Servicios de documentación y archivo
Antecedentes de Mercy Corps: Mercy Corps existe para aliviar el sufrimiento, la pobreza y la opresión ayudando a las personas a construir comunidades seguras, productivas y justas. Enfoca sus acciones en situaciones de desastre natural, conflicto y post conflicto. Es una organización sin ánimo de lucro creada en 1979, y trabaja actualmente en más de 45 países. Mercy Corps trabaja en Colombia a través de socios locales y nuestros recursos provienen de la cooperación internacional y alianzas nacionales
Proyecto: Asistencia Integral Humanitaria para abordar los vacíos críticos y mejorar las capacidades del gobierno para dar soluciones a las necesidades de las víctimas desplazadas internas en el Putumayo, Colombia – BPRM8
Donante: BPRM
Fechas de implementación del proyecto: Del 27 de Septiembre de 2013 al 26 de septiembre de 2014
Zonas geográficas: municipios de Mocoa, Puerto Asís, Valle del Guamuéz, San Miguel y Puerto Leguízamo en el departamento del Putumayo
Número de beneficiarios: 150 familias de emergencia y 250 de urgencia
Servicios de documentación y archivo
Propósito: Contratar los servicios de revisión, clasificación, sistematización y organización del soporte documental físico y digital por cada indicador reportado por el proyecto
Objetivos
1. Efectuar la revisión documental en medio física y digital de los soportes para cada indicador reportado por el proyecto de acuerdo con los lineamientos citados en el maestro de información.
2. Clasificar y sistematizar los soportes de avance de cada indicador reportado por el proyecto según las exigencias del donante.
3. Archivar los soportes físicos y digitales del avance de cada indicador reportado por el proyecto, siguiendo la política de retención de archivos de Mercy Corps.
4. Rotular las carpetas siguiendo la política de retención de archivos de Mercy Corps.
Tiempo de contratación: Del 28 de julio de 2014 al 26 de septiembre de 2014
Lugar de trabajo: Base de trabajo en Bogotá D.C.
Supervisión
La supervisión estará a cargo de la coordinadora de M&E, siguiendo la directriz impartida por el Gerente de Programas de Medios de Vida y Conflicto.
Actividades específicas
1. Lectura del maestro de información
2. Lectura de la política de retención de archivos de Mercy Corps
3. Gestión y compilación de los soportes digitales para cada indicador
4. Revisión de los soportes físicos disponibles en caja de archivo por cada indicador reportado
5. Gestión, clasificación, rotulado y archivo de los soportes físicos por cada indicador reportado
6. Elaboración de la matriz de clasificación del archivo y documentación
7. Entrega de productos del contrato en medio físico y digital cumpliendo con la política de retención de archivos de Mercy Corps y según lineamientos del donante
Productos:
1. Matriz de clasificación del archivo y la documentación procesada en medio digital
2. Archivo físico y digital con los soportes de cada indicador reportado siguiendo los parámetros de la política de retención de archivos de Mercy Corps y los requisitos del donante
3. Carpetas físicas rotuladas y archivadas siguiendo la política de retención de archivos de Mercy Corps
Confidencialidad
Durante la consultoría, toda la información revisada, analizada, sistematizada y los productos generados tanto físicos como digitales, serán de uso exclusivo de Mercy Corps, por lo tanto los archivos digitales deben reposar en los PC de Mercy Corps y no podrá extraerse copia vía CD, DVD, USB o envíos a emails fuera de los institucionales autorizados por Mercy Corps, de igual manera no podrá movilizar fuera de la oficina carpetas físicas y/o soportes documentales, la revisión solo podrá hacerse al interior de las instalaciones de Mercy Corps Colombia para garantizar la custodia de los datos.
Perfil Profesional Requerido: Bachiller, Técnico, Tecnólogo, o estudiante universitario en las áreas de sistemas, manejo y retención de archivo, administración, economía, ingenierías, ciencias políticas o áreas afines.
Experiencia Requerida
Experiencia no menor a 6 meses en labores de las competencias requeridas
Experiencia específica en manejo, clasificación y organización de archivo
Manejo de fotocopiadora y scanner
Dominio en programas de Microsoft Office (Word, Excel y Power Point)
Destreza en la elaboración de cuadros en Excel y rotulados de carpetas
Otras habilidades
1. Tener una alta capacidad de análisis
2. Ser riguroso al nivel técnico y a la vez flexible y creativo para resolver dificultades
3. Ser proactivo, autónomo y con capacidad resolutiva
4. Ser organizado
5. Mantener buenas relaciones interpersonales y buen sentido del humor
CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE PROPONENTES
El equipo evaluador se basará en el siguiente sistema de puntuación para analizar todas las
propuestas recibidas:
PUNTAJE MÁXIMO
Nivel de estudios requerido: Bachiller, Técnico, Tecnólogo, o estudiante universitario en las áreas de sistemas, manejo y retención de archivo, administración, economía, ingenierías, ciencias políticas o áreas afines.
20
Tiempo de experiencia requerida: Mínimo 6 meses en labores de las competencias requeridas
20
Experiencia específica en archivo: en manejo, clasificación y organización de archivo
20
Experiencia específica en sistemas: en el manejo de información en Excel
20
Dominio en programas de Microsoft Office: Word, Excel y Power Point
20
PUNTAJE MÁXIMO 100
Proceso de selección
Fecha de apertura de convocatoria 16 de Julio de 2014
Fecha de cierre de convocatoria 22 de Julio de 2014
Revisión de propuestas y selección 23 al 25 de Julio de 2014
Respuesta a propuestas recibidas 25 de Julio de 2014
Inicio del contrato de servicios 28 de Julio de 2014
Soportes requeridos:
Carta de presentación de la propuesta debidamente firmada por el/la proponente
Hoja de vida actualizada debidamente soportada
Fotocopia de la cédula de ciudadanía
Certificado de nivel de estudios
Certificado(s) laboral(es)
RUT (actualizado)
Certificado de estudios realizados según hoja de vida
Propuesta económica detallada para la elaboración de los productos.
Notas:
1. El Contratista es responsable del pago de seguridad social de acuerdo con la ley 100 de 1993 aplicable para contratistas independientes (pago de salud, pensión y ARL). Los soportes del pago de seguridad social serán requeridos para los pagos del contrato.
2. Mercy Corps en el contrato incluirá cláusula de confidencialidad de la información.
3. Mercy Corps en el contrato incluirá cláusula de Derechos de autor.
Enviar sus propuestas al correo electrónico pvelasquez@co.mercycorps.org
