FUNDACIÓN SAVE THE CHILDREN COLOMBIA
CONVOCATORIA PARA LA VINCULACIÓN LABORAL DE UN OFICIAL FINANCIERO LOGISTICO DE PROYECTOS EN SAN VICENTE DEL CAGUÁN
Título del Cargo: Oficial Logístico Administrativo – Caquetá
EQUIPO/ PROGRAMA : El cargo hace parte del equipo nacional de Logística, y apoya las actividades del programa Educación en el marco del Proyecto: Protección del derecho a la educación de niños, niñas y jóvenes en situación de vulnerabilidad y afectados por el conflicto armado en el suroccidente colombiano
Ubicación: Oficina de San Vicente del Caguán, Caquetá, Colombia
Grado: 5Tipo de Contrato: Laboral
Termino definido – a 31/12/2017 con posibilidades de renovación anualmente
PROTECCIÓN INFANTIL
Nivel 2 – el titular del puesto tendrá acceso a los datos personales de niñas, niños o adolescentes como parte de su trabajo, por esta razón será un requisito la verificación policial (nivel estándar o equivalente)
PERFIL DE LA ORGANIZACIÓN
Save the Children es la organización líder en defensa de los derechos de la infancia en todo el mundo, trabajamos en más de 119 países salvando vidas, proporcionando seguridad y protección a los niños y niñas y defendiendo sus derechos. Ésta labor la desarrollamos en conjunto con nuestros socios, impulsando programas, políticas y fomentando cambios inmediatos y duraderos en sus vidas.
La Fundación Save the Children Colombia opera desde hace más de 25 años mediante proyectos de cooperación, con el fin de promover integralmente los derechos de niñas, niños y jóvenes en condiciones de vulnerabilidad. En el componente de educación, nuestro accionar se enfoca en la garantía de derechos, el fortalecimiento de la participación y en el mejoramiento del acceso, calidad, pertinencia e inclusión de la educación de los NNAJ en instituciones educativas públicas.
El proyecto Vive la Educación, financiado por la cooperación canadiense, defiende y promueve el derecho a una educación de calidad de NNAJ vulnerables y afectados por el conflicto en 24 municipios de Cauca, Nariño y Caquetá. El proyecto empezó en 2013 y seguirá hasta 2019. Save the Children busca un oficial administrativo logístico para la implementación del proyecto Vive la Educación en Caquetá.
OBJETIVO DEL PUESTO
La posición es responsable de garantizar el suministro, administración y distribución de los bienes y servicios de la oficina de terreno de Save the Children ubicada en Caquetá, en el marco de las actividades del proyecto VIVE LA EDUCACION financiado por GAC.
ALCANCE DEL PUESTO
Reporta a: En línea Directa al Coordinador Regional del proyecto Vive la Educación ubicado en Popayán y en línea punteada para efectos de logro de resultados de área al Coordinador Nacional de Logística y Administración.
Personal que reporta directamente al puesto: Ninguno.
- Directo: Ninguno
- Indirecto: Ninguno
Responsabilidad de Presupuesto: Recursos de caja menor asignados
El responsable del cago, trabaja en estrecha colaboración con los oficiales de campo en Caquetá, conductor, es el enlace entre la oficina de Caquetá y Bogotá para todos los temas relacionados con Logística, pago a proveedores, hojas de tiempo, contratos, visitas de Bogotá a la oficina de terreno y de la oficina a las distintas zonas del país.
RESPONSABILIDADES
EN PROCESOS DE COMPRAS DE BIENES Y/O SERVICIOS EN GENERAL EN LOS MUNICIPIOS FOCALIZADOS (San Vicente del Caguán, Cartagena del Chaira y Puerto Rico.)
- Recepción de requisiciones de compras del proyecto en la oficina de Caquetá.
- Gestionar los procesos y procedimiento de compras de bienes y adquisición de servicios.
- Realizar solicitudes de cotización según procedimiento y buscar nuevos proveedores.
- Garantizar que todos los artículos-servicios adquiridos representan la mejor relación calidad-precio, cumpliendo las necesidades en los plazos y tiempos de entrega.
- Elaboración de cuadro comparativo para selección de proveedores.
- Entregar información de nuevos proveedores al Coordinador Nacional de Logística y Administración hacer la solicitud de vetting a los nuevos proveedores.
- Crear información de proveedores en el sistema que corresponda
- Elaboración orden de compra (OC) en el sistema que corresponda
- Envío orden de compra al proveedor, previa aprobación del Budget Holder
- Asegurar el cumplimiento de los requisitos de facturas junto con los demás formatos del proceso de compras según las exigencias de las políticas internas.
- Verificar que los procesos de compras tienen la documentación completa (buen recibido, cotizaciones, actas, cuadros comparativos, facturas y/o documento equivalente, rut).
- Entregar oportunamente a finanzas los procesos de compra para autorización y pago.
- Control de suministros papelería aseo cafetería de la oficina.
- Consolidar necesidades de dotación y útiles de oficina y elaboración de requisiciones.
- Mantener registro actualizado de inventario de mobiliario, equipos e insumos de oficina y materiales para talleres en el TIM y otros sistemas relacionados
- Apoyar aspectos de RRHH de la Oficina de Popayán con la Oficina de Bogotá de manera permanente
- Apoyar la elaboración de Planes de Compra cuando se requiera
- Gestionar previa solicitud y aprobación reserva en hoteles y contratación de servicio de transporte de personas.
- Gestionar previa solicitud y aprobación la entrega de material para actividades.
- Gestiona previa solicitud y aprobación la entrega de alimentación para actividades.
Correspondencia y archivo
- Recibir y entregar la correspondencia de la oficina.
- Organizar los envíos de correspondencia semanal de la oficina de San Vicente a Bogotá.
- Asegurar el archivo adecuado de toda la información de la oficina de Save the Children en San Vicente.
Servicios para la oficina
- Es responsable de la administración y funcionamiento adecuado de la oficina de SAVE en San Vicente del Caguán
- Asegurar el seguimiento al vencimiento de servicios públicos y otros que se requieran para el normal funcionamiento, y coordinar el pago con la Oficina en Bogotá o desde San Vicente según sea el caso.
- Asegurar la adecuada presentación de la oficina y permanente disposición de útiles, elementos de cafetería y recursos en general para la operación en San Vicente.
- Asegurar el uso razonable de inventarios de aseo y útiles de oficina.
EN RELACION TRAMITES DE VIAJE
- Apoya los procesos de identificación de proveedores para activación de acuerdos estratégicos.
- Realizar las reservas de tiquetes aéreos y transportes terrestres, a partir de solicitudes específicas de los miembros de trabajo de la Oficina de San Vicente y con previa aprobación del Coordinador Nacional de Educación.
- Confirmar reservas previa revisión y confirmación del itinerario por parte de los solicitantes.
- Realizar cambios y ajustes de vuelos según solicitudes y respectivas aprobaciones
- Asegura el cumplimiento de la política de viajes
- Verifica el contenido de las rendiciones, asegurándose de que la información está completa y debidamente codificada, y que los soportes cumplen con la normatividad colombiana y son acordes a la aprobación de anticipo.
- Enviar las rendiciones oportunamente a la oficina en Bogotá para registro contable.
- Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales de las facturas relacionadas con los gastos del proyecto
- Apoyar los procesos de planificación de los gastos de la oficina siempre que se requiera
- Enviar semanalmente toda la información requerida para desembolsos en Bogotá
- Asegurar que todos los procesos desarrollados en las zonas de influencia del proyecto cumplen con los esquemas de delegación de la Organización.
CAJA MENOR
- Mantener los recursos de caja menor salvaguardados de terceros y soportes de gastos pagados organizados.
- Hacer los pagos de oficina autorizados, tomando en cuenta la normatividad sobre facturación y tributaria colombiana.
- Verificar codificación del gasto y registrar en el comprobante de caja menor
- Solicitar reembolso de caja menor, según los procedimientos acordados.
- Asegurar que la caja menor es usada solo para los propósitos establecidos.
RECURSOS HUMANOS
- Recolección y envío de hojas de tiempo de equipo en Caquetá
- Mantener organizado el archivo de hojas de tiempo
- Apoyar aspectos de personal de la Oficina de San Vicente y enviarlos Bogotá para su trámite correspondiente en RRHH. (notificación incapacidades, ausentismos, emergencias)
- Reporte de casos de fraude e incidentes de protección a los puntos focales y según las políticas.
HABILIDADES Y CONDUCTAS (Nuestros valores en práctica)
Rendición de cuentas:
- Capacidad de Análisis, organización y síntesis de información.
- Capacidad por sí mismo tomar decisiones, gestionar eficientemente los recursos, alcanzando y siendo ejemplo de los valores de Save the Children.
Exigencia:
- Asume la responsabilidad para su propio desarrollo personal y el de su equipo de trabajo
- Presenta resultados medibles de alta calidad
Colaboración:
- Accesible, buen escucha, fácil de hablar, construye y mantiene relaciones efectivas con los colegas, los miembros, asociados externos y simpatizantes.
- Apertura para trabajar con diversidad de cultura, valores y diferentes perspectivas de personas.
Creatividad:
- Desarrolla y fomenta soluciones nuevas e innovadoras.
Integridad:
- Honesto, fomenta la apertura y la transparencia. Construye y genera confianza.
REQUISITOS PARA APLICAR AL CARGO
FORMACIÓN
Profesional o tecnólogo en áreas de finanzas, Contaduría, Administración o Afines
EXPERIENCIA Y CUALIDADES
- Mínimo tres años de experiencia en cargos similares, de preferencia en Organizaciones No Gubernamentales o Entidades de Cooperación Internacional.
- Buenas habilidades de comunicación.
- Manejo de procedimientos, leyes y normas colombianas relacionadas con el área.
- Manejo de tablas dinámicas/bases de datos
- Buenos conocimientos en programas de computación, particularmente en programas básicos de Office y Outlook.
- Capacidad para trabajar bajo presión y facilidad para establecer prioridades y cumplir con plazos establecidos.
- Iniciativa para proponer nuevas ideas, pensamiento creativo y análisis.
- Buen criterio y capacidad para priorizar eficazmente múltiples tareas en un entorno de cambio constante.
- Capacidad comprobada para poder trabajar en equipo, po multi-cultural, multi-disciplinario e interinstitucional.
- Disciplina en el cumplimiento de labores exclusivas para éste cargo.
- Políticamente y culturalmente sensible, con cualidades de paciencia, tacto y diplomacia
- Alto nivel de compromiso con valores de Save the Children
Responsabilidades adicionales al puesto
Eventualmente apoyo en atención a emergencias.
Igualdad de Oportunidades
El titular del puesto debe realizar sus tareas considerando y respetando la Política de Diversidad e Igualdad de Oportunidades de SCI.
Salud y Seguridad
El titular del puesto debe realizar sus tareas considerando y respetando la Política de Salud y Seguridad.
Se recibirán propuestas hasta el 15 de enero de 2017, y podrán enviarse al correo electrónicoseleccion.colombia@savethechildren.org, indicando en el asunto del correo el nombre de la convocatoria “Oficial Logístico Administrativo” La asignación salarial para el cargo es de $2.200.000 con prestaciones de ley colombianas.
Importante tener en cuenta: Solo serán tenidas en cuenta las hojas de vida de aquellos quienes residan en el Departamento del Caquetá.
