APOYO TEMPORAL (LICENCIA DE MATERNIDAD) ASISTENTE DE PROGRAMA
Duración: Seis (6) meses.
Sede: Bogotá, D.C.
Dedicación: Tiempo completo
Tipo de contrato: Contrato de Servicios (SC)
Remuneración: SB-2
Título del Cargo: Apoyo temporal - Asistente de Programa.
Educación secundaria completa y estudios secretariales y/o de administración. Excelentes conocimientos de procedimientos modernos de oficina, habilidad en el manejo de sistemas, aplicaciones de MS Office, People Soft e internet y otros equipos de oficina. Experiencia de tres años en cargos secretariales y/o administrativos. Organización y disciplina en las actividades a realizar. Buenas relaciones humanas y facilidad para trabajar en grupo y ambientes multiculturales. Experiencia en organismos internacionales, deseable. Excelente dominio del idioma español y buenos conocimientos de inglés, habilidades para la comunicación efectiva y para la redacción.
Objeto de la Contratación:
Bajo la supervisión general del Representante y la supervisión directa de los/las asesores a cargo, brindar apoyo para el efectivo funcionamiento de las actividades y operaciones del programa.
Funciones:
Bajo la supervisión directa de los/las asesores a cargo:
1. Asistir a los Asesores a cargo y demás consultores de las áreas asignadas en el desarrollo de las actividades administrativas relativas a sus responsabilidades.
2. Asistir con el ingreso de requerimientos operativos de programas/planes de trabajo bajo la ejecución nacional en términos de personal, subcontratos, equipos y otros eventos relativos al programa y planes de trabajo para facilitar la ejecución de los mismos.
3. Participar en la organización de eventos de movilización de recursos.
4. Elaboración de órdenes de compra nacionales y servicios hasta por la suma de USD $ 5.000.
5. Apoyo en el manejo de presupuesto y planes de trabajo de las áreas asignadas.
6. Ingreso de requisiciones y órdenes de compra y expedición de recibos. (People Soft).
7. A cargo del reporte, mantenimiento y limpieza de requisiciones y órdenes de compra ingresadas en el Atlas. (People Soft).
8. Prepara y revisa toda la documentación soporte de las solicitudes de pago y completa los requerimientos según normas del UNFPA.
9. Mantener actualizado dentro de la carpeta compartida el registro de requisiciones y órdenes de compra de los planes de trabajo ingresados en el Atlas.
10. Participar y orientar al personal de proyecto en las normas y procedimientos.
11. Concertar citas y organizar viajes oficiales de los/las asesores a cargo y llevar su agenda; realizar y seleccionar llamadas telefónicas nacionales e internacionales; responder
consultas con discreción.
12. Recibir y seleccionar la correspondencia, anexando los antecedentes necesarios, así como mantener un sistema de seguimiento.
13. Mantener al día los archivos de documentos y correspondencia de las áreas asignadas.
14. Mantener al día la lista de nombres, direcciones y teléfonos de ministerios y oficinas de
gobierno, ONGs, representantes de entidades nacionales e internacionales con quienes se
tienen relaciones.
15. Preparar material y resúmenes para uso de su supervisor(a) y asesores a cargo durante sus viajes oficiales o reuniones especiales.
16. Entrenar y dar inducción a nuevas asistentes y personal de apoyo y orientarlos sobre
procedimientos de la oficina.
17. Preparar borradores de correspondencia no sustantiva y recibir instrucciones sobre temas diversos. Transcribir correspondencia, documentos y reportes, etc., utilizando las
aplicaciones de MS Office, algunos de ellos de carácter confidencial, asegurando que la
ortografía, la puntuación y la estructura, sean correctas.
18. Brindar apoyo logístico para las diferentes reuniones organizadas por las áreas asignadas y redacta Actas de Comités Técnicos a los que sea convocado(a).
19. Preparar y tramitar solicitudes de viajes tanto internos como externos, Security Clearances y legalizaciones de los/las asesores asignados.
20. Realizar otras labores, relativas al cargo asignadas, por el/la supervisor(a).
Las personas interesadas en esta vacante, deben enviar el Formato P-11, firmado y en sobre cerrado, a la siguiente dirección: Av. 82 No. 10-62 Piso 3, a nombre del Fondo de Población de las Naciones Unidas – UNFPA en la ciudad de Bogotá, indicando claramente el cargo al cual están aplicando o al correo electrónico comprascolombia.group@unfpa.org
Las solicitudes se recibirán hasta el 20 de febrero de 2015, 2:00 p.m. Únicamente se contactarán para el proceso de selección aquellas personas cuyas hojas de vida (P11) cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencias.
Esta convocatoria está abierta únicamente a ciudadanos colombianos o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en Colombia.
