edificio donde se encuentra la Oficina Nacional4.
LUGAR DE EJECUCIÓN Y ASPECTOS LOGÍSTICOS
El lugar de ejecución del contrato es Bogotá.
5. SUPERVISOR
El seguimiento al cumplimiento de los términos del contrato y la entrega a satisfacción de los productos en el establecidos, estarán bajo la supervisión de la Gerente de Administración y Finanzas de la Oficina Nacional.
6. DURACION DEL CONTRACTO:
El Asistente administrativo de la Oficina Nacional será contratado por 6 meses prorrogables.
7. REMUNERACIÓN
Pagos mensuales contra la entrega de informes mensuales de actividades aprobados por el
Coordinador Nacional y la Gerente administrativa. La determinación de la remuneración dependerá de la experiencia y perfil del postulante.
8. COMPETENCIAS
Profesionalismo: conocimiento de conceptos y enfoques relevantes para el desarrollo de la
estrategia de formación y la capacidad para llevar a cabo un análisis independiente, identificar problemas, formular opciones y llegar a conclusiones y recomendaciones.
Comunicación: Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita, capacidad de articular ideas de una manera clara y precisa, incluyendo la capacidad para preparar y editar una serie de documentos escritos, informes y resúmenes.
Planificación y organización: capacidad para trabajar bajo presión, establecer prioridades y
planificar, coordinar propio plan de trabajo, utilizar el tiempo de manera eficiente y aplicar el
sentido común en el contexto de los plazos de la competencia.
Trabajo en equipo: Buenas habilidades interpersonales, capacidad para establecer y mantener relaciones de trabajo eficaces en un entorno multicultural y multiétnico, con sensibilidad y respeto por la diversidad.
Análisis financiero: Capacidad de análisis de datos, indicadores financieros básicos y medios que permitan hacer buena lectura de los reportes y aportar con recomendaciones.
Manejo información: Capacidad de realizar reportes a partir de archivos de texto y Excel con información del Mayor de Contabilidad. Limpieza de los archivos y construcción de reportes.
Ética: Altos estándares éticos para decidir en situaciones de crisis
Autonomía: Capacidad de toma de decisiones independiente para resolver problemas
cotidianos y aportar soluciones a la Gerencia Administrativa.
9. EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA DE TRABAJO
Estudios: Profesional en Administración de Empresas, Finanzas, Contabilidad o carrera con
demostrable preparación financiera y administrativa.Experiencia: al menos entre 2-3 años de experiencia administrativa y/o financiera.
Experiencia de trabajo con el Sistema de Naciones Unidas o con agencias de cooperación
internacional aumentará puntuación.
Idiomas: Español e Inglés avanzado (indispensable). La persona debe ser capaz de comunicarse en inglés y español de forma escrita para el procesamiento de todas las
operaciones.
Otras capacidades: Buen manejo de Microsoft Office: Excel nivel medio (construcción y manejo de tablas dinámicas y limpieza de archivos), Word (redacción de comunicaciones comerciales y ejecutivas), Powerpoint/Prezi (presentación ejecutiva de información financiera)
ONU-Habitat promueve la equidad de género en el ambiente laboral por lo que se incentiva a la activa participación de las mujeres en el presente proceso de selección.
