PROTECCION INFANTIL:
Nivel 3 – Este cargo tendrá contacto con niños y adolescentes ya sea frecuentemente (una o más veces a la semana) o intensivamente (cuatro o más días en un mes o pernoctar) o; durante visitas a los proyectos en el país, por lo que se verificarán antecedentes en el trabajo con infancia.
PERFIL DE LA ORGANIZACIÓN:
Save the Children es la organización líder en defensa de los derechos de la infancia en todo el mundo. Trabajamos en más de 119 países salvando vidas, proporcionando seguridad y protección a los niños y niñas y defendiendo sus derechos.
Trabajamos en conjunto con nuestros socios, para impulsar avances en la forma en que el mundo trata a los niños y niñas, con el fin de generar cambios inmediatos y duraderos en sus vidas.
Save the Children está presente en Colombia desde hace más de 25 años; centra sus esfuerzos en defender los derechos de la niñez. Su programa desarrolla diversas acciones en los temas de educación, protección, políticas públicas para la niñez, seguridad alimentaria y medios de vida. Estas acciones también las desarrolla durante las emergencias, implementando medidas de protección a la niñez por desastres naturales o situaciones derivadas de los conflictos. Se esfuerza en construir o fortalecer la capacidad de las comunidades en la prevención, preparación de emergencias, gestión del riesgo, especialmente en los espacios donde viven o se concentran los niños y niñas como centros de desarrollo infantil, escuelas y espacios comunitarios amigables para la niñez. Participa en escenarios de coordinación nacional de la atención en emergencias, para así garantizar el enfoque de la niñez en estas situaciones.
OBJETIVOS DEL PUESTO:
El/la coordinador/a Logísta y administrativo, tiene la responsabilidad de coordinar y apoyar todas las actividades logísticas y administrativas de la Fundación. Es responsable por la gestión eficiente del personal de logística y administración, los vehículos y flota de transporte en general, los inventarios y stocks, asegura el efectivo y eficiente apoyo logístico y administrativo para la adecuada gestión de las áreas misionales, de gestión y de soporte a nivel nacional.
Este rol tiene como finalidad principal, coordinar y asegurar la adecuada gestión en las adquisiciones, compras, y/o contrataciones requeridas para la implementación de los proyectos y gestión de todas las áreas de la organización.
Asegura la aplicación, con calidad, transparencia, y oportunidad de las políticas globales SAVE THE CHILDREN, así como la aplicación de las buenas prácticas y los requerimientos de los distintos financiadores.
En línea con el mandato de la organización, este cargo se articula con las distintas áreas para brindar soporte oportuno en casos de atención de emergencias y /o desastres naturales.
ALCANCE DEL PUESTO:
Reporta a: Dirección Administrativa Financiera
Personal que reporta directamente a este puesto:
- Directo: Equipo logístico Administrativo según estructura establecida
Responsabilidades de presupuesto: Responsable recursos cajas menores a nivel nacional.
Dimensiones: Sostiene contacto permanente con todos los niveles de la organización, igualmente con la oficina regional para todo lo relacionado con Integrated, Inventarios y todo lo relacionado con proyectos regionales de interés para el país y los temas relacionados con el área de administración y logística.
AREAS CLAVES DE RESPONSABILIDAD:
A NIVEL ESTRATEGICO
- Garantizar la existencia de manuales relacionados con el área (compras, inventarios, activos fijos, uso de celulares, vehículos etc.) y su socialización a nivel nacional.
- Asegurar una permanente comunicación y adecuada supervisión a los logístas a nivel nacional por medio de informes mensuales en las áreas de compras, inventario, activos y flota vehicular.
- Diseñar conjuntamente con su equipo a nivel nacional, estrategias tendientes a establecer acuerdos estratégicos, identificar proveedores recurrentes y a responder de manera eficiente transparente y oportuna a las distintas solicitudes.
- Coordinar, acompañar y asegurar la existencia de planes de compras para las distintas fuentes de financiamiento.
- Participar en los procesos de formulación de propuestas para potenciales donantes
- Anticiparse a cambios organizacionales que requieran ajustes internos que permitan responder oportunamente a las necesidades institucionales.
- Apoyar de manera eficaz y oportuna la respuesta a emergencias
- Asegurar el cumplimiento de políticas relacionadas con el área a cargo y establecer mecanismos de mitigación de riesgos.
- Compartir información relevante con el equipo directivo (SMT)
- Velar por la transparencia, y cumplimiento de las políticas de los distintos donantes y de la organización.
- Garantizar un proceso de inducción profundo del área a cargo con todos los niveles de la organización, así como el refrescamiento permanente de todas las políticas sensibles y relevantes para el buen desempeño de la organización-
- Asegurar el cumplimiento de la política de anti fraude, prácticas corruptas y conflicto de intereses.
- Visitar regularmente las oficinas de terreno para conocer las necesidades, y hacer capacitaciones en las políticas del área a cargo.
- Asegurar planes de capacitación en los temas relacionados con administración y logística en todos los niveles de la organización –
ADMINISTRATIVAS
- Supervisar al personal del Área Administrativa: Recepcionista, Asistentes de área logística y Auxiliares de Servicios Generales según estructura de reporte.
- Hacer seguimiento al adecuado mantenimiento de inventario de insumos y activos fijos
- Asegurar el amparo de bienes con pólizas de seguro como corresponda.
- Seguimiento a las obligaciones contractuales de la oficina (arriendos, seguros, contratos de vigilancia, suministros, etc.)
- Asegurar la existencia de todos los elementos físicos requeridos para el adecuado funcionamiento de la oficina en Bogotá, y las oficinas de Guapi, Cali, Popayán, Caquetá
- Supervisar y hacer seguimiento a la caja menor realizando arqueos esporádicos de la misma.
- Asegurar la entrega oportuna y con la calidad requerida de todos los procesos logísticos al departamento financiero
COMPRAS
- Elaboración de contratos, convenios de suministros, arrendamientos y compras de bienes en general
- Asegura que los procesos de adquisiciones se realicen con total transparencia de acuerdo a las normas de la Organización
- Asegura la oportunidad en el suministro de bienes y servicios de los distintos proyectos
- Supervisa el establecimiento de una base de datos de proveedores seleccionados, asegura la actualización anual y negociación de tarifas competitivas
- Realizar el proceso de vetting de proveedores
- Revisar y Aprobar requisiciones antes de inicio de proceso de cotizaciones si se requiere
- Revisar y aprobar comparativo de cotizaciones
- Revisar y aprobar las órdenes de compra cuando se requiera
- Participar en el Comité de Compras cuando se requiera en procesos de mayor valor
- Elaborar actas de comités de compras cuando estas requieran
- Asesorar en temas de elaboración TDR para adquisición de bienes cuando esto se requiera, desarrollar guías, formatos y capacitaciones que faciliten este proceso.
INVENTARIOS
- El Coordinador de logística es responsable por la salvaguarda de los bienes, su inclusión en pólizas de seguros y el conocimiento permanente de su ubicación.
- Es garante de la consistencia de la información de inventarios en TIM y Agresso.
- Asegurar la permanente actualización del inventario de activos fijos y suministros de la oficina en Bogotá y a nivel nacional.
- Asegura el desarrollo de muestreos selectivos a nivel nacional
- Lidera los procesos de conteo de inventarios
ATENCION A EMERGENCIAS
- La coordinación de logística deberá liderar procesos de construcción del plan de emergencias y evacuación institucional y la coordinación de capacitaciones y simulacros requeridos
- En atención a emergencias, asegura el cumplimiento de los estándares establecidos para el área de logística en cada una de las fases de atención.
PROCESOS DE CAPACITACION Y GENERACION DE CAPACIDADES INTERNAS
Asegurar un nivel alto de rendimiento del equipo de logística a nivel nacional por medio de capacitaciones regulares, en línea con los procedimientos y manuales actualizados de las todas las áreas de logística en el país.
HABILIDADES Y CONDUCTAS (nuestros valores en práctica):
Rendición de cuentas:
- Capacidad para por sí mismo tomar decisiones, gestionar eficientemente los recursos, alcanzando y siendo ejemplo de los valores de Save the Children
Exigencia:
- Asume la responsabilidad para su propio desarrollo personal y el de su equipo de trabajo
- Presenta resultados medibles de alta calidad
- Visión / orientación de futuro
Colaboración:
- Accesible, buen escucha, fácil de hablar, construye y mantiene relaciones efectivas con los colegas, los miembros, asociados externos y simpatizantes.
- Apertura para trabajar con diversidad de cultura, valores y diferentes perspectivas de personas.
Creatividad:
- Desarrolla y fomenta soluciones nuevas e innovadoras.
Integridad:
- Honesto, fomenta la apertura y la transparencia. Construye y genera confianza.
REQUISITOS
- Profesional en administración de empresas, ingeniería industrial, finanzas y/o afines con postgrado en áreas relacionadas.
- Buen dominio de inglés
EXPERIENCIA Y CUALIDADES
- Experiencia mínima de 4 años en áreas relacionadas con administración, contratación de bienes y en compras.
- Experiencia en organizaciones sin ánimo de lucro nacionales y /o internacionales.
- Conocimientos de la normatividad y colombiana relacionada con contratación de proveedores en general y trámites aduaneros-
- Buenos conocimientos en normatividad fiscal
- Habilidad en trabajo en equipo.
- Disposición y destrezas en comunicación asertiva y con capacidades analíticas y de redacción
- Iniciativa para proponer nuevas ideas, pensamiento creativo y análisis.
- Buen criterio y capacidad para priorizar eficazmente múltiples tareas en un entorno de cambio constante;
- Creatividad y motivación al logro
- Capacidad para el manejo adecuado de conflictos en ambientes laborales
- Capacidad para trabajar en un contexto complejo, difícil y de riesgo
- Capacidad para trabajar en un equipo multi-cultural, multi-disciplinario e interinstitucional
- Disciplina en el cumplimiento de labores exclusivas para éste cargo
- Políticamente y culturalmente sensible, con cualidades de paciencia, tacto y diplomacia
- Alto nivel de compromiso con valores de Save the Children
Responsabilidades adicionales al puesto
En caso de desastres naturales y crisis humanitarias, debe estar en capacidad de trabajar fuera del marco de sus responsabilidades.
Igualdad de Oportunidades
El titular del puesto debe realizar sus tareas considerando y respetando la Política de Diversidad e Igualdad de Oportunidades de SCI.
Salud y Seguridad
El titular del puesto debe realizar sus tareas considerando y respetando la Políticas de Salud y Seguridad.
Se recibirán hojas de vida hasta el 28 de noviembre de 2016, y podrán enviarse al correo electrónico seleccion.colombia@savethechildren.org, indicando en el asunto del correo el nombre de la convocatoria “Coordinador Nacional Logístico Administrativo”
