Location : Bogotá, COLOMBIA
Application Deadline : 20-Nov-14
Additional Category Women’s Empowerment
Type of Contract : Service Contract
Post Level : SB-3
Languages Required : English
Starting Date : (date when the selected candidate is expected to start) 01-Dec-2014
En julio de 2010, la Asamblea General de las Naciones Unidas creó ONU MUJERES, la Entidad de la ONU para la Igualdad de Género y el Empoderamiento de la Mujer. Al hacerlo, los Estados Miembros de la ONU dieron un paso histórico en la aceleración de los objetivos de la Organización en materia de igualdad de género y de empoderamiento de la mujer.
Las principales funciones de ONU MUJERES son: 1) Dar apoyo a las entidades intergubernamentales como la Comisión de la Condición Jurídica y Social de la Mujer en su formulación de políticas y estándares y normas mundiales, 2) Dar asistencia a los Estados Miembros para implementar esos estándares, dando cuando sea necesario el apoyo técnico y financiero adecuado para ayudar a los países que lo soliciten, así como para establecer alianzas eficaces con la sociedad civil; y3) Hacer que el sistema de la ONU rinda cuentas de sus compromisos en materia de igualdad de género, incluyendo el monitoreo continuo de los progresos dentro del sistema.
ONU Mujeres en Colombia como oficina país requiere un apoyo a la Representación en las actividades administrativas y operativas, para garantizar efectividad en los procesos y trámites requeridos para la adecuada implementación
De conformidad con los lineamientos de ONU MUJERES COLOMBIA y bajo la supervisión de la Representante de ONU MUJERES COLOMBIA, el/la Asistente de Representación desempeña las siguientes funciones:
Apoyo Administrativo a la Representación
Realizar la liquidación de los viáticos de la Representante, recopilando la información necesaria para soportar la legalización de los mismos.
Organizar viajes, alojamiento y otros aspectos logísticos para la Representante, los/as funcionarios/as, consultores/as de la Oficina de País e invitados a eventos organizados por la Representación.
Realizar los trámites y documentación necesaria para la Representante.
Proporcionar los insumos para la preparación de recuperación de costos en Atlas y su respectivo seguimiento para la Representante.
Organizar eventos oficiales y reuniones solicitadas por la Representación y supervisar la realización oportuna y eficaz de las disposiciones administrativas y logísticas.
Revisar y verificar la exactitud de los documentos soportes de los pagos.
Creación y mantenimiento de archivos de la oficina de la Representación.
Realizar traducciones de documentación según sea requerido.
Apoyo en la gestión de la agenda de la Representante de País
Administrar las actividades, eventos, viajes, y agenda de la Representación.
Seguimiento a procedimientos de protocolo apropiados en las reuniones y eventos de agenda.
Recoger, revisar y organizar los materiales informativos para la Representante conforme a sus reuniones, misiones oficiales y otras actividades.
Facilitar la interacción de la Representante con varios socios dentro del Sistema de las Naciones Unidas, donantes, funcionarios de alto nivel a través de la relación con sus homólogos y colegas en las oficinas.
Mantener la lista de contactos de Representación para facilitar el acceso y la comunicación eficaz con las contrapartes, donantes, Agencias del SNU.
Elaborar cartas, comunicaciones, memorias, actas de reuniones estratégicas e informes de seguimiento.
Gestión eficiente y confidencial de la Representación en las reuniones y ad-hoc, la preparación de las actas y resúmenes de las acciones a tomar, el seguimiento de los avances en cuestiones previstas; seguimiento con los puntos focales.
Revisar, priorizar la correspondencia y enrutarla desde la Oficina de la Representación.
Revisión diaria del correo corporativo y direccionar a los puntos focales.
Otras Funciones
Apoyo a la coordinación logística de la oficina, preparación de reuniones de equipo, preparación de actas y seguimiento.
Apoyo en ingreso de vouchers en atlas y preparación de ciclos de pago.
Apoyo en secretarias técnicas para los procesos de reclutamiento.
Punto focal alterno de seguridad.
Dar seguimiento a los plazos, los compromisos asumidos y las acciones tomadas.
Coordinar la recogida, verificación, organización y / o la presentación de informes y otros materiales informativos para la Representante de País
Supervisión del correcto funcionamiento de las impresoras de la oficina.
Coordinación de las acciones y tareas a ser ejecutadas por el conductor de la Oficina.
Dar seguimiento al inventario de insumos de papelería y manteniendo el stock de elementos para el funcionamiento operativo y de los eventos que se llevan a cabo
Impacto de Resultados
Los principales resultados impactan en la gestión eficaz y el apoyo a la Representación en la implementación de la estrategia de ONU MUJERES en Colombia en particular en la operación y planeación de actividades de los diferentes Programas, así como la rendición de cuentas a socios y donantes, y el mantenimiento de alianzas estratégicas
Competencias Corporativas:
Demuestra compromiso con la misión, la visión y los valores del Sistema de Naciones Unidas y de ONU Mujeres
Muestra sensibilidad y adaptabilidad para trabajar con enfoque diferencial.
Competencias Funcionales:
Gestión del Conocimiento y Aprendizaje
Demuestra interés en continuar su aprendizaje profesional y en aplicar nuevas habilidades y mejores prácticas identificadas dentro y fuera de ONU MUJERES.
Promueve la gestión del conocimiento en ONU MUJERES y un ambiente de aprendizaje en la oficina a través de liderazgo y ejemplo personal.
Promoción y aplicación de los derechos humanos y enfoque de género en sus áreas de responsabilidad
Liderazgo y Auto Gestión:
Amplio conocimiento del entorno en donde realizará su trabajo.
Habilidad y experiencia en el trabajo.
Aptitudes para responder oportunamente a las exigencias de entornos complejos.
Se centra en los resultados y responde positivamente a la retroalimentación.
Demuestra una actitud positiva y constructiva.
Capacidad de adaptación y de trabajo bajo condiciones de presión y riesgos.
Demuestra apertura al cambio y habilidad para manejar situaciones complejas.
Demuestra habilidades efectivas de comunicación oral y escrita.
Fija metas y estándares claros, ejecutando sus responsabilidades acorde con esto, capacidad de priorizar.
Orientación a Resultado y Eficacia Operacional
Demuestra capacidad para realizar una variedad de tareas especializadas relacionadas con la gestión de los resultados.
Capacidad de programación, planificación y trabajo por resultados.
Habilidad para recopilar información de monitoreo, elaborar informes y documentos técnicos
Habilidad para formular y manejar presupuestos.
Utiliza las tecnologías de información efectivamente como herramienta y recurso, en particular Excel, Word y PowerPoint
Required Skills and Experience
Educación:
Estudios en administración, ciencias sociales, económicas y/o afines
Experiencia:
7 años de experiencia progresiva en el desarrollo de labores de asistente de gerencia o similares.
Experiencia en el uso de computadores y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc.), la experiencia en el manejo de sistemas de gestión basados ??en la web.
Experiencia en el manejo de paquetes estadísticos, software para publicaciones y presentaciones (MS Publisher, Flash, Power Point, otros), es una ventaja
Conocimiento
Conocimiento del Sistema de Naciones Unidas en Colombia es una ventaja.
Conocimiento de temas de género, es una ventaja
Idiomas:
Manejo fluido de inglés hablado y escrito
Importante
Solo se considerarán las aplicaciones que contengan el Formato P11 firmado. Pueden encontrar el formato P11 en http://sas.undp.org/Documents/P11_Personal_history_form-es.docx
Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad
UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.
