Lugar Destino: Bogotá con viajes periódicos a Mocoa y Puerto Asís - Putumayo
Posición Categoría: Full-time: Part-time AND Regular Temporary
Tipo De Contrato: A Término Fijo
Cierre De La Convocatoria: 10 Noviembre de 2014
PROGRAM/DEPARTMENT SUMMARY:
El cargo de Asistente de Programa esta contratado para apoyar el Gerente y el Programa financiado por el Buro de Poblacion, Refugiados y Migraciones “Para abordar las brechas de necesidades de asistencia de familias desplazadas para resiliencia y mejorar la capacidad de respuesta del gobierno Colombiano al nivel local y nacional” entre el 27 septiembre, 2014 – 26 septiembre, 2015 en 5 municipios del Putumayo (Mocoa, Puerto Asis, Valle de Guamuez, San Miguel, Puerto Leguizamo). El programa tiene cuatro Objetivos principales:
1) Empoderar a las instituciones para las Víctimas del Conflicto del gobierno municipal y regional para dirigir operaciones de asistencia inmediata y de emergencia para 400 hogares víctimas del conflicto alimenticios, no alimenticios, y albergue para llenar los vacíos críticos; 2) Fortalecer las sostenibilidad de la implementación operativa de los gobiernos locales y regionales en cuanto a la Ley 1448 de con la participación de las víctimas del conflicto (Comités de Justicia Transicional y Mesas de Victimas);
3) Fortalecer la capacidad de 5 gobiernos locales y regionales en cuanto a la Violencia Basada en Género y asistencia psicosocial para la resilencia de las víctimas del conflicto;
4) Fortalecer la capacidad de 5 gobiernos locales y regionales, el sector privado, y las víctimas en cuanto una inclusión económica que promueva la resilencia y la autosuficiencia.
GENERAL POSITION SUMMARY:
El cargo de Asistente de Programa ejerce un papel clave de apoyo logistico y operativo para el equipo y para las actividades del programa BPRM. El cargo se desempeña principalmente desde la oficina de Mercy Corps nacional en Bogotá. El/la Asistente es supervisado/a por el Gerente del Programa. Sus actividades y funciones estan enfocadas
en apoyo administrativa / operativa, logistica, manejo y sistematizacion de información y bases de datos y archivos, sistematizacion de experiencias y productos de comunicaciones basicas.
ESSENTIAL JOB FUNCTIONS:
I. Apoyo Logistico y Administrativo
En forma organizada, autonoma y rigurosa:
1. Brindar asistencia para inciar, preparar, procesar y cerrar procesos de cotización, elaboración de solicitudes de compras y servicios incluyendo diligenciar formatos, términos de referencia, planes de distribución.
2. Llevar a cabo procesos de solicitud de avances operativos, tiquetes aereos y elaborar informes / legalizaciones de gastos, según la necesidad.
3. Elaborar y mantener actualizadas matrices y tablas de seguimiento a procesos de contratación de compras y servicios, bases de datos de contactos clave.
4. Coordinar, comunicar, priorizar y realizar tareas en forma efectiva y rápida entre el Gerente, areas de Finanzas,Operaciones y miembros del equipo de terreno en el Putumayo.
5. Realizar viajes al Putumayo periódicos con el Gerente para apoyar actividades del programa.
II. Manejo de Información y Gestión de Conocimiento (MIGC)
1. Apoyar el Gerente, en coordinación con el Técnico de Monitoreo y Evaluación del programa y la Coordinadora de Monitoreo y Evaluación con actividades y productos del proyecto relacionados al Monitoreo y Evaluación y MIGC.
2. Mantener al dia y organizados los archivos digitales y fisicos según las lineamentos y políticas de Mercy Corps de retención de archivos y del donante.
3. Apoyar con la sistematización de información y elaborar actas, tomar fotos, video durante reuniones clave de planeación y gestión en forma sucinto y claro y asegurar que los interesados reciben copias.
POSITION DESCRIPTION
4. Revisar y editar documentos y productos según necesidad.
5. Revisar paginas de internet, medios sociales para información, eventos y convocatorias de interes y reportarlos periodicamente al Gerente.
6. Realizar procesos de investigación y consolidación de información sobre temas relacionados al Programa (ej. asistencia integral a victimas desplazadas y vulnerables, fortalecimiento institucional, generación de ingresos, transición y construcción de paz).
SUPERVISORY RESPONSIBILITY:
Ninguno
ACCOUNTABILITY
REPORTS DIRECTLY TO:Gerente de Medios De Vida y Conflicto.
WORKS DIRECTLY WITH:Gerente de Medios De Vida y Conflicto
KNOWLEDGE AND EXPERIENCE
I. Formación y Experiencia Requerida:
Técnico o recién egresado en Administración de empresas, economía, contabilidad, sistemas, ciencias sociales
Experiencia laboral mayor de 2 años de las competencias requeridas preferiblemente con programas humanitarios y la cooperación internacional.
Experiencia exitosa respondiendo los requerimientos logísticos y operativos de oficinas de terreno y programas en forma ágil, proactiva y autónomo.
Formación y experiencia con asistencia administrativa y financiera, manejo de información, sistemas de archivos físicos y medio magnético.
Amplio dominio en sistemas y programas de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) y experiencia en construcción de informes estadísticos.
SUCCESS FACTORS
I. Aptitudes Requeridas:
Habilidad para el trabajo en equipo y actitud proactiva para resolver problemas agilmente.
Facilidad para el establecimiento de relaciones interpersonales constructivas.
Excelente capacidad de planificación y organización del trabajo para cumplir con tiempos.
Trabajo bajo presion.
Flexibilidad y adaptabilidad.
Capacidad de comunicación verbal y escrito.
Vivir en terreno en las zonas del proyecto.
COMO APLICAR:
Enviar hoja de vida debidamente diligenciada en formato PDF.
Las personas que no cumplan con los requisitos específicos requeridos, por favor abstenerse de enviar su aplicación.
Se tendrán en cuenta las hojas de vida recibidas entre 04 y 10 de Noviembre de 2014
Todas las aplicaciones deben:
o Ser enviadas únicamente al correo electrónico info@co.mercycorps.org
o Indicar en el asunto del mensaje: Asistente de Programas
Nota: Sólo los candidatos preseleccionados serán contactados Mercy Corps brinda bajo el principio de la igualdad de género, oportunidades entre mujeres y hombres en todas las posiciones de la organización.
