I. INFORMACION DEL CARGO
Título del Cargo: ANALISTA SENIOR DE COMPRAS (Senior Analyst - Procurement)
Grado: G6
Lugar de Trabajo: Bogotá (Cundinamarca)
Área: Área Compras
Supervisor Directo Oficial de Compras e Inventarios: Supervision General Oficial de administración de recursos
II. CONTEXTO Y ALCANCE INSTITUCIONAL
Programar, planear y ejecutar las compras que le sean asignadas, con base en las necesidades de los programas, con el fin de realizar una gestión de compra efectiva, teniendo presente las políticas de OIM y negociaciones aprobadas en la evaluación y selección de proveedores, en términos de cantidad, calidad, precio y transparencia. Generar planes de mejoramiento continuo a través de alianzas estratégicas con los proveedores; la gestión eficiente de la planeación, programación y ejecución de compras y la gestión en el manejo de los inventarios, que permita implementar estrategias de bajo costo y gran impacto en la generación de ahorros.
III. RESPONSABILIDADES Y RENDICIÓN DE CUENTAS
Bajo la supervisión directa del Oficial de Compras e Inventarios y bajo los lineamientos generales provistos por el Oficial de Gestión de Recursos, el funcionario tendrá las siguientes funciones bajo su cargo:
1. Realizar las compras de materiales, suministros, repuestos, mobiliario y equipo, de acuerdo con las especificaciones y características proporcionadas por el solicitante y debidamente autorizadas, ajustándose al presupuesto y cumpliendo con el procedimiento definido por la OIM y el donante respectivo.
2. Ejecutar los procesos de adquisición incluidos los procesos licitatorios, administrando la gestión de contratos legales, condiciones de pago, manejo de los contratistas, evaluación de desempeño y garantizando el pleno cumplimiento de las normas establecidas en el Manual de Compras.
3. Asegurarse del cumplimiento de las normas de los donantes sobre Origen y Nacionalidad de los bienes, así como los topes máximos para compras locales.
4. Garantizar la oportuna preparación de los planes de adquisiciones para los proyectos y supervisar su puesta en práctica.
5. Leer y dar trámite a la correspondencia del correo electrónico, referente a temas de la central de compras.
6. Atención a proveedores por temas inherentes a las negociaciones, carteras vencidas, bloqueos de despachos por No pago, etc.
7. Proporcionar a la persona responsable de inventario toda la información necesaria para la inclusión del bien adquirido dentro del sistema de inventario de la Organización.
8. Hacer seguimiento al estado de la orden de compra/contrato, y verificación de la entrega de los pedidos solicitados usando la Herramienta de aplicativo de la Unidad de compras.
9. Hacer Seguimiento de los proceso en prioridad alta con el fin de dar un cumplimiento estricto de los tiempos establecidos en el Aplicativo de Compras.
10. Calificación de proveedores según parámetros de calidad, oportunidad y precio definidas por la Organización.
11. Actualizar regularmente la base de datos de proveedores, precios por proveedor para los diversos materiales y equipos adquiridos por la Organización.
12. Selección de los tres mejores proveedores de acuerdo con la compra a realizar y preparar un cuadro comparativo señalando las respectivas recomendaciones sobre la mejor propuesta.
13. Coordinar el almacenamiento, transporte y la entrega de los bienes adquiridos, velando por la seguridad de los mismos.
14. Cumplir estrictamente con los procedimientos, regulaciones y estándares de conducta de la OIM.
15. Asignación de solicitudes de compras a los analistas a través del aplicativo de compras en la intranet.
16. Apoyar en la revisión preliminar de los cuadros comparativos y sus respectivos soportes, verificando el cumplimiento de procesos y normas.
17. Apoyar en la revisión de las solicitudes de pagos, documentación y cumplimiento de procedimientos.
18. Seguimiento a los procesos en prioridad alta o a todos aquellos que requieran de atención especial para finalizar oportuna y eficazmente.
19. Verificar y suministrar la información necesaria para presentar al comité de prioridades.
20. Mantener y actualizar los procesos en el sistema PRISM, dando seguimiento a los comprometidos en el sistema.
21. Recolectar y consolidar la información y la documentación de los procesos adquisitivos y sus respectivas transacciones.
22. Apoyo y seguimiento a los procesos de Invitaciones Directas y Licitaciones Públicas.
23. Presentación al comité de las evaluaciones y soportes de los procesos de Invitaciones Directas y Licitaciones Públicas.
24. Apoyar al Oficial de Compras e Inventarios en la revisión preliminar de los trámites y documentos requeridos en los procesos licitatorios a fin de enviar a la Sede Central (FPU), para la respectiva aprobación.
25. Participar en los comités de Compras a los que sea invitado.
26. Cualquier otra función que de acuerdo con sus capacidades le sea solicitada por el Oficial de Logística o el oficial de Administración de Recursos de la OIM.
IV. COMPETENCIAS
El titular deberá poseer y demostrar las siguientes competencias técnicas y comportamentales:
Responsabilidades
· Coordinación con equipo.
· Cumplimiento de las políticas, procesos y procedimientos.
· Desarrollo por objetivos, manejando los plazos, calidades y costos para la obtención de resultados.
· Acepta y propone críticas constructivas
Orientación al Cliente:
· Establece y mantiene efectivas relaciones de trabajo con las contrapartes y socios.
Aprendizaje Continuo:
· Demuestra interés en mejorar sus habilidades y técnicas.
· Demuestra interés en adquirir destrezas y conocimientos en otras áreas de trabajo.
Comunicación
· Comparte activamente información relevante.
· Comunica claramente sus ideas y escucha con interés las retroalimentaciones
· Escribe clara y efectivamente
Creatividad e Iniciativa
· Siempre busca la manera de mejorar actividades y procesos.
· Proactivamente desarrolla nuevas ideas para resolver problemas
Liderazgo y Negociación.
· Identifica oportunidades y propone cambios
· Persigue metas y comparte logros
Trabajo en Equipo
· Contribuye a las metas y objetivos del equipo y grupo de trabajo.
· Capacidad de trabajo en equipo
Técnicas
Manejo avanzado en Office (Word, Excel, Power Point) y sistema SAP.
V. EDUCACION Y EXPERIENCIA
Educación:
Profesional en Ingeniería Industrial, Ingeniería Civil, Arquitectura, o Administración de Empresas, Economia o afines
Experiencia:
Cinco (5) años en cargos relacionados con las áreas de compras y logística. Importante experiencia en organizaciones internacionales, conocimiento en suministros, manejo de proveedores, manejo financiero, capacidad de análisis.
VI. IDIOMAS
Requerido
ß Español
ß Ingles
Lengua Materna
Intermedio
Ventajas
ß Conocimiento y/o experiencia específico en SAP
ß Experiencia en Organismos Internacionales
ß Experiencia en procesos y procedimientos de la OIM
VI. INSTRUCCIONES PARA APLICAR A ESTA VACANTE:
PLAZO MÁXIMO PARA APLICAR: 06 de julio de 2014
Por favor responder únicamente a la siguiente dirección de correo iombogvacantes@iom.int,
anexando la hoja de vida solo en formato OIM que encontrará en nuestra página www.oim.org.co.
IMPORTANTE:
Indicar en el asunto del correo, el nombre de la convocatoria: CO-CT-1148/14 ANALISTA SENIOR DE COMPRAS
Es importante mencionar que:
· Podrán participar colombianos y extranjeros con permiso/visa de trabajo en Colombia. Para el caso de los extranjeros que no cuenten con permiso/visa de trabajo en Colombia, será responsabilidad del candidato(a) realizar las gestiones necesarias para la obtención del respectivo permiso/visa.
· Solo se contactaran las personas seleccionadas para entrevista.
· No se considerarán aquellas aplicaciones recibidas en fecha posterior y que no especifiquen el nombre de la convocatoria.
Si desea aplicar:
Enviar hoja de vida solo en formato OIM (ver adjunto); a la siguiente dirección de correo iombogvacantes@iom.int, indicando en el asunto del correo, el nombre de la convocatoria CO-CT-1148/14 Analista Senior de Compras
