El Decreto 2893 de 2011, consagra dentro de los objetivos y funciones del Ministerio del Interior, el de (i) Liderar en el marco de su competencia, la formulación, seguimiento y evaluación de los componentes de la política nacional integral de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario. (ii) Contribuir en la implementación del Sistema Nacional de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario, en el nivel nacional y territorial. (iii) Establecer los lineamientos generales para el diseño e implementación de mecanismos de prevención y protección dirigidos a las personas que se encuentren en situación de riesgo extraordinario o extremo contra su vida, integridad, libertad y seguridad, por causas relacionadas con la violencia política o ideológica, o con el conflicto armado interno. (iv) Asesorar técnicamente a las entidades territoriales en la formulación de políticas de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario y en la incorporación de un enfoque de derechos en los diferentes instrumentos de planeación y sus estrategias de implementación en el ámbito municipal y departamental. Igualmente, al programa de protección para víctimas y testigos en el marco de la ley 975 de 2005 y su desarrollo normativo. (v) Desarrollar, en coordinación con las entidades competentes acciones tendientes a la consolidación de una cultura de Derechos Humanos. (vi) Proponer, discutir y hacer seguimiento a los proyectos de ley o de acto legislativo, así como efectuar el análisis normativo y jurisprudencial en las materias de su competencia. (vii) Adelantar los estudios y las investigaciones en Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario que contribuyan al diagnóstico y la elaboración de propuestas tendientes a garantizar la vigencia de los mismos.
En este marco y teniendo en consideración las Bases del Plan Nacional de Desarrollo prosperidad para todos 2010-2014 en su capítulo específico de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario, se definen los criterios generales que orientan la acción de las entidades o dependencias con competencia en la materia, que inciden en que el Grupo de Diseño, Seguimiento, Evaluación de Política Pública y Normas se enfoque en la Formulación de la Política pública Integral de Derechos Humanos y su seguimiento, en el impulso del Sistema Nacional de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario, en la elaboración de lineamientos generales en materia de prevención y protección dirigidos a personas y comunidades que se encuentren en situación de riesgo inminente y en el impulso
de la agenda legislativa en la materia.
Mediante convenio de cooperación técnica y financiara No. 246 suscrito entre el Ministerio del Interior y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo- PNUD, el 31 de agosto de 2012, se acordó aunar esfuerzos entre las partes, mediante la contribución de fondos, para desarrollar una estrategia en materia de Derecho Internacional Humanitario, así como implementar y ejecutar acciones que mejoren los mecanismos y las políticas de derechos humanos a nivel nacional y territorial.
Para que el proceso de asistencia técnica y operativa en el marco de la complementariedad ofrecida por el PNUD, sea permanente y produzca mejores resultados, deben establecerse una serie de lineamientos y procedimientos que garanticen la efectiva implementación del Plan de Acción formulado por la Dirección de Derechos Humanos del Ministerio del Interior.
Bajo la directa supervisión de la Asociada del área de Paz, Desarrollo & Reconciliación del PNUD, el/la Asistente Administrativo y Financiero, dará seguimiento presupuestal y apoyará las labores de ejecución del mismo dando cumplimiento a las normas tanto del PNUD como del Ministerio del Interior. El/la asistente trabajará estrechamente con el equipo de la Dirección de Derechos Humanos del Ministerio del Interior, en particular con la persona responsable del manejo administrativo y financiero asignada por la Dirección de Derechos Humanos del Ministerio del Interior del Convenio M-246 de 2012, el/la oficial de programa, el/la responsable asesor/a de PME, los equipos territoriales y funcionarios del PNUD.
Duties and Responsibilities
El/la Asistente Administrativo y Financiero del Convenio M-246 de 2012 entre el Ministerio del Interior y el PNUD desempeñará las siguientes funciones principales dando estricto cumplimiento a las normas y procedimientos PNUD y Ministerio del Interior:
Apoyo administrativo a la gestión del Convenio M-246 de 2012 entre el Ministerio del Interior y el PNUD
Seguimiento financiero al Convenio Ministerio del Interior PNUD
Apoyo operativo al funcionamiento del Convenio Ministerio del Interior PNUD.
Facilita la generación e intercambio de conocimientos.
1. Proporciona un apoyo administrativo eficaz a la gestión del Convenio Ministerio del Interior PNUD enfocándose en el logro de los siguientes resultados, dando estricto cumplimiento a las normas y procedimientos del PNUD y de la Direccion de Derechos Humanos del Ministerio del Interior:
Asiste a la Coordinación del Convenio en el desarrollo de las actividades administrativas relativas a sus responsabilidades, garantizando la gestión y ejecución eficiente y efectiva de los programas. Esto incluye organización de misiones, eventos y reuniones, manejo de agendas de trabajo, elaboración de material de apoyo, documentos y presentaciones, entre otros, según sea requerido.
Orienta administrativa y procedimentalmente al equipo del Ministerio del Interior en la implementación.
Como Punto Focal, revisa, gestiona y tramita solicitudes de los programas: pagos, contratos,compras, licitaciones, reversos contables, solicitudes de viaje, entre otros.
Diligencia los formatos de autorización de pago (FACE), y vela por el cumplimiento de los requisitos de las mismas en la documentación soporte, así como, los requerimientos para solicitudes de autorización de viaje, compras locales, acuerdos de subsidio, contrataciones y en general de los proceso de adquisiciones, entre otros, que se deriven de la implementación del programa.
En Atlas, prepara los PO-vouchers y Non-PO-Vouchers, crea las requisiciones para el desarrollo del programa y registra los recibidos a satisfacción de bienes y servicios, relacionados con la implementación de actividades programáticas así como operacionales.
Sube al DMS los recibos a satisfacción de los bienes y/o servicios de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.
Realiza acciones correctivas oportunas a vouchers no posteados, incluyendo los vouchers en error, match exceptions, y aprobación de vouchers.
Apoya la gestión de autorización de misiones oficiales, y vela por el cumplimiento de los requisitos establecidos en el proceso hasta el reembolso de viáticos.
Apoya y orienta la correcta programación, manejo y legalización de los recursos de anticipos para eventos - Project Cash on Hand (PCH).
Realiza seguimiento administrativo y financiero (vigencia y pagos) a los contratos, órdenes de servicio y/o compra, Acuerdos de subsidio/Grants, reembolso de viáticos, etc. que se implementan en el o los programas asignados, y efectúa las alertas y gestiones necesarias para que las actividades no se vean afectadas.
Prepara insumos para las solicitudes de renovación de Autorizaciones de Implementación Directa (DIM)
Apoya al equipo de DDHH del Convenio Ministerio del Interior PNUD para la preparación de la información para auditorias y evaluaciones, y posterior aplicación del plan de mejoramiento resultante de las recomendaciones
Apoya el seguimiento de fechas y plazos de acuerdos y reportes a entidades de control Y Ministerio del Interior.
Participa en la elaboración de Planes de Adquisiciones.
Gestiona el archivo documental del Convenio Ministerio del Interior PNUD, garantizando el cumplimiento de las normas de conservación y retención de documentación del PNUD
Apoya la elaboración de informes financieros sobre la ejecución del Convenio No. M246
2. En coordinación con el área administrativa del PNUD y de Presupuesto del Ministerio del Interior, dará seguimiento financiero al Convenio M-246 entre el Ministerio del Interior y el PNUD, centrándose en el logro de los siguientes resultados, dando estricto cumplimiento a las normas y procedimientos del PNUD y del Ministerio:
Apoya la preparación de las revisiones presupuestales, a través de la elaboración de informes que le sean solicitados.
Efectúa seguimiento permanente de ejecución y disponibilidad en caja de los recursos del Ministerio del Interior y vigencias, así como seguimiento a los presupuestos de responsabilidad del Ministerio del Interior.
Apoya al equipo temático en la elaboración del presupuesto anual, seguimiento al mismo y gestión de ajustes, incluyendo reversos, que garanticen un buen manejo del presupuesto.
Apoya la elaboración de informes periódicos de monitoreo financiero y de los informes sustantivos en
concordancia con los lineamientos de la Unidad de Planeación, Monitoreo y Evaluación del Área y la Unidad de Planeación Estratégica del PNUD y del Ministerio del Interior.
Apoya la realización de informes financieros del convenio.
Realiza el registro y control contable y financiero de cada una de las actividades realizadas en los programas, de conformidad con el manual POPP y en general las normas del PNUD.
Asegura que los informes contables y financieros y demás documentación presentados por los socios implementadores, ejecutores o partes responsables, cumplen con las normas administrativas y financieras del PNUD.
Verifica que los valores facturados correspondan a las condiciones inicialmente pactadas en la OS, contrato, términos de referencia, especificaciones técnicas inicialmente, etc. previo al visto bueno del Responsable.
Mantiene actualizado el sistema de control interno de gastos y compromisos (Herramienta de monitoreo y seguimiento), con información completa.
Apoya la realización de conciliaciones mensuales, trimestrales y anuales de gastos y compromisos, haciendo seguimiento y verificación del plan de adquisiciones Vs. la Herramienta de monitoreo y seguimiento de PNUD y de la dirección de Derechos Humanos.
Apoya la depuración mensual de los compromisos registrados en Atlas
Realiza oportunas medidas correctivas de vouchers en error o rechazados, incluyendo los que tienen verificación de errores en el presupuesto, excepciones o no autorizados
En coordinación con el área administrativa del PNUD y de Presupuesto del Ministerio del Interior, ofrece apoyo operativo al funcionamiento del Convenio M-246 entre el Ministerio del Interior y el PNUD, enfocándose en el logro de los siguientes resultados, dando estricto cumplimiento a las normas y procedimientos del PNUD:
Apoya los procesos de contratación de personal.
Apoya la preparación del presupuesto anual de funcionamiento y respectivo Plan de adquisiciones.
Apoya el seguimiento administrativo y financiero (vigencia y pagos) a los contratos, órdenes de servicio y/o compra, etc. relacionados con el Convenio Ministerio del Interior PNUD
Facilita la generación e intercambio de conocimientos y mejores prácticas al Convenio M-246 entre el Ministerio del Interior y el PNUD, centrándose en el logro de los siguientes resultados
Fortalece las capacidades del personal de la dirección de derechos humanos del Ministerio del Interior, orientado a mejorar: la gestión de los recursos y la presentación de informes de ejecución. Esto incluye acompañamiento y capacitación en la implementación de procesos y mejores practicas
Acompaña y capacita a las organizaciones sociales e instituciones que suscriban contratos, convenios o acuerdos de subsidio, sobre las normas y procedimientos técnicos y administrativos que los rigen, orientados a mejorar la gestión de los recursos y la presentación de informes de ejecución técnica y financiera.
Impacto de Resultados
Los principales resultados impactan en la implementación del Convenio entre el Ministerio del Interior y el PNUD, en particular en la implementación, gestión y rendición de cuentas en el marco del Programa de Protección y Promoción de los DDHH y el DIH en Colombia, así como el fortalecimiento de capacidades de los actores estratégicos aliados tanto a nivel institucional como de sociedad civil. El Asistente Administrativo Financiero promueve en el área un enfoque orientado al cliente basado en resultados de calidad
Application Deadline : 24-Jun-2014
Additional Category Crisis Prevention and Recovery
Type of Contract : Service Contract
Post Level : SB-3
Languages Required : Spanish
Starting Date : (date when the selected candidate is expected to start) 15-Jul-2014
Duration of Initial Contract : 6 meses renovable
Expected Duration of Assignment : 6 meses renovable
Competencias Corporativas:
Demuestra compromiso con la misión, la visión y los valores de Naciones Unidas
Muestra sensibilidad y adaptabilidad para trabajar con enfoque diferencial
Capacidad de establecer y mantener buenas relaciones de trabajo con personas en distintos niveles de diferentes culturas
Habilidad para trabajar en equipo y colaboración en su área de responsabilidades
Buen entendimiento de las modalidades de programación del PNUD
Competencias Funcionales:
Gestión del Conocimiento y Aprendizaje
Demuestra interés en continuar su aprendizaje profesional y en aplicar nuevas habilidades y mejores practicas identificadas dentro y fuera del PNUD
Promueve la gestión del conocimiento en el PNUD y un ambiente de aprendizaje en la oficina a través de liderazgo y ejemplo personal
Liderazgo y Auto Gestión
Se centra en los resultados y responde positivamente a la retroalimentación
Demuestra una actitud positiva y constructiva
Capacidad de adaptación y de trabajo bajo condiciones de presión y riesgos
Demuestra apertura al cambio y capacidad para manejar situaciones complejas
Demuestra habilidades efectivas de comunicación oral y escrita
Fija metas y estándares claros, y ejecuta sus responsabilidades acorde con esto
Orientación a Resultado y Eficacia Operacional
Capacidad para organizar bien el tiempo y realizar varias tareas de manera sistemática
Demuestra capacidad para realizar una variedad de tareas especializadas relacionadas con la gestión de los resultados, incluido el apoyo a la planeación y ejecución de los programas,
Habilidad en la gestión de datos y presentación de informes
Capacidad de gestión financiera y manejo de presupuestos
Utiliza las tecnologías de información efectivamente como herramienta y recurso, en particular Excel
Educación
Profesional acreditado en áreas afines a las ciencias administrativas, contables y/o financieras. Deseable especialización en estos temas
Experiencia
Mínimo cinco (5) años de experiencia progresiva en la gestión administrativa y financiera de programas o proyectos con entidades públicas, privadas o internacionales
Experiencia progresiva en temas relacionados con administración y manejo de presupuestos y flujos de caja.
Experiencia demostrada en el uso de computadores y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc.) y conocimiento avanzado en paquetes de base de datos, así como en el manejo de sistemas administrativos basados en Internet.
Experiencia demostrable en seguimiento e implementación de presupuestos.
Experiencia en el manejo del sistema ATLAS es una ventaja
Conocimiento
Conocimiento y entendimiento del enfoque de género y el enfoque de derechos es deseable.
Conocimiento del SNU en Colombia es una ventaja
Conocimiento y manejo de herramientas informáticas
Idiomas
Manejo fluido de inglés hablado y escrito (deseable mas no es necesario).
Importante
Solo se considerarán las aplicaciones que contengan el Formato P11 firmado. Pueden encontrar el formato P11 en http://sas.undp.org/Documents/P11_Personal_history_form-es.docx
Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad
UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.
APLICAR
