DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Cargo: Asistente Administrativo y Financiero Proyecto “Conservación de la biodiversidad en paisajes impactados por la minería en la Región del Chocó Biogeográfico”
Familia: Programa de Operaciones
Nivel: Soporte F&A Especializado
País /ciudad: Colombia/Cali
Fecha de Revisión: Julio 2014
Reporta a: Coordinador de Proyecto/Asistente Financiera
Responsabilidad de Supervisión: N/A
Antecedentes
Colombia cuenta con importantes recursos minerales, los cuales generalmente se encuentran ubicados en zonas estratégicas y con altos niveles de biodiversidad de importancia mundial. Muchas de estas zonas siguen siendo prístinas y con altos niveles de integridad ecológica. Un ejemplo claro de lo anterior, es la región del Chocó biogeográfico reconocida a nivel nacional e internacional como un área prioritaria para la conservación, dado que alberga bosques de los más biodiversos del mundo, en términos de riqueza de especies y endemismo de planta.
De las aproximadamente 45.000 especies registradas en Colombia, entre siete y ocho mil (2.000 de los cuales son endémicas) se encuentran en el Chocó biogeográfico; el registro de la diversidad de fauna es igualmente espectacular (800 especies de aves - 100 especies endémicas, 195 especies de anfibios - 88% de especies endémicas de reptiles, 210 - 47% endémicas y 180 especies de mamíferos - 6,6% endémicas).
Sin embargo, en las últimas décadas se ha registrado una tendencia creciente de explotación de la minería en la zona y esta tendencia continuará en el mediano y largo plazo. La actividad minera en el Chocó Biogeográfico, está principalmente enfocada en la extracción de oro y platino; para el año 2012 el departamento del Chocó, pasó a ser el primer productor de oro del país (27 mil kilogramos).
Los datos actuales indican que la extracción de oro, plata y platino se incrementará dramáticamente en la región biogeográfica del Chocó siendo la actividad que mayor valor agregado le genera al departamento del Chocó. Según datos de la agencia nacional de minerales, hay por lo menos 450,000 hectáreas sujetas a títulos mineros. Adicionalmente, existen aproximadamente 1.790 solicitudes en curso que cubrirían 3,63 millones de has. Teniendo en cuenta estas dinámicas y las altas proyecciones de crecimiento en el mediano y largo plazo, y a menos que de éste sea adecuadamente manejado y planificado, el impacto negativo sobre la biodiversidad será considerable.
Frente a la anterior situación y con el fin de blindar áreas estratégicas del Chocó Biogeográfico del impacto de la minería, el MADS, conjuntamente con WWF en articulación con el PNUD presentó al GEF el proyecto Conservación de la biodiversidad en paisajes impactados por la minería en la Región del Chocó Biogeográfico el cual fue aprobado con un aporte del GEF, para ejecutarse en el período 2014 – 2019, siendo WWF la Organización Implementadora.
El proyecto, cuyo objetivo principal es salvaguardar la biodiversidad en la región del Chocó Biogeográfico de los impactos directos de la minería de oro, plata y platino y de los efectos indirectos de la misma (crecimiento de la población, desarrollo de la agricultura, la silvicultura, la pesca y otros sectores), se estructura en dos componentes: El primero busca establecer salvaguardas para proteger la biodiversidad, mediante la modificación del marco político y normativo del sector minero; el segundo componente incluye el desarrollo de las capacidades del Estado para manejar las amenazas directas e indirectas sobre la biodiversidad del Chocó Biogeográfico como resultado de la actividad minera (p. ej. aumento poblacional en las regiones mineras, nueva infraestructura, carreteras, expansión de cultivos).
Tiene como área de intervención el departamento de Antioquia: Murindó, Vigía del Fuerte y Frontino, le departamento de Chocó y el departamento del Valle del Cauca. Adicionalmente, el proyecto apoyará cuatro (4) áreas protegidas de carácter nacional: PNN Las Orquídeas, PNN Tatamá, PNN Farallones y Munchique.
Frente a los retos de ejecución financiera y administrativa que plantea el proyecto se hace necesario contratar un asistente administrativo y financiero que apoye a la coordinación y al equipo temático para garantizar una adecuada implementación del proyecto.
1. Función Principal:
Apoyar las actividades administrativas, financieras, de planeación y seguimiento que sederiven de la ejecución del proyecto "Conservación de la biodiversidad en paisajes impactados por la minería en la Región del Chocó Biogeográfico”
2. Principales tareas y responsabilidades:
Gestión Financiera:
• Organizar bajo la dirección del (la) coordinador(a) el plan de trabajo a su cargo y responder por su cumplimiento.
• Proporcionar apoyo financiero y administrativo general al proyecto.
• Apoyar en el cumplimiento de las actividades y presupuesto del Proyecto: planificación, preparación, revisión y ejecución del presupuesto. • Apoyar la elaboración,seguimiento, actualización y ejecución de los planes operativos, de compras y adquisiciones, y los presupuestos detallados del proyecto.
• Hacer recomendaciones al presupuesto del proyecto, presentar propuestas de revisión y/o modificación ante el coordinador del Proyecto.
• Asistir al Coordinador y al Comité Directivo en los temas administrativos y financieros generales para asegurar el cumplimiento de los costos presupuestados y enconsonancia con las políticas y procedimientos del PNUD / GEF.
• Controlar los gastos del proyecto, asegurando que no se incurre en desembolsos antes de que hayan sido autorizados.
• Interactuar constantemente con el equipo administrativo de WWF.
• Llevar registro y control contable y financiero de cada una de las actividades realizadas en el proyecto, manteniendo la información organizada y actualizada.
• Rendir informes financieros en forma mensual, o con la periodicidad que el proyecto requiera y de acuerdo con los requerimientos del donante.
• Ayudar al equipo del proyecto en la elaboración de informes de avance trimestrales del proyecto en los temas financieros, presentaciones, y reportes de avance del proyecto.
• Asegurar que las normas de contratación del PNUD se siguen en las actividades de adquisición.
• Realizar trabajos preparatorios de las revisiones presupuestarias obligatorias y generales,el
inventario físico anual y auditoría, y ayudar a los evaluadores externos en el cumplimiento de su misión.
• Asegurar los trámites necesarios para la aplicación de la exención.
Gestión administrativa:
• Apoyar a la coordinación en el trámite de todos los procesos de contratación de bienes y servicios del proyecto, procesos contractuales, pagos y reportes que se deriven de la ejecución del proyecto.
• Apoyar y coordinar la logística de las reuniones, talleres y eventos necesarios durante la ejecución del proyecto.
• Apoyar a la coordinación en la elaboración y correcta conservación de las actas de seguimiento, visitas de campo, y de reuniones de los Comités.
• Cuando sea necesario, proporcionar apoyo secretarial para el personal del proyecto.
• Recibir, revisar, clasificar, distribuir, archivar y conservar toda la correspondencia, documentación, información y archivos físicos y magnéticos del proyecto, así como los inventarios de bienes y equipos del proyecto de conformidad con las normas y procedimientos establecidos.
• Preparar borradores de respuesta a correspondencia sobre cuestiones administrativas del proyecto para revisión y firma del Coordinador(a).
• Preparar la documentación necesariapara los trámites de viaje y movilización del personal del proyecto.
• Apoyar al Coordinador en la coordinación y organización de las actividades generales del
proyecto.
• Apoyar al Coordinador del Proyecto en manejo de contactos, Base de datos, y comunicaciones con las partes interesadas, actores claves, aliados, contrapartidas, donantes, comunidad, la sociedad civil y las organizaciones no gubernamentales según sea necesario.
• Garantizar el control de calidad de los procesos y procedimientos administrativos, adquisiciones, licitaciones, consultorías y contratos de servicios, entre otros
• Adelantar procesos de capacitación y acompañamiento periódico a otros socios implementadores del proyecto para la ejecución del ciclo presupuestal: planeación, preparación, revisión y ejecución, los diferentes procesos administrativos y garantizar estén al día en la normatividad PNUD y estén familiarizados con su aplicación.
• Participar, en la medida en que se requiera, en el diseño e implantación de normas y procedimientos técnicos y administrativos orientados a mejorar la presentación de los servicios.
• Velar por que los bienes del proyecto estén en condiciones óptimas de mantenimiento y actualizar los registros del inventario de los equipos del proyecto.
• Apoyar en la coordinación y control del proceso de comunicación e información a nivel interno y externo del proyecto.
• Hacer seguimiento al trámite de solicitudes y requerimientos de los insumos y/o equipos de oficina y velar por la racional conservación y utilización de los mismos.
• Realizar control sobre los aspectos a tener en cuenta con el fin de evitar demandas, sanciones y multas al proyecto.
• Realizar y coordinar los aspectos pertinentes a la parte contractual que se desarrolle dentro del proyecto. Revisar y responder porque la documentación presentada para la contratación, sea la exigida por el proyecto.
• Asistir a la Junta y organismos asociados en los temas administrativos y financieros generales para asegurar el cumplimiento de los costos presupuestados y en consonancia con las políticas y procedimientos del PNUD / GEF.
• Contacto permanente con las personas del área de Administración y Finanzas del PNUD para garantizar la correcta aplicación de todos los requerimientos del proyecto.
• Realizar todas las demás funciones administrativas y financieras relacionadas con el proyecto.
3. Relaciones de Trabajo:
a. Internas:
Esta posición tiene contacto diario con el Supervisor y todo el personal de la oficina.
b. Externas:
Contacto permanente con las personas del área de Administración y Finanzas del PNUD para garantizar la correcta aplicación de todos los requerimientos del proyecto. Interactúa con
proveedores y consultores del proyecto.
4. Requisitos mínimos de trabajo:
a. Formación académica:
Profesional en Economía, Administración de empresas, Finanzas o áreas afines.
b. Conocimientos:
Conocimiento y manejo de programas de Word, Excel y Power Point.
Conocimiento en procesos y procedimientos de contratación.
Se valorará el conocimiento y manejo de programas financieros.
Manejo de exención de impuestos.
Manejo de Monedas.
c. Experiencia laboral:
Mínimo 3 años de experiencia general en temas administrativos.
Mínimo 2 años de experiencia en seguimiento financiero a presupuestos de proyectos. Al menos dos años de experiencia en procesos administrativos y financieros en proyectos con temáticas ambientales.
Se valorará positivamente la experiencia en temas administrativos y financieros en proyectos de cooperación internacional.
Experiencia en elaboración de planes operativos, de adquisiciones y herramientas de monitoreo y evaluación administrativa y financiera de proyectos.
d. Competencias:
Habilidades de redacción y comunicación.
Planeación y organización del trabajo.
El candidato debe ser una persona meticulosa, con atención al detalle.
Fuerte conocimiento de sistemas de computadores y manejo de bases de datos y paquetes
financieros o de cálculo.
Capacidad y afinidad para trabajo en equipo y bajo presión.
Alta competencia en el manejo de ambiente Windows.
Demostrar iniciativa y juicio.
Alto nivel de habilidades administrativas y organizacionales.
Disponibilidad de viajar a las zonas de ejecución del proyecto: Antioquia y Chocó.
Disponibilidad de tiempo completo durante el período del contrato.
Por favor remitir hoja de vida HASTA EL 29 DE JULIO de 2014 a la dirección electrónica:
motero@wwf.org.co colocando en el “asunto”: ASISTENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PROYECTO MINERÍA Y BIODIVERSIDAD.
