Términos de Referencia para Consultor
Nombre Auxiliar Administrativo
Título Auxiliar Administrativo
División/Departamento Área de Gestión del Riesgo y Rehabilitación – FAO Colombia
Programa/Número de Proyecto OSRO/COL/404/SWE – OSRO/COL/402/EC
Lugar de Destino Puerto Asís – Putumayo
Fecha de inicio Inmediata Duración: 2 meses (período de prueba)
Reporta a
Nombre: Henry Solarte
Teresita Góngora
Título: Jefe Zona
Coordinadora Nacional Área de gestión del
Riesgo y Rehabilitación – FAO
DESCRIPCIÓN GENERAL DE TAREAS Y OBJETIVOS A ALCANZAR
Bajo la supervisión general del Representante de la FAO en Colombia y la supervisión directa del Coordinador y/o Jefe de Zona y el Coordinador del Área de Gestión del Riesgo y Rehabilitación de la FAO en Colombia, el(la) Auxiliar Administrativo(a) deberá:
Apoyar el reclutamiento de profesionales de acuerdo a los procedimientos FAO.
Elaborar y dar seguimiento a contratos en coordinación con el Asistente Logístico y Administrativo del Área de Gestión del Riesgo y Rehabilitación y la Jefe de la Zona, de acuerdo a las normas FAO.
Apoyar la gestión de los recursos (físicos, financieros, logísticos) de los proyectos de acuerdo con los procedimientos FAO, con los planes de implementación y en coordinación con la Administración de la Representación de FAO en Colombia.
Suministrar la información necesaria al equipo de trabajo, acerca del uso de los recursos de los proyectos que se desarrollen en la zona, de acuerdo con los procedimientos de FAO.
Elaborar solicitudes de pago a favor de consultores y personal en general, de proveedores, etc. y su respectivo seguimiento.
Actualización de archivos generales de los Proyectos desarrollados en la zona.
Apoyar el desarrollo de informes y documentación relacionada con los proyectos.
Digitalización de los resultados de líneas de base y demás herramientas diagnósticas de los proyectos.
Apoyar y organizar las misiones de campo en coordinación con el asistente administrativo y logístico y, bajo la supervisión del Jefe de la Zona.
Elaborar los Security Clearence para las misiones de campo del equipo de consultores de la zona.
Mantener una base de datos actualizada de consultores, proveedores de bienes y servicios, y de otros requerimientos para la implementación de los proyectos en la zona.
Emitir las órdenes de compra de todas las acciones del Proyecto, cumpliendo con los requisitos y normatividad FAO.
Gestionar y administrar la caja menor del Proyecto.
Hacer seguimiento al inventario del Proyecto, de acuerdo con los procedimientos de la Oficina Administrativa de FAO.
Apoyar los procesos referentes al manejo de la bodega: Control de entrada y salida de insumos, clasificación, organización, vigilancia y toma de inventario físico de acuerdo a los procedimientos establecidos.
Apoyar el alistamiento, despacho, envío y distribución de los insumos a las distintas comunidades beneficiarias de los proyectos en ejecución.
Elaborar y hacer seguimiento a los convenios de transporte, correo, gasolina y papelería, arriendos, entre otros.
Elaborar las reservas aéreas, solicitudes de autorización y arreglos de viaje.
Gestionar la recepción y envío de los suministros y equipos de los proyectos.
Las demás funciones relacionadas con los proyectos FAO en la Zona, requeridas por el Coordinador Nacional o la Jefe de la Zona Norte.
COMPETENCIAS REQUERIDAS
Calificaciones Académicas
Técnico o tecnólogo en administración de empresas, economía o áreas relacionadas.
Con conocimientos en procesos administrativos de proyectos.
Con habilidades de expresión oral y escrita, experiencia en elaboración de informes o reportes para terceros.
Conocimientos profundos en Office (Word, Excel, Power Point).
Deseable manejo del idioma inglés.
Competencias Técnicas y Experiencia requerida
Experiencia mínima de dos años en labores administrativas.
Persona organizada, proactiva, con excelentes relaciones interpersonales, y facilidad para trabajar en equipo.
Auxiliar Administrativo(a)- Putumayo
Fecha límite aplicación: Agosto 7/2014
Recepción de Documentos: Formato FAO PHF, diligenciado en su totalidad, firmado, con foto reciente, y carta de aplicación, al correo electrónico convocatorias@fao.org.co con el nombre de la convocatoria en el Asunto.
Nota Importante: Sólo serán analizadas las Hojas de Vida (formato FAO PHF firmado y con foto reciente) que cumplan con todos los requisitos solicitados, y que sean enviadas en la fecha indicada, con el nombre de la convocatoria en el asunto del correo electrónico. Así mismo, contactaremos únicamente los candidatos preseleccionados.