I. INFORMACIÓN SOBRE EL PUESTO
Título del puesto: ASISTENTE CENTRO DE DOCUMENTACIÓN (Assistant - Documentation Center)
Grado del puesto: G2
Lugar de destino: Bogotá
Programa/ Unidad Unidad de Prensa e Información Pública
Bajo supervisión directa de Coordinador Unidad de Prensa e Información Pública
Bajo supervisión general de Jefe de Misión
II. CONTEXTO Y ALCANCE INSTITUCIONAL
Bajo la supervisión del Coordinador de Prensa e Información Pública, el/la Asistente del Centro de Documentación será responsable de mantener la organización física del Centro, el manejo y actualización permanente de la base de datos y la promoción de los servicios del Centro.
III. RESPONSABILIDADES Y RENDICIÓN DE CUENTAS
En particular tendrá las siguientes funciones y responsabilidades:
1. Mantener una base de datos actualizada de las publicaciones existentes y de la búsqueda permanente al interior de los Programas y de la Misión.
2. Realizar actividades propias del proceso técnico: adquisición, catalogación, clasificación, organización, selección y desarrollo de los instrumentos de gestión del Centro de Documentación.
3. Adquisiciones, gestión de bases de datos bibliográficas, gestión de usuarios, gestión de préstamos, control de publicaciones periódicas, búsqueda a usuarios finales en bases de datos, locales, externas y portal para el Centro de Documentación de OIM
4. Evaluar, seleccionar y discriminar los recursos de información sobre los temas de los programas de la misión, en función de la calidad y la pertinencia d elas publicaciones del centro.
5. Adecuar y mantener actualizada la información por públicos objetivo y según las necesidades de los usuarios.
6. Identificar las herramientas tecnológicas disponibles y trabajar conjutamente con el webmater para priorizar la información digitalizada y compartir en la web.
7. Promocionar los servicios, proveer de acceso a los recursos disponibles y desarrollar instrumentos de aprendizaje para promover el centro a través de los mecanismos de comunicación interna y externa de la Misión. .
8. Asistir a las reuniones convocadas para el desarrollo de sus actividades
9. Cualquier otra actividad que de acuerdo a sus capacidades y experiencia le sea solicitada por el Coordinador de la Unidad de Prensa e Información Pública o la Jefatura de Misión de la OIM.
IV. COMPETENCIAS
El titular deberá poseer y demostrar las siguientes competencias técnicas y comportamentales:
Comportamentales
El candidato debe demostrar las siguientes competencias técnicas y de comportamiento.
Comportamentales
· Capacidad de trabajo en equipo.
· Habilidades para redacción de documentos.
· Habilidades comunicativas y de compartir información permanente.
Aprendizaje Continuo:
· Contribuye al aprendizaje del equipo de trabajo.
· Demuestra interés en mejorar sus habilidades.
Comunicación:
· Comparte información relevante.
· Claramente comunica, escucha y provee retroalimentación.
· Escribe clara y efectivamente, adaptando vocabulario y estilo dependiendo del publico
Creatividad e Innovación
· Proactivamente desarrolla nuevas formas para resolver los problemas.
Desarrollo Gerencial
· Provee retroalimentación positiva a colegas.
Planeación y Organización:
· Establece claros y realizables objetivos consistentes con las prioridades del equipo y de la
organización.
· Identifica riesgos y prepara planes de contingencia.
Trabajo en Equipo:
· Contribuye activamente a un ambiente de trabajo efectivo y agradable
· Contribuye y comparte los objetivos del equipo de trabajo.
Técnicas
· Coordina acciones de manera efectiva con operadores y otros actores
· Trabaja de manera efectiva con autoridades locales, contrapartes, grupos de interés, beneficiarios y la comunidad en general para alcanzar los objetivos organizaciones y de la comunidad.
· Alcanza los objetivos, inclusive en situaciones difíciles o extremas.
· Conocimientos en manejo presupuestal y planificación.
· Conocimientos en desarrollo y puesta en marcha de esquemas de monitoreo y evaluación.
· Formulación, implementación de Proyecto de cooperación internacional para el fortalecimiento de políticas de Gobierno.
· Habilidad y fluidez para comunicación verbal y escrita. Habilidad en el manejo de relaciones interpersonales y capacidad para trabajar en equipo. Manejo de herramientas Office (Word, Excel, Power Point); habilidad para preparar informes claros y concisos de acuerdo a los requerimientos internos y de los donantes, flexibilidad, proactividad, compromiso, eficiencia, orientación a la obtención de resultados, y organización Técnicas
-Aplica en forma efectiva conocimientos técnicos propios de centros de documentación y bibliotecas.
-Desarrolla y aplica los procedimientos de gestión de documentación, base de datos y catalogación de documentos.
-Se asegura de aplicar las políticas y normas de gestión documental de la organización.
V. ESTUDIOS Y EXPERIENCIA
Educación: Bachiller, técnico, tecnólogo o estudiantes de carreras profesionales en bibliotecología.
Experiencia:
Mínimo dos (2) años de experiencia en manejo de centros de documentación.
Conocimientos:
Dominio de Office, Excel, PowerPoint; conocer de archivos, orientación al servicio, planificación de procesos de gestión de centros de documentación; conocimiento de los procedimientos administrativos de OIM es una ventaja.
VI. IDIOMAS
Requeridos
Español
Inglés
Lengua Nativa
Intermedio
Conocimientos intermedios de inglés escrito.
VI. INSTRUCCIONES PARA APLICAR A ESTA VACANTE:
PLAZO MÁXIMO PARA APLICAR: Julio 18 de 2014
Por favor responder únicamente a la siguiente dirección de correo iombogvacantes@iom.int,
anexando la hoja de vida solo en formato OIM (ver adjunto); que encontrará en nuestra página www.oim.org.co.
IMPORTANTE: Indicar en el asunto del correo, el nombre de la convocatoria: CO-CT-1162/14 ASISTENTE CENTRO DE DOCUMENTACIÓN
Es importante mencionar que:
· Podrán participar colombianos y extranjeros con permiso/visa de trabajo en Colombia.
Para el caso de los extranjeros que no cuenten con permiso/visa de trabajo en
Colombia, será responsabilidad del candidato(a) realizar las gestiones necesarias para la obtención del respectivo permiso/visa.
· Solo se contactaran las personas seleccionadas para entrevista.
· No se considerarán aquellas aplicaciones recibidas en fecha posterior y que no especifiquen el nombre de la convocatoria.
