TÉRMINOS DE REFERENCIA
CONSULTOR DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
I. INFORMACIÓN GENERAL – CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Unidad / Programa: Programa para Víctimas del Conflicto: Fortalecimiento Institucional CVP – IS 1082
Proyecto: Convenio VISP
Duración del Contrato: 6 meses
Lugar de Ejecución: Bogotá D.C
Honorarios: COP $2.100.000 mensuales
Cargo del supervisor de contrato (OIM y Contraparte): Especialista en Sistemas de Información CVP-IS
II. OBJETO Y ALCANCE DEL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Bajo la supervisión general del Coordinador del Programa para Víctimas del Conflicto: Fortalecimiento Institucional (CVP-IS), y bajo la supervisión directa del Especialista en Sistemas de Información CVP-IS por OIM y la Sala especial de Seguimiento de la Sentencia T025/04 de la Corte Constitucional, el Consultor será el responsable de apoyar la digitalización de los documentos generados en ese proceso.
Justificación
La Sala Especial Seguimiento T-025/04 de la Corte Constitucional, actualmente cuenta con un sistema que le permite realizar la gestión documental de su archivo físico y la digitalización de los documentos. El volumen que se gestiona es de aproximadamente 5.000 documentos con una extensión de alrededor de 450.000 folios, los cuales se centralizan en la ciudad de Bogotá, pero que influye en la toma de decisiones a nivel nacional. De este universo de documentos apenas el 10% se encuentra digitalizado requiriendo un apoyo adicional para lograr el objetivo de gestionar la totalidad de los documentos que se manejan en los diferentes expedientes.
Dada el alto volumen de documentos y folios que se necesita digitalizar, se hace 2 necesaria la intervención para apoyar con personal capacitado que realice la labor, equipos tecnológicos y capacitación.
Como consecuencia de lo antetior, los tiempos de búsqueda y acceso no son óptimos lo que genera cuellos de botella en los procesos misionales.
El enfoque propuesto involucra componentes tecnológicos, humanos y de transferencia de conocimiento lo que permitirá mejorar la calidad del proceso de documentación al contar con el universo de documentos digitalizados.
La OIM dando apoyo en el fortalecimiento institucional cuenta con las capacidades técnicas y humanas para apoyar estas labores dentro del marco de cooperación internacional, teniendo como precedente el haber participado en la primera fase.
III. ACTIVIDADES A REALIZAR EN EL MARCO DEL CONTRATO DE PRESTACIÓN
DE SERVICIOS
1. Apoyar el proceso de digitalización de los documentos generados por la sentencia T025/04 de la Corte Constitucional.
2. Recopilar, consolidar y archivar cada uno de los entregables del proyecto, de acuerdo al orden funcional definido por la Corte Constitucional.
3. Presentar durante los cinco primeros días del mes, el plan de trabajo requerido para el desarrollo de sus obligaciones.
4. No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho, informando inmediatamente a sus supervisores y demás autoridades competentes cuando se presenten tales peticiones o amenazas.
5. Garantizar estricta confidencialidad sobre la información suministrada por las distintas Entidades y Autoridades, y no divulgar ni utilizar en beneficio propio ni de terceros la información que conozca con ocasión del contrato.
6. Disponer lo necesario para que el objeto del presente contrato se cumpla a cabalidad. Hacer estricto control de calidad de su trabajo.
7. Responder y velar por la conservación de la información, documentación y equipos tecnológicos a su cargo.
8. El contratista no podrá abandonar la asesoría o ejecución del contrato de manera intempestiva, salvo en los eventos de fuerza mayor o caso fortuito, por lo tanto para la terminación anticipada del contrato deberá avisar con un mes de anticipación con el fin de realizar el correspondiente empalme y terminación de su gestión a satisfacción de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas.
9. Cumplir como contratista independiente con las obligaciones de seguridad social contenidas en el Artículo 50 de la Ley 789 de 2002.
10. Satisfacer las demás obligaciones a su cargo que se deriven de la naturaleza de este contrato y de las exigencias legales.
11. Las demás que sean asignadas por el/los supervisor/es de contrato y/o el jefe de misión de OIM.
IV. ENTREGABLES /PRODUCTOS, FECHAS DE ENTREGA Y ESPECIFICACIONES DE LOS ENTREGABLES
ACTIVIDAD
Cronograma mensual de trabajo para el desarrollo de sus obligaciones.
Apoyo en la digitalización de los documentos generados por la Sentencia T025/04 de la Corte Constitucional
Informe mensual de cumplimiento de sus actividades
Informe final, documentación de los procesos y transferencia de conocimientos realizadas.
VI. PERFIL
Técnico o estudiante de últimos semestres en ingeniería de sistemas, Administración o áreas afines con experiencia en procesos de digitalización de documentos, conocimientos en elementos computacionales para digitalización.
Experiencia
1 año en digitalización de documentos
Capacidades técnicas básicas en el uso de herramientas Ofimáticas y herramientas electrónicas de digitalización de documentos.
Experiencia en proyectos como miembro de equipo.
Competencias
Alto sentido de responsabilidad y discreción, ya que manejará información privada de las instituciones involucradas.
Habilidad y fluidez para comunicación verbal y escrita.
Habilidad en el manejo de relaciones interpersonales y capacidad para trabajar en equipo.
Habilidad para preparar informes claros y concisos de acuerdo a los requerimientos internos y de los donantes, flexibilidad, proactividad, compromiso, eficiencia, orientación a la obtención de resultados, y organización.
Capacidad para diseñar indicadores de gestión y hacer monitoreo y evaluación.
VI. OBSERVACIONES (INCLUSIÓN DE POLIZAS, ETC) - OPCIONAL
Plazo máximo para aplicar: Junio 26, 2014
Por favor aplicar únicamente a través del sistema de registro de hojas de vida.
