Fecha límite de aplicación para la vacante 15 Sep 2016 – 4pm
Protección Infantil:
Nivel 2 – el titular del puesto tendrá acceso a los datos personales de niñas, niños o adolescentes como parte de su trabajo, por esta razón será un requisito la verificación policial (nivel estándar o equivalente)
PERFIL DE LA ORGANIZACIÓN
Save the Children es la organización líder en defensa de los derechos de la infancia en todo el mundo, trabajamos en más de 120 países salvando vidas, proporcionando seguridad y protección a los niños y niñas y defendiendo sus derechos. Ésta labor la desarrollamos en conjunto con nuestros socios, impulsando programas, políticas y fomentando cambios inmediatos y duraderos en sus vidas.
La Fundación Save the Children Colombia opera desde hace más de 25 años mediante proyectos de cooperación, con el fin de promover integralmente los derechos de niñas, niños y jóvenes en condiciones de vulnerabilidad. En el componente de educación, nuestro accionar se enfoca en la garantía de derechos, el fortalecimiento de la participación y en el mejoramiento del acceso, calidad, pertinencia e inclusión de la educación de los NNAJ en instituciones educativas públicas.
El proyecto Vive la Educación, financiado por la cooperación canadiense, defiende y promueve el derecho a una educación de calidad de NNAJ vulnerables y afectados por el conflicto en 24 municipios de Cauca, Nariño y Caquetá. El proyecto empezó en 2013 y seguirá hasta 2019. Save the Children busca un oficial administrativo logístico para la implementación del proyecto Vive la Educación en Caquetá.
OBJETIVO DEL PUESTO
El/La oficial de financiero logístico es responsable de garantizar el aprovisionamiento y distribución de los bienes y servicios requeridos para el proyecto Vive la Educación, a partir de las actividades desarrolladas desde la oficina en San Vicente del Caguán, departamento de Caqueta.
ALCANCE DEL PUESTO
Reporta a: En línea Directa al Coordinador Regional del proyecto Vive la Educación, coordina su trabajo y reporta en línea técnica al Coordinador Regional del proyecto Vive la Educación y al Coordinador Nacional de Logística y Administración. Ubicado en Bogotá.
Personal que reporta directamente al puesto: Ninguno.
Directo: Ninguno
Indirecto: Ninguno
Responsabilidad de Presupuesto: Ninguna.
Dimensión del Cargo:
Trabaja en estrecha colaboración con los oficiales de campo del proyecto Vive la Educación en Caquetá. Sostiene comunicación con el Coordinador Regional, el Coordinador Nacional de Educación, el Coordinador Nacional de Logística y Administración y el Director Nacional de Programas si es necesario.
Responsabilidades
Proceso de compras de mobiliario, equipos, insumos de oficina (cafetería – aseo), y materiales para actividades.
- Recepción de requisiciones de compras del proyecto en la oficina de Caquetá.
- Gestionar los procesos y procedimiento de compras de bienes y adquisición de servicios.
- Realizar solicitudes de cotización según procedimiento y buscar nuevos proveedores.
- Garantizar que todos los artículos-servicios adquiridos representan la mejor relación calidad-precio, cumpliendo las necesidades en los plazos y tiempos de entrega.
- Elaboración de cuadro comparativo para selección de proveedores.
- Entregar información de nuevos proveedores al Coordinador Nacional de Logística y Administración para realizar la solicitud de vetting.
- Crear información de proveedores en el sistema INTEGRATED
- Elaboración orden de compra (OC) en el sistema INTEGRATED
- Envío orden de compra al proveedor, previa aprobación del Budget Holder y Coordinador Nacional de Logística y Administración.
- Asegurar el cumplimiento de los requisitos de facturas junto con los demás formatos del proceso de compras según las exigencias de las políticas internas.
- Elaboración notas de buen recibido de ITEMS comprados.
- Entregar oportunamente a finanzas los procesos de compra para autorización y pago.
- Control de suministros papelería aseo cafetería de la oficina.
- Consolidar necesidades de dotación y útiles de oficina y elaboración de requisiciones.
- Mantener registro actualizado de inventario de mobiliario, equipos e insumos de oficina y materiales para talleres.
- Apoyar aspectos de RRHH de la Oficina de Popayán con la Oficina de Bogotá de manera permanente
Logística en los tres municipios de implementación en Caquetá
Nota: los tres municipios focalizados de Vive la Educación en Caquetá son San Vicente del Caguán, Cartagena del Chaira y Puerto Rico.
- Gestionar previa solicitud y aprobación reserva en hoteles y contratación de servicio de transporte de personas.
- Gestionar previa solicitud y aprobación la entrega de material para actividades.
- Gestiona previa solicitud y aprobación la entrega de alimentación para actividades.
- Apoyar actividades logísticas en terreno de acuerdo a lo que se requiera.
Correspondencia y archivo
- Recibir y entregar la correspondencia de la oficina.
- Organizar los envíos de correspondencia semanal de la oficina de San Vicente a Bogotá.
- Asegurar el archivo adecuado de toda la información de la oficina de Save the Children en San Vicente.
Servicios para la oficina
- Es responsable de la administración y funcionamiento adecuado de la oficina de SAVE en San Vicente del Caguán
- Asegurar el seguimiento al vencimiento de servicios públicos y otros que se requieran para el normal funcionamiento, y coordinar el pago con la Oficina en Bogotá o desde San Vicente según sea el caso.
- Asegurar la adecuada presentación de la oficina y permanente disposición de útiles, elementos de cafetería y recursos en general para la operación en San Vicente.
- Asegurar el uso razonable de inventarios de aseo y útiles de oficina.
Rendiciones de gastos de viaje y otros
- Verifica que el contenido de las rendiciones, asegurándose de que la información está completa y debidamente codificada, y que los soportes cumplen con la normatividad colombiana y son acordes a la aprobación de anticipo.
- Envía observaciones a quien entrega la rendición para ajuste o entrega de soportes adicionales
- Archivar toda la documentación para consulta y soporte en la oficina
- Enviar las rendiciones oportunamente a la oficina en Bogotá para registro contable.
- Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales de las facturas relacionadas con los gastos del proyecto
- Apoyar los procesos de planificación de los gastos de la oficina siempre que se requiera
- Enviar semanalmente toda la información requerida para desembolsos en Bogotá
- Asegurar que todos los procesos desarrollados en las zonas de influencia del proyecto cumplen con los esquemas de delegación de la Organización.
Caja Menor
- Mantener los recursos de caja menor salvaguardados de terceros y soportes de gastos pagados organizados.
- Hacer los pagos de oficina autorizados, tomando en cuenta la normatividad sobre facturación y tributaria colombiana.
- Verificar codificación del gasto y registrar en el comprobante de caja menor
- Solicitar reembolso de caja menor, según los procedimientos acordados.
- Asegurar que la caja menor es usada solo para los propósitos establecidos.
Viajes
- Realizar las reservas de tiquetes aéreos y transportes terrestres, a partir de solicitudes específicas de los miembros de trabajo de la Oficina de San Vicente y con previa aprobación del Coordinador Nacional de Educación.
- Confirmar reservas previa revisión y confirmación del itinerario por parte de los solicitantes.
- Realizar cambios y ajustes de vuelos según solicitudes y respectivas aprobación.
Realizar las reservas hoteleras, de acuerdo a convenios corporativos y proveedores del banco de datos y en su defecto búsqueda de nuevos, pasando información al Coordinador Nacional de Logística y Administración para Vetting.
Hojas de tiempo (timesheet)
- Seguimiento de las hojas de tiempo de empleados y socios de los proyectos de la zona y su entrega a Bogotá
- Mantener organizado el archivo de hojas de tiempo
- Apoyar aspectos de personal de la Oficina de San Vicente y enviarlos Bogotá para su trámite correspondiente en RRHH.
HABILIDADES Y CONDUCTAS (Nuestros valores en práctica)
Rendición de cuentas:
- Capacidad de Análisis, organización y síntesis de información.
- Capacidad por sí mismo tomar decisiones, gestionar eficientemente los recursos, alcanzando y siendo ejemplo de los valores de Save the Children.
Exigencia:
- Asume la responsabilidad para su propio desarrollo personal y el de su equipo de trabajo
- Presenta resultados medibles de alta calidad
Colaboración:
- Accesible, buen escucha, fácil de hablar, construye y mantiene relaciones efectivas con los colegas, los miembros, asociados externos y simpatizantes.
- Apertura para trabajar con diversidad de cultura, valores y diferentes perspectivas de personas.
Creatividad:
Desarrolla y fomenta soluciones nuevas e innovadoras.
Integridad:
Honesto, fomenta la apertura y la transparencia. Construye y genera confianza.
REQUISITOS PARA APLICAR AL CARGO
FORMACIÓN
Profesional o tecnólogo en áreas de finanzas, Contaduría, Administración o Afines
EXPERIENCIA Y CUALIDADES
- Mínimo tres años de experiencia en cargos similares, de preferencia en Organizaciones No Gubernamentales o Entidades de Cooperación Internacional.
- Buenas habilidades de comunicación.
- Manejo de procedimientos, leyes y normas colombianas relacionadas con el área.
- Manejo de tablas dinámicas/bases de datos
- Buenos conocimientos en programas de computación, particularmente en programas básicos de Office y Outlook.
- Capacidad para trabajar bajo presión y facilidad para establecer prioridades y cumplir con plazos establecidos.
- Iniciativa para proponer nuevas ideas, pensamiento creativo y análisis.
- Buen criterio y capacidad para priorizar eficazmente múltiples tareas en un entorno de cambio constante.
- Capacidad comprobada para poder trabajar en equipo, po multi-cultural, multi-disciplinario e interinstitucional.
- Disciplina en el cumplimiento de labores exclusivas para éste cargo.
- Políticamente y culturalmente sensible, con cualidades de paciencia, tacto y diplomacia
- Alto nivel de compromiso con valores de Save the Children
Responsabilidades adicionales al puesto
Eventualmente apoyo en atención a emergencias.
Igualdad de Oportunidades
El titular del puesto debe realizar sus tareas considerando y respetando la Política de Diversidad e Igualdad de Oportunidades de SCI.
Salud y Seguridad
El titular del puesto debe realizar sus tareas considerando y respetando la Política de Salud y Seguridad.
Se recibirán propuestas hasta el 15 de septiembre de 2016, y podrán enviarse al correo electrónicoseleccion.colombia@savethechildren.org, indicando en el asunto del correo el nombre de la convocatoria “Oficial Financiero Logístico”. La asignación salarial para el cargo es de $2.200.000 con prestaciones de ley colombianas.
Importante tener en cuenta: Solo serán tenidas en cuenta las hojas de vida de aquellos quienes residan en el Departamento del Caquetá.
