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Profesional y/o Universitario, del área de Administración, Economía, Finanzas, Contabilidad y/o carreras afines. FAO - COLOMBIA

ORGANIZACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS PARA LA AGRICULTURA Y LA ALIMENTACIÓN

Asistente Administrativo y Financiero
Fecha límite aplicación: Junio 3/2015

Recepción de Documentos: 
Formato FAO PHF, diligenciado en su totalidad, firmado, con foto reciente, y carta de aplicación, al correo electrónico convocatorias@fao.org.co con el nombre de la convocatoria en el Asunto.

Nota Importante: 
Sólo serán analizadas las Hojas de Vida (formato FAO PHF firmado y con foto reciente) que cumplan con todos los requisitos solicitados, y que sean enviadas en la fecha indicada, con el nombre de la convocatoria en el asunto del correo electrónico. Así mismo, contactaremos únicamente los candidatos preseleccionados.

Términos de Referencia para NPP /PSA.NAT 
Nombre: Asistente Administrativo y Financiero
Título del puesto: Asistente Administrativo y Financiero
División/Departamento: Área de Gestión de Riesgos y Rehabilitación Agropecuaria
Número de programa o proyecto: FAO/CO
Lugar: BOGOTÁ
Fecha prevista de inicio de la misión: Inmediata Duración: 2 meses, periodo de prueba
Responsable ante: Nombre: TERESITA GÓNGORA MUÑOZ Cargo:
Coordinados Nacional – Área de Gestión de Riesgos y Rehabilitación Agropecuaria

DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA(S) TAREA(S) Y OBJETIVOS QUE DEBEN ALCANZARSE
Bajo la supervisión general del Representante de la FAO en Colombia, el Coordinador Subregional de Emergencias, la supervisión directa del Coordinador de Gestión del Riesgo y Rehabilitación, y en coordinación estrecha con el Área Administrativa de la Representación, el(la) Asistente Administrativo(a) deberá:
 Llevar un control detallado de la ejecución presupuestal de los proyectos, actualizando permanentemente los compromisos y pagos en trámite; teniendo en cuenta los planes operativos, en estrecha coordinación con los auxiliares administrativos de terreno y el Coordinador Nacional.
 Mantener actualizados los presupuestos de acuerdo a la fluctuación de las tasas de cambio según cada proyecto y alertar en caso de que sea necesario el ajuste de los mismos.
 Revisar y llevar el control de los registros presupuestales del área, de acuerdo con las aplicaciones disponibles como: Data Ware House – Oracle; FPMIS y GRMS y hacer seguimiento a la correcta implementación del presupuesto.
 Apoyar la elaboración de informes financieros
 Revisar y tramitar solicitudes de pago a favor de consultores, proveedores etc y su respectivo seguimiento y verificación de incorporación en la ejecución presupuestal
 Mantener actualizada la información relacionada con los gastos de funcionamiento y de operación de las oficinas de terreno
 Realizar solicitudes y legalizaciones de anticipos entregados a los consultores para eventos, talleres, capacitaciones, viajes y gastos de funcionamiento de las oficinas de terreno etc.
 Hacer muestreos frecuentes para controlar la veracidad de los datos y enviar reporte de los hallazgos.
 Capacitar al personal de los de los proyectos del área, sobre el uso de los fondos de acuerdo a los procedimientos de FAO.
 Hacer seguimiento a los convenios de transporte, correo, gasolina y papelería en terreno.
 Revisar las solicitudes de viaje nacionales (T. A), y los arreglos de viaje respectivos de los consultores del Área.
 Revisión de los planes de viaje frente a los planes operativos y seguimiento a su aprobación, seguimiento a la movilidad en terreno y elaboración de securities, administración de los presupuestos aprobados para tal fin y seguimiento a la legalización de viajes.
 Asesorar y orientar al equipo administrativo en los territorios en las diferentes actividades y requerimientos administrativos y financieros
 Actualizar los archivos generales de ls proyectos del área y realizar seguimiento a la correcta gestión de la información por parte de las oficinas de terreno.
 Apoyar el área de recursos humanos de la Representación en todos los trámites de personal del Area de Gestión de RiesgosAplicar los procedimientos administrativos y operativos según la normatividad de la FAO y las normas y reglamentos del Sistema de Naciones Unidas.
 Las demás solicitadas por el supervisor inmediato relacionadas con el objeto del contrato.

INDICADORES DEL RENDIMIENTO PRINCIPALES
Productos esperados: Fecha de terminación establecida:
 Mantener actualizada la información, matrices de seguimiento y archivos relacionados con sus actividades.
 Cumplir con los procedimientos, de acuerdo a la normatividad de la FAO. 

COMPETENCIAS Y PERFIL REQUERIDO
Profesional y/o Universitario, del área de Administración, Economía, Finanzas, Contabilidad y/o carreras afines, con experiencia en aspectos administrativos mínimo cuatro (4) años, con conocimientos en herramientas ofimáticas, preferiblemente con conocimientos de procesos administrativos con Agencias de UN.
 Experiencia en manejo de sistemas de información y gestión contable.
 Con habilidades de expresión oral y escrita, experiencia en elaboración de informes o reportes para terceros.
 Alta tolerancia al trabajo bajo presión y con plazos urgentes.
 Conocimientos avanzados en Office (Word, Excel, Power Point).
 Persona altamente organizada, proactiva, con excelentes relaciones interpersonales, y facilidad para trabajar en equipo.
 Deseable manejo del idioma inglés.
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