Bajo la supervisión general del Representante de la FAO en Colombia, del Coordinador Departamental del proyecto, la supervisión directa del (la) Asistente Administrativo(a) y en estrecha colaboración con el resto del equipo, la secretaria del proyecto apoyará las labores del proyecto.
Nombre: Secretaria del proyecto
Título del puesto: Secretaria del proyecto
División/Departamento: FAO/CO
Número de programa o proyecto: UTF/COL/044/COL
Lugar: Medellín
Fecha prevista de inicio de la misión: Inmediata Duración: 3 meses prorrogables
Responsable ante: Nombre: Cargo: Representante FAO, Colombia
DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA(S) TAREA(S) Y OBJETIVOS QUE DEBEN ALCANZARSE
Bajo la supervisión general del Representante de la FAO en Colombia, del Coordinador Departamental del proyecto, la supervisión directa del (la) Asistente Administrativo(a) y en estrecha colaboración con el resto del equipo, la secretaria del proyecto apoyará las labores del proyecto de acuerdo a las siguientes responsabilidades generales:
Recibir al público, prestando una atención cortes; proporcionar la información requerida y anunciarlo en el área apropiada.
Recibir y registrar la correspondencia.
Organizar y mantener al día, el Archivo en general del proyecto.
Manejar el conmutador telefónico y coordinar la comunicación de mensajes del personal.
Realizar las reservas de hotel y hospedaje a los consultores Nacionales e Internacionales, cuando sea requerido.
Elaborar y tramitar las certificaciones laborales requeridas por los consultores.
Realizar seguimiento y control a la entrega de dotación al equipo del proyecto.
Realizar seguimiento y control a la entrega del material educativo del proyecto.
Hacer la entrega de útiles de oficina a cada uno de los funcionarios según los requerimientos de cada uno de ellos y hacer el respectivo
control y seguimiento.
Realizar seguimiento a la correspondencia recibida y enviada a la FAOR.
Revisar las legalizaciones de viaje de los consultores del proyecto y mantener actualizada la base de datos respectiva.
Gestionar las solicitudes de contratación de transporte, cuando sea requerido por el proyecto.
Manejar información sobre reuniones, eventos y actividades realizadas por el proyecto, para suministrarla cuando sea requerida.
Hacer seguimiento a los gastos mensuales por concepto de envío de correspondencia y elaborar reporte de gastos.
Mantener los registros de préstamos de equipos del proyecto y hacer las respectivas actas de entrega.
Preparar un informe mensual a la administración sobre las llamadas telefónicas nacionales e internacionales y sus destinos.
Hacer seguimiento diario a la correspondencia saliente del proyecto coordinando su entrega con la empresa de mensajería.
Elaborar los certificados laborales y de contratación cuando se requieran
Realizar las demás funciones asignadas, de acuerdo con las características del cargo y las necesidades del proyecto.
COMPETENCIAS Y PERFIL REQUERIDO
Estudios en Administración y/o Secretariado o carreras afines. Experiencia mínima demostrable de dos (2) años en cargos similares y
experiencia en organización de archivo documental.
Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.
Capacidad para planificar y gestionar tareas.
Confidencialidad y discreción.
Excelentes relaciones interpersonales.
Excelente manejo de programas MS Office (Word, Excel, Access, Power Point).
Fecha de Apertura: Jueves 11 de julio de 2013.
Fecha de Cierre: Miércoles 17 de julio de 2013.
Recepción de Documentos: Formato FAO PHF, diligenciado en su totalidad, firmado, con foto reciente, y carta de aplicación, al correo electrónico convocatorias@fao.org.co con el nombre de la convocatoria en el Asunto.
Nota Importante: Sólo serán analizadas las Hojas de Vida (formato FAO PHF firmado y con foto reciente) que cumplan con todos los requisitos solicitados, y que sean enviadas en la fecha indicada, con el nombre de la convocatoria en el asunto del correo electrónico. Así mismo, contactaremos únicamente los candidatos preseleccionados.
