Location : Bogotá, COLOMBIA
Application Deadline : 07-Dec-14
Additional Category Management
Type of Contract : Service Contract
Post Level : SB-2
Languages Required : English Spanish
Starting Date : (date when the selected candidate is expected to start) 12-Jan-2015
La Escuela Virtual del PNUD (EV) tiene como misión acompañar las intervenciones del sistema de Naciones Unidades en el territorio destinadas a potenciar las capacidades y facilitar el desarrollo de saberes y destrezas de las y los actores estratégicos, a través de experiencias de aprendizaje significativas y enriquecedoras. El propósito de la EV es propiciar el desarrollo de la gente, por la gente y para la gente, fortaleciendo sus capacidades y utilizando las Tecnologías de la Información y de la Comunicación (TIC) para constituir redes y contribuir a la formación de nuevos y nuevas dirigentes.
A partir de la experiencia y mensaje de las Naciones Unidas e incorporando el debate académico global, la Escuela desarrolla programas de aprendizaje que brindan herramientas prácticas para la acción a actores estratégicos, hombres y mujeres e instituciones, con el fin de que, gracias al acceso y aprendizaje de este conocimiento relevante, logren impulsar transformaciones en el desempeño de sus roles y de sus instituciones.
Para que la Escuela pueda brindar de manera eficiente, pertinente y oportuna los servicios requeridos en la región, requiere de un equipo humano multidisciplinar con competencias específicas relacionadas con E-learning para el Desarrollo Humano (eL4D). Con este grupo de consultores/as, bajo modalidad Service Contract SC, se ejecutan las actividades diarias y plan anual de trabajo de la Escuela.
Debido al crecimiento de la actividad de la Escuela (más estudiantes y con perfiles más diversos, más países, más temáticas tratadas, nuevas mediciones pedagógicas, idiomas), la EV lleva varios años trabajando en un modelo de gestión idóneo para responder de manera eficiente y con calidad a los servicios requeridos por los socios, así como cumplir el objetivo de la sostenibilidad como organización. Este modelo se estructuró sobre una base de organización por procesos y de funcionamiento por proyectos, permitiendo articular la diversidad de respuestas que los socios requieren con el valor diferencial de la EV como asesora y con base en el conocimiento acumulado de estos años.
Tras haber puesto en marcha la idea de funcionamiento por proyectos, en estos momentos la EV aspira a consolidarla. Para ello, requiere reforzar los mecanismos de gestión de proyectos, con especial énfasis en los sistemas de información para el seguimiento y la toma de decisiones. Asimismo, es momento de evidenciar el rol de la EV como asesora en procesos eL4D, visibilizar su valor diferencial y, a partir de ahí, revisar su estructura financiera, haciendo especial énfasis en la revisión de los estándares de costeos y política de precios, consolidación de mecanismos de seguimiento a la ejecución financiera y diseño de una estrategia de crecimiento en línea con la planeación estratégica. Se requieren asimismo reforzar los mecanismos de planeación estratégica y plan de negocios para consolidar el sostenimiento de la organización en el medio plazo
Duties and Responsibilities
En el marco de los procesos de planeación, seguimiento y evaluación de la Escuela Virtual y bajo la supervisión de la Asistente Senior de Planeación, el/la Técnico/a en administración de proyectos y planeación debe contribuir a que se planeen, implementen y evalúen acciones orientadas a que los proyectos y procesos de la EV sean operados con calidad: i) integrando las mejores prácticas en el manejo de recursos, administración de riesgos, ciclo de proyectos y gestión financiera; ii) contribuyendo a una cultura de mejora continua y calidad; iii) y contribuyendo a la toma de decisiones estratégicas en función de la proyección de la organización.
Objetivos específicos:
Contribuir a la planeación, articulación, coordinación y control de la cartera de proyectos de la EV, brindando soporte a los procesos implicados en la negociación e implementación de los mismos, y realizando una gestión continua del ciclo de proyectos de la EV en aras de optimizar su funcionamiento y mantener actualizada una dinámica idónea de respuesta a las necesidades de nuestros socios y a la realidad de la EV en términos de efectividad y calidad.
Apoyar la operación del modelo de gestión organizacional en aspectos como el modelo financiero de la EV, las políticas organizacionales, la planeación general de proyectos y procesos, el monitoreo y auditoría, la dinámica de mejora continua e integración de mejores prácticas, construcción de indicadores de gestión, etc. en aras de avanzar hacia estándares de calidad acordes a la proyección de la EV.
Contribuir a la toma de decisiones estratégicas en términos de sostenibilidad, proyección, posicionamiento y modelo de negocio de la organización, mediante el suministro de información y análisis clave para los mismos
Funciones:
1. Bajo un rol planificador, se cumplirían las siguientes funciones:
Aportar a la planeación de proyectos por medio de la provisión de información específica sobre las cargas de trabajo del equipo.
Facilitar el flujo de información entre los equipos de proyecto y procesos funcionales como Gestión Administrativa y Financiera (GAF) o Planeación, Seguimiento y Evaluación (PSE), con el fin de prever con anterioridad los requerimientos (en contratación, en tiempos de seguimiento a convocatorias) de cada proyecto.
Contribuir a la planeación de procesos específicos globales de la EV, como GAF o PSE, por medio de la creación de mapas que den cuenta de la situación de la organización en un momento específico de tiempo.
Contribuir a la planeación de los ingresos y egresos de recursos económicos de la EV por medio del correcto establecimiento de un modelo financiero que represente el funcionamiento de la organización.
Contribuir a la planeación y articulación de la de ejecución de los proyectos externos con las necesidades puntuales de sostenibilidad de la organización mediante la provisión de información útil en esta materia para la toma de decisiones.
Contribuir a la creación y gestión de un plan de negocios para la EV que establezca estrategias de crecimiento y sostenibilidad.
2. Bajo un rol de realizar monitoreo y auditoría, se cumplirían las siguientes funciones:
Hacer el seguimiento a la ejecución presupuestal en los proyectos externos mediante la herramienta de valor ganado.
Seguir de cerca la ejecución de actividades e hitos dentro de los proyectos externos por medio de revisiones mensuales y de la herramienta de seguimiento a proyectos.
Apoyar el seguimiento de procesos varios dentro de la ejecución de un proyecto externos, por ejemplo, en contrataciones, seguimiento a recaudos, evaluación de proyectos externos, etc.
Apoyar la identificación de los riesgos inherentes a la ejecución de proyectos y hacer seguimiento de los mismos con el fin de mitigarlos a tiempo.
Contribuir al seguimiento de las metas financieras de la EV por medio del levantamiento y de la articulación de información proveniente de proyectos externos con las metas globales de la EV.
Hacer seguimiento al ciclo de proyectos de la EV de modo que las prácticas que se realicen en todo frente de acción sean evaluadas de manera efectiva y repercutan en aprendizajes organizacionales.
Apoyar el seguimiento a proyectos y procesos con el fin de proveer información útil para la construcción de indicadores de calidad.
3. Bajo un rol de integrador de procesos, se realizarían las siguientes funciones:
Integrar distintos procesos mediante el intercambio y la discusión a partir de los planes de trabajo de cada proyecto de modo que se logre una coordinación propicia para la ejecución de todos los proyectos de la EV.
Integrar y socializar las buenas prácticas (destacadas, útiles, similitudes entre iniciativas) realizadas en distintos proyectos de modo que se propicie la creación de sinergias dentro de la organización.
Contribuir a la gestión de recursos económicos, riesgos y de tiempo por medio del aporte de información pertinente a este fin como mapas de trabajo, mapas de planeación y mapas de seguimiento.
4. Bajo un rol evaluador, se realizarían las siguientes funciones:
Contribuir efectivamente a la evaluación de proyectos externos de la EV de modo que se logre aprender tanto de las buenas prácticas como de aquellas que requieren ser mejoradas o reevaluadas.
Dinamizar la evaluación de la ejecución de proyectos externos por medio de la comparación de sus planeaciones iniciales con las ejecuciones reales de los mismos.
Dinamizar la evaluación de las prácticas de gestión de proyectos implementadas en las iniciativas de la EV haciendo uso de las matrices de evaluación elaboradas para tal fin.
Dinamizar la evaluación de la estrategia de movilización de recursos adoptadas en los proyectos externos (si aplica).
Dinamizar la evaluación del cumplimiento de metas organizacionales de modo que se puedan capitalizar las lecciones aprendidas y las buenas prácticas adoptadas.
Contribuir a la evaluación del cumplimiento de las metas financieras de la EV de modo que se cree una base para proyectar nuevos objetivos a cumplir en el siguiente periodo de tiempo.
Evaluar las políticas o prácticas de la organización (si es necesario) enfocando estos esfuerzos a la adopción de una dinámica de mejoramiento continuo.
Apoyar la evaluación de las operaciones globales de la EV con el fin de culminar con éxito procesos como auditorías internas o externas.
Evaluar el desarrollo organizacional de la EV en concordancia con las metas de sostenibilidad planteadas inicialmente.
Evaluar la implementación del plan de negocios de la EV con el fin de refinar políticas, prácticas, estrategias o proyecciones, si es necesario
Competencias Corporativas
Demostrar integridad y justicia, moldeando los valores y estándares éticos de UN;
Promover la visión, misión y objetivos estratégicos de la Escuela Virtual.
Mostrar temas de afinidad cultural, de género, religión raza, nacionalidad y sensibilización hacia la edad y adaptabilidad.
Tratar a todo el mundo de forma justa y sin favoritismos.
Excelentes relaciones interpersonales y de trabajo en equipo, respeto por los compañeros y compañeras independientemente de las diferencias sociales, étnicas, culturales y sexuales
Competencias Funcionales
Gestión del Conocimiento y Aprendizaje:
Promover una cultura de intercambio de conocimientos y aprendizaje.
Trabajar activamente hacia un aprendizaje continuo personal.
Trabajo en equipo de manera proactiva y propositiva.
Demostrar comunicación oral y escrita, con experiencia en procesos de consulta y presentación de productos de conocimiento.
Demostrar apertura al cambio y capacidad para gestionar las complejidades.
Desarrollo y eficacia operacional
Excelente capacidad de redacción e interlocución.
Buen manejo de tecnología y conocimiento de plataformas virtuales de aprendizaje.
Capacidad para trabajar en un entorno complejo que requiere de enlace y colaboración con múltiples actores.
Capacidad para demostrar sensibilidad, tacto y diplomacia.
Buen conocimiento de programas del PNUD o de otras agencias de cooperación.
Criterio/Realización de Conocimiento:
Criterio maduro e iniciativa.
Enfoque de satisfacción al cliente.
Capacidad para trabajar en un ambiente bajo presión.
Autonomía y liderazgo.
Capacidad de adaptación al cambio y flexibilidad.
Capacidad de respuesta positiva y retroalimentación ante diferentes puntos de vista
Educación:
Formación profesional en Economía, Administración, Contaduría y afines; Ingeniería, Administración de Proyectos y afines
Experiencia:
Experiencia previa en iniciativas de formación para el desarrollo realizando funciones asociadas a procesos de planeación, seguimiento y evaluación, administración de recursos, gestión de los resultados organizacionales, etc.
Experiencia en diseño o investigación de modelos organizacionales (no necesariamente en el tercer sector).
Experiencia en funcionamiento por proyectos formados por equipos multidisciplinares.
Manejo de enfoques de Gestión Basada por Resultados e instrumentos o metodologías medición de resultados de desarrollo (marco lógico o similares). Se valorará familiaridad y experiencia con los enfoques de planificación y monitoreo manejados por PNUD.
Se valorará la experiencia previa que puede tener con la EV
Idiomas:
Excelente manejo oral y escrito del español
Dominio de inglés. Nivel B-1
Se valorará el conocimiento de otra lengua oficial de UN
Importante
Solo se considerarán las aplicaciones que contengan el Formato P11 firmado. Pueden encontrar el formato P11 en http://sas.undp.org/Documents/P11_Personal_history_form-es.docx
Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad
UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.
