Auxiliar de Archivo y Compras
Publicada: 25 de Junio de 2015
Plazo máximo para aplicar: 01 de Julio de 2015
No de la convocatoria: CO-CT-1233/15
Si desea aplicar:
Enviar hoja de vida solo en formato OIM (Ver Adjunto); a la siguiente dirección de correo iombogvacantes@iom.int, indicando en el asunto del correo, el nombre de la convocatoria CO-CT-1233/15 Enlace Auxiliar de Archivo y Compras.
TERMINOS DE REFERENCIA
I. INFORMACION DEL CARGO
Título del Cargo AUXILIAR DE ARCHIVO Y COMPRAS
Grado del Cargo G1 Step 1
Lugar de Trabajo Bogotá
Supervisor Directo Coordinadora Unidad de Compras e Inventarios
Supervisor general Oficial de Compras e Inventarios
II. CONTEXTO ORGANIZACIONAL
Bajo la supervisión general del Oficial de Compras e Inventarios y bajo la supervisión directa de la Coordinadora de Compras de OIM y con el fin de poder dar apoyo al Programa de Fortalecimiento Institucional para las Víctimas (VISP), el auxiliar de Archivo y compras será la persona encargada de adelantar la elaboración y archivo de pagos, recolección de facturas de los procesos provenientes de las solicitudes de adquisición derivados de los requerimiento derivados de programa de VISP.
III. RESPONSABILIDADES
El cargo implicará el desarrollo de las siguientes funciones:
1. Clasificar, registrar, codificar y escanear el 100% de los documentos relacionados con los procesos de adquisición del programa de VISP.
2. Llevar un inventario y planillas de seguimiento de los soportes físicos de documentos de cada uno de los proyectos.
3. Asegurar el adecuado manejo de la información, manteniendo estricta confidencialidad sobre los documentos que hagan parte del proceso de la puesta en marcha y posterior implementación del archivo centralizado.
4. Clasificar y organizar las propuestas recibidas para cada una de las licitaciones o invitaciones recibidas en la Unidad de Compras.
5. Fotocopiar la documentación para su organización y archivo.
6. Clasificar y organizar toda la documentación perteneciente a los diferentes procesos de adquisición de acuerdo a sus requerimientos y documento soportes en el momento solicitado.
7. Asegurar el cumplimiento de la programación, los objetivos, tareas asignadas y en general lo contemplado por la Organización para el cumplimiento de las metas establecidas, de acuerdo a la solicitudes ingresadas por el programa de VISP
8. Realizar el seguimiento, recolección y pago de las diferentes facturas de procesos de adquisición radicados en la Unidad de compras.
9. Mantener identificado el recibo y envío de la documentación asignada.
10. Cumplir íntegramente con los procedimientos y estándares de conducta de la OIM.
11. Cumplir con todas aquellas funciones que por las características inherentes a su cargo le sean asignadas.
IV. COMPETENCIAS
Responsabilidad
Acepta y hace crítica constructiva.
Sigue los procedimientos, procesos y políticas.
Asume la responsabilidad de cumplir los compromisos y mejorar las deficiencias.
Aprendizaje continuo
Demuestra interés en la mejora.
Comunicación
• Activamente comparte información relevante.
• Escucha con eficacia y se comunica con claridad.
Profesionalismo
Trata a todos los colegas con respeto y dignidad.
Trabaja efectivamente con personas de culturas diferentes, adaptándose a los contextos
culturales.
Trabajo en equipo
Contribuye activamente a un equipo eficaz y un medio ambiente agradable.
Contribuye y sigue los objetivos del equipo.
Activamente apoya e implementa las decisiones del grupo.
V. TÉCNICAS
1. Manejo de programas bajo ambiente Windows y Office 2010.
2. Conocimiento de normas de archivo.
3. Manejo de equipos de apoyo como: scanner, fotocopiadora e impresoras.
VI. EDUCACION Y EXPERIENCIA
Técnico o tecnólogo o Estudiante universitario de mínimo séptimo semestre de carreras
administrativas.
Experiencia mínima de un (1) año en cargos similares del área administrativa y experiencia
especifica en:
Trabajos de digitación, sistemas de manejo de información, manejo de archivo, revisión de información y manejo de inventarios.
VII. LENGUAJE
Español
Inglés: preferible nivel básico.
VIII. INSTRUCCIONES PARA APLICAR A ESTA VACANTE:
PLAZO MÁXIMO PARA APLICAR: 01 de Julio de 2015
Por favor responder únicamente a la siguiente dirección de correo iombogvacantes@iom.int,
anexando la hoja de vida solo en formato OIM que encontrará en nuestra página
http://www.oim.org.co/vacantes2.html
IMPORTANTE:
Indicar en el asunto del correo, el nombre de la convocatoria:
CO-CT-1233/15 AUXILIAR DE ARCHIVO Y COMPRAS
Por favor tener en cuenta:
Solo se consideraran las aplicaciones en formato OIM y que cumplan con el perfil exigido.
No se considerarán aquellas aplicaciones recibidas en fecha posterior o que no especifiquen el nombre de la convocatoria.
Esta convocatoria está abierta únicamente a ciudadanos colombianos o extranjeros
legalmente autorizados para trabajar en Colombia
Una vez se cierre la convocatoria se contactarán solo a las personas seleccionadas para
entrevista.
