Asistente administrativa - Movilizaciones
Plazo máximo para aplicar: 24 de Abril de 2015
No de la convocatoria: CO-CT-1224/15
Se requiere contratar (1 técnico o tecnólogo, o estudiante de carreras administrativas relacionadas con aerolíneas o servicios de turismo. Mínimo 1 año de experiencia en cargos similares. Indispensable en sistema AMADEUS.
Si desea aplicar:
Enviar hoja de vida solo en formato OIM (Ver Adjunto); a la siguiente dirección de correo: iombogvacantes@iom.int, indicando en el asunto del correo, el nombre de la convocatoria CO-CT-1224/15 Asistente Administrativo
DESCRIPTIVO DE FUNCIONES
I. INFORMACIÓN SOBRE EL PUESTO
Título del puesto ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Administrative Assistant)
Grado del puesto G2
Lugar de destino Bogotá
Bajo supervisión directa de Coordinador de Operaciones y Movilizaciones
Bajo supervisión general de Oficial de MMS
Responsabilidades directivas (de gestión) NO
Personal bajo su supervisión directa NO
Tiempo de ejecución: 6 meses (Licencia de maternidad)
II. CONTEXTO Y ALCANCE INSTITUCIONAL
Bajo la supervisión directa del Coordinador de Operaciones y Movilizaciones, y bajo la supervisión general del Oficial de MMS, las tareas a ser realizadas en virtud del presente contrato, deberán ser ejecutadas bajo la orientación y supervisión de estas dos figuras, y su función general será la de Asistente Administrativo de la Unidad de Operaciones de OIM en Bogotá.
III. RESPONSABILIDADES Y RENDICIÓN DE CUENTAS
El/La funcionario/a tendrá bajo su cargo las siguientes responsabilidades:
1. Atención personal y telefónica de los beneficiarios: solicitud de reservas y confirmación de reservas ya elaboradas, uso adecuado y responsable del sistema AMADEUS, verificación diaria de Queus, verificación diaria de la tasa IATA, elaborar liquidaciones, solicitar boletos a las aerolíneas, enlace en procesos relacionados con el área contable, orientación general para el viaje, entrega de tiquetes, (documentación requerida, recomendaciones generales, equipaje permitido, etc.).
2. Elaboración de liquidaciones, cálculo final de service fee y compromisos con aerolíneas locales y globales.
3. Entrega de consignaciones al área contable (seguimiento estricto a posibles reembolsos, pagos de facturas, solicitudes de cheque y entrega de los mismos).
4. Seguimiento en conjunto con el área contable de casos especiales y/o que requieran acciones adicionales desde el punto operacional y/o programático.
5. Importación de los casos desde el sistema MiMOSA al sistema i-Gator, verificación final de información, asignación de TORs y POs para control contable.
6. Respuesta oportuna a los correos electrónicos recibidos por parte de nuestros clientes del programa de Apoyo a Estudiantes y Becarios.
7. Mantener stock de formularios y folletos informativos.
8. Proveer información adecuada a agencias estudiantiles o universidades sobre nuestros programas y carácter misional.
9. Seguimiento cuidadoso a procesos de reembolso por tiquetes no utilizados en alguno de sus trayectos, y cambios oportunos de los status en los sistemas de registro.
10. Comunicación constante con la oficina de OIM en Caracas para seguimiento a casos especiales o que requieran asistencia dedicada por parte de OIM Bogotá
11. Ingreso de solicitudes de compra, registró en intranet y seguimiento a procesos de autorización relacionados.
12. Todas las demás tareas inherentes al cargo que le sean asignadas por el Coordinador de Operaciones y Movilizaciones y/o del Oficial de MMS.
IV. COMPETENCIAS
Excelente atención al público, trabajo organizado, sentido de responsabilidad, facilidad de interacción en equipo, persona proactiva y con habilidad de atender eficientemente situaciones inusitadas o que deban priorizarse.
V. ESTUDIOS Y EXPERIENCIA
· Formación: Bachiller, preferiblemente técnico o tecnólogo, o estudiante de carreras administrativas relacionadas con aerolíneas o servicios de turismo.
· Experiencia: Mínimo 1 año de experiencia en cargos similares. Excelente manejo de Office (Word, Excel, Power Point), atención de público de forma telefónica y personal.
· Experiencia indispensable en sistema AMADEUS.
VI. IDIOMAS
Requeridos: Español Convenientes: Inglés – Nivel básico.
VI. INSTRUCCIONES PARA APLICAR A ESTA VACANTE:
Por favor responder únicamente a la siguiente dirección de correo iombogvacantes@iom.int,
anexando la hoja de vida solo en formato OIM que encontrará en nuestra página
http://www.oim.org.co/vacantes2.html
IMPORTANTE: Indicar en el asunto del correo, el nombre de la convocatoria: CO-CT-1224/15 ASISTENTE ADMINISTRATIVO
Por favor tener en cuenta:
· Este cargo es para cubrir licencia de maternidad por 6 meses
· Solo se consideraran las aplicaciones en formato OIM y que cumplan con el perfil exigido.
· No se considerarán aquellas aplicaciones recibidas en fecha posterior o que no especifiquen el nombre de la convocatoria.
· Esta convocatoria está abierta únicamente a ciudadanos colombianos o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en Colombia
· Una vez se cierre la convocatoria se contactarán solo a las personas seleccionadas para entrevista.
