Las personas interesadas en esta vacante, deben enviar el Formato P11 que encontrarán en nuestra página web (unodc.org/colombia/es/vacantes), debidamente diligenciado y firmado, en sobre cerrado, a la siguiente dirección:
Calle 102 No. 17A — 61, Edificio Rodrigo Lara Bonilla en la ciudad de Bogotá, indicando el cargo al cual están aplicando.
Las solicitudes se recibirán hasta el 19 de febrero de 2015, 5:30 p.m.
Únicamente se contactarán para el proceso de selección aquellas personas cuyas hojas de vida cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencias (ver anexo).
Esta convocatoria está abierta únicamente a ciudadanos colombianos o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en Colombia.
UNODC Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito
Edificio Rodrigo Lara Bonilla
Calle 102 No.17 A 61.
Bogotá, Colombia
Teléfono,' (571) 6467000 (571) 6556010
www.unodc.org/colombia
e-mail: fo.colombia@unodc.org
TÉRMINOS DE REFERENCIA
ASISTENTE DE MISIONES
Duración: Seis meses (prorrogable)
Sede: Bogotá, D.C.
Dedicación: Tiempo completo
Tipo de contrato: Contrato de Servicios (SC)
Remuneración: SB-2
CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN Y DEL CARGO
La Unidad de Apoyo a Operaciones ofrece servicios de apoyo financiero y administrativo de manera eficiente y transparente, aplicando las normas y procedimientos de Naciones Unidas. Realiza el registro y control del presupuesto de los proyectos de UNODC, asegura la correcta disposición de todos los bienes y equipos propiedad de todos los proyectos, coordina los procesos para el personal que va en misión y se asegura de brindar la seguridad a los mismos, brinda apoyo logístico en la realización de eventos, elabora la liquidación de viáticos y horas extras, vela por el adecuado mantenimiento de las instalaciones donde funcionan las oficinas tanto en campo, como en Bogotá y procesa los pagos a los diferentes proveedores.
Bajo la dirección de la Jefe de la Unidad de Apoyo a Operaciones, el Asistente de Misiones se encarga de apoyar la ejecución de las actividades de cotización, reserva y trámite de pagos correspondientes a las misiones y eventos realizados por los proyectos y el personal de manera eficiente y transparente y de acuerdo con las normas y procedimientos financieros y administrativos de UNODC.
FUNCIONES
1. Coordinar con los proyectos la planificación y el itinerario detallado de viajes oficiales y hacer el monitoreo requerido para asegurar el estricto cumplimiento de las actividades a realizar por cada uno de los proyectos.
2. Realizar las reservas aéreas para las misiones oficiales de cada proyecto y gestionar las reservas hoteleras cuando sea necesario, aplicando los convenios de Naciones Unidos que existen para tales efectos y en coherencia con las directrices internas aplicables.
3. Orientar al personal de cada proyecto respecto de la normatividad, los procedimientos y requerimientos para la planeación de las misiones y el pago de viáticos.
4. En coordinación con la Unidad de Adquisiciones, administrar los acuerdos comerciales a nivel nacional e internacional con hoteles y solicitar cotizaciones a proveedores y aerolíneas con el fin de lograr los mayores beneficios para UNODC en términos de eficiencia y economía, para la realización de misiones y eventos de los diferentes proyectos.
5. Solicitar en el sistema la autorización de viaje (Official Business) del personal y/o contratistas verificando que el contrato esté vigente y procesar la respectiva solicitud de seguridad (Security Clearance) para cubrirlos en misión.
6. Tramitar anticipo de los viáticos y/o de transporte del personal y/o contratistas de acuerdo con el itinerario y agenda suministrada por el proyecto, cumpliendo el procedimiento establecido.
7. Registrar las obligaciones de viaje en el sistema FOML con el fin de garantizar la disponibilidad presupuestal necesaria para la ejecución del gasto.
8. Hacer seguimiento al estado de las misiones tramitadas, con el fin de asegurar la legalización de las mismas, mediante el recibo y verificación de los documentos y soportes necesarios para la culminación del proceso.
9. Procesar los desembolsos para emitir los pagos a proveedores, al personal y a los contratistas, aplicando las normas, procesos y reglamentación del Sistema de Naciones Unidas, así como las directrices de UNODC.
10. Estar a disposición para cumplir con cualquier otra función o actividad que con fundamento en la profesión, requiera el supervisor inmediato y/o el Representante UNODC.
REQUISITOS MÍNIMOS
• Profesional graduado en Ciencias Económicas y/o Administrativas.
• Experiencia mínima de tres (3) años en organización de misiones o viajes y en apoyo administrativo, preferiblemente en organismos internacionales.
• Sólidos conocimientos en manejo administrativo, financiero y contable.
• Preferible, experiencia en el manejo de base de datos.
• Excelente manejo de Windows Office (Word, Excel y Power Point) e Internet.
• Nivel de inglés intermedio.
NORMAS DE ETICA Y RESPONSABILIDAD PROFESIONAL
Los fondos consignados a las Naciones Unidas y a UNODC para financiar programas de cooperación técnica provienen de los Estados Miembro de las Naciones Unidad y otras entidades públicas y privadas asociadas. Por ello, todas las transacciones llevadas a cabo con dichos fondos deben ser ejecutadas con base en los más altos estándares de imparcialidad, integridad, transparencia, competencia y responsabilidad personal, para asegurar la confianza pública en las Naciones Unidas.
Según el reglamento financiero 101.2 de las Naciones Unidas, todos los funcionarios tienen la obligación de cumplir con la reglamentación financiera de las Naciones Unidas y con las instrucciones administrativas correspondientes. Todo funcionario que contravenga la reglamentación financiera de las Naciones Unidas y las instrucciones administrativas correspondientes asumirá la responsabilidad personal por sus acciones y puede ser objeto de medidas disciplinarias que incluyen, pero no se limitan, a la terminación del contrato.
HABILIDADES Y COMPETENCIAS:
• Excelentes habilidades de comunicación, redacción y trabajo en equipo y en grupos multidisciplinarios y multiculturales.
• Habilidad analítica y de resolución de problemas, manteniendo la serenidad y buen manejo de las relaciones interpersonales.
• Capacidad de decisión y asumir sus consecuencias.
• Capacidad para manejar un amplio rango de actividades en forma simultánea.
• Actuar en todo momento con extrema discreción respecto de los documentos, información y materiales propios de UNODC.
• Permanente actitud y comportamiento de cordialidad, compostura, respeto y colaboración con todas las personas y organizaciones con quien interactúa UNODC.
Las competencias organizacionales de Naciones Unidas son la base sobre la cual se construye y fortalece todos los sistemas de Recursos Humanos. Toda persona que aspire a trabajar en UNODC debe contar con los siguientes elementos:
COMPETENCIAS FUNDAMENTALES
Son las habilidades, atributos y comportamientos considerados importantes para todo el personal de las Naciones Unidas, independiente de sus funciones o niveles.
• Profesionalismo
• Transparencia
• Eficiencia
HABILIDADES GENERALES
• Compromiso con las iniciativas de aprendizaje continuo y la voluntad de aprender nuevas habilidades.
• Disponibilidad para trabajar en horarios flexibles.
• Estricta confidencialidad.
• Liderazgo
• Disposición para la construcción de confianza
• Capacidad de toma de decisiones
