Location : Bogotá, COLOMBIA
Application Deadline : 09-Mar-2015
Additional Category Management
Type of Contract : Service Contract
Post Level : SB-3
Languages Required :
English Spanish
Starting Date :
(date when the selected candidate is expected to start) 01-Apr-2015
El Departamento de Seguridad de Naciones Unidas – UNDSS, se encarga de brindar apoyo en los asuntos inherentes a seguridad, a las Agencias, Fondos y Programas - AFPs de las Naciones Unidas, para facilitar el desarrollo de sus actividades y el cumplimiento de sus mandatos respectivos, dentro de las medidas de seguridad necesarias, orientadas a promover la integridad del personal, los bienes de la organización y la implementación de los variados programas. Este servicio se amplía también a las ONGs Internacionales y Embajadas con quienes se tienen Acuerdos de Bilaterales.
Diferentes Resoluciones de la Asamblea General, enfatizan (dentro del marco de seguridad) la necesidad de asegurar que el personal de Naciones Unidas y sus dependientes, cuenten con servicios oportunos de consejería psico-emocional, entrenamiento en manejo de estrés, prevención y/o mitigación del impacto del estrés acumulado (crónico) y del estrés traumático (estrés por incidentes críticos). Es así como UNDSS crea en Colombia, con el apoyo de CISMU NY, la Célula de Intervención en Estrés por Incidentes Críticos (CISIC).
Para lograr este objetivo, la Unidad cuenta con una Consejera Nacional de Estrés, un(a) Asistente Técnico(a) y una red de Peer Helpers. Los Peer Helpers son personal del Sistema de Naciones Unidas y de los Acuerdos Bilaterales quienes han sido debidamente entrenados y que brindan, de manera voluntaria, primeros auxilios emocionales a los colegas que se los soliciten y están ubicados en diferentes zonas del país.
En este sentido, el propósito del Asistente Técnico(a) es apoyar la eficiente gestión y ejecución de la Célula de Intervención en Estrés por Incidentes Críticos (CISIC) y suministrar un constante apoyo a su supervisor inmediato, cumpliendo funciones administrativas, operativas y formativas. En consecuencia, contribuir sustancialmente con el cumplimiento del mandato de UNDSS relacionado con el apoyo a las Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas así como con los Acuerdos Bilaterales
Duties and Responsibilities
Bajo la supervisión directa del (de la) Consejero(a) Nacional de Estrés y del Asesor Jefe de Seguridad de UNDSS del Sistema de Naciones Unidas es responsable, entre otras cosas, de las siguientes funciones.
Apoyar en la consolidación de CISIC a nivel Nacional
Divulgar a nivel de las AFPs y Acuerdos Bilaterales el portafolio de servicios de CISIC
Divulgar y promover los servicios de CISIC ante las oficinas de talentos humanos de las asociaciones de personal, áreas administrativas, salud ocupacional, etc.
Promocionar las actividades de CISIC y publicar los materiales pedagógicos en la página web de la oficina de seguridad y comunicar a través de correos electrónicos a las AFPs y a los Acuerdos Bilaterales las actualizaciones y el nuevo material publicado.
Coordinar la agenda, participar en las reuniones con las diferentes AFPs y con los Acuerdos Bilaterales, realizar las actas respectivas y hacer seguimiento a los compromisos asumidos hasta el cierre de los mismos.
Mantener una comunicación frecuente y regular con los Acuerdos Bilaterales y las AFPs e identificar sus necesidades de apoyo por parte de CISIC.
Apoyar en la implementación de la red de profesionales de la salud mental al servicio del Sistema de Naciones Unidas, en todos los lugares con presencia de las agencias del sistema; mantener actualizada la base de datos de los Profesionales de Salud Mental que puedan prestar un apoyo al CISIC.
Actualizar el sistema informático de registro SIS/SAS en referencia al programa de Manejo de Estrés y la Red Interagencial de Apoyo.
Mantener al día la información sobre las actividades de la Unidad y trabajar en conjunto con el personal de DSS en las actividades que sean programadas por el Departamento.
Apoyar a su supervisor en la elaboración del reporte anual de las actividades realizadas así como de otros informes/reportes que le sean solicitados.
Apoyar en la organización y facilitación de los talleres de capacitación promovidos por CISIC
Realizar los arreglos logísticos y administrativos requeridos siguiendo los lineamientos del PNUD y de UNDSS.
Coordinar con las oficinas de terreno de UNDSS las capacitaciones que se requieran sobre estrés y temas relacionados.
Preparar y/o apoyar la elaboración de presentaciones, documentos y materiales pedagógicos que le sean solicitados.
Facilitar y co-facilitar charlas o talleres sobre estrés y temas relacionados, según la solicitud del supervisor inmediato.
Mantener las estadísticas de los talleres al día y presentarlos al momento de ser requeridos para incluirlos en los informes mensuales.
Identificar las necesidades de capacitación específicas de los Acuerdos Bilaterales y de las AFPs y coordinar con el/la Consejero(a) de Estrés para lograr atender eficazmente el requerimiento. .
Apoyar la implementación de actividades dirigidas a fomentar autocuidado, promocionar la salud o mitigar factores generadores de estrés a nivel del Sistema de Naciones Unidas
Trabajar conjuntamente en actividades acordadas con el (la) Consejero(a) Nacional de Estrés, que beneficien la salud mental y promuevan el bienestar del personal.
Proponer un plan de bienestar anual.
Implementar y hacer seguimiento a las actividades realizadas.
Apoyar la difusión de UN Cares, de sus materiales y sesión de capacitación, entre el personal de DSS y sus dependientes.
Apoyar en la capacitación a los custodios de PEP kits en Colombia, al igual que en la distribución de los kits, del Protocolo de uso del PEP kit, y su seguimiento.
Entregar un breve informe sobre el proceso realizado.
Apoyar la realización periódica de Estudios de Estrés
Preparar la documentación necesaria para la elaboración de estudios de estrés y coordinar la promoción previa del mismo.
Apoyar la elaboración y la implementación de Estudios sobre estrés
Apoyar el análisis, sistematización, elaboración de informes y presentaciones de los estudios realizados
Apoyar al (a la) Consejero(a) Nacional de Estrés en la preparación de material informativo sobre el estrés y temas relacionados, tanto en español como en inglés
Proponer y elaborar folletos, material y boletines informativos en temas relacionados con el estrés y asegurar su distribución entre los funcionarios del Sistema y de los Acuerdos Bilaterales.
Realizar traducciones y presentaciones respectivas.
Investigar sobre nuevos temas o necesidades del personal que requieran la elaboración de material educativo.
Asistir al (a la) Consejero(a) Nacional de Estrés en el fortalecimiento de la Red de Peer Helpers (Voluntarios de Apoyo psicoemocional de la Red Interagencial).
Apoyar el proceso de selección y capacitación para nuevos Peer Helpers.
Apoyar la organización y desarrollo de los talleres anuales de fortalecimiento técnico, dirigidos a los Voluntarios de Apoyo de la Red Interagencial.
Identificar temáticas requeridas por los Peer Helpers de fortalecimiento técnico para ser incluidas en los talleres anuales.
Co-facilitar las capacitaciones y talleres anuales que se realizan con los Peer Helpers.
Implementar pautas de coordinación de la Red Interagencial a nivel país.
Brindar soporte técnico a los Voluntarios de Apoyo en el ejercicio de su rol, y realizar seguimiento a la labor de los mismos.
Colaborar en la promoción de la Red a nivel del SNU.
Informar a los Peer Helpers sobre capacitaciones, talleres, reuniones, y otras actividades organizadas por el Área Administrativa de UNDSS Colombia.
Mantener actualizada la base de datos de los Peer Helpers y la cadena de llamadas asegurando su distribución después de cada actualización.
Informar a la Consejera Nacional de Estrés sobre los requerimientos y necesidades de los Peer Helpers.
Apoyo en trámites administrativos
Brindar un apoyo sustancial a su supervisor en el desempeño de sus funciones, realizando las tareas administrativas generales asignadas por éste.
Consolidar proyección de necesidades y gastos administrativos y operativos del proyecto con asistencia del Área Administrativa de UNDSS Colombia. Verificar la disponibilidad de fondos.
Evaluar prioridades de gastos e informar al (a la) Consejero(a) Nacional de Estrés y al Área Administrativa de UNDSS Colombia.
Apoyar a su supervisor(a) en la preparación anual del presupuesto de CISIC y trabajar en conjunto con él(ella) para la elaboración y entrega del presupuesto.
Conocer e informarse sobre los procesos y directivas administrativas del PNUD y/o de UNDSS relacionadas con adquisiciones, inventarios, archivos, y/o cualquier otro procedimiento que atañe al funcionamiento de CISIC.
Mantener organizado y actualizado el archivo general de la oficina, el stock del inventario de suministros de papelería y elementos de oficina, y hacer su debida solicitud en forma oportuna.
Diligenciar las acciones requeridas para solicitudes de viaje, incluyendo proceso de cotizaciones, tiquetes, viáticos y reembolsos del personal de CISIC. Apoyar a su supervisor en la preparación de aspectos administrativos y logísticos para viajes internacionales.
Asegurar el trámite de solicitud de Security Clearance para los integrantes de la unidad y de los Peer Helpers en los casos en que aplique.
Mantener los directorios y listados de manejo interno debidamente actualizados (personal DSS, jefes agencias, jefes de Acuerdos Bilaterales, asistentes, Puntos Focales de Seguridad, y proveedores, entre otros).
Manejo de los fondos operativos del CISIC siguiendo los lineamientos establecidos para este fin.
Elaborar órdenes de servicio y/o órdenes de compra según las necesidades de la unidad, realizando los procesos competitivos previos para la adquisición del servicio/compra. Verificar que CISIC cuente con los requisitos administrativos y/o contratos vigentes para los servicios que requiere.
Realizar los trámites administrativos necesarios para el cumplimiento de la logística de los talleres, selección y pago de servicios, asegurándose de cumplir con los procedimientos y normas del PNUD.
Ejecutar cualquier otra función administrativa, técnica u operativa que le sea asignada por su supervisor directo y/o por el Asesor Jefe de Seguridad.
Asistir, colaborar y trabajar conjuntamente con el personal de UNDSS en Colombia.
En caso de ausencia temporal del (la) Consejero(a) Nacional de Estrés encargarse de
Brindar primeros auxilios emocionales al personal que lo requiera ante la ocurrencia de un incidente crítico.
Remitir los casos que lo ameriten para atención especializada por parte de personal de la Salud Mental con quienes se cuente con convenio
Impacto de Resultados
Los resultados claves de las actividades realizadas tienen impacto en la ejecución de los objetivos planteados por el Proyecto CISIC y de la oficina de UNDSS Colombia. Los resultados son de gran relevancia para garantizar el efectivo funcionamiento de la Unidad a nivel Nacional, y el apoyo que se ofrece a las Agencias Fondos y Programas del Sistema de Naciones Unidas, a los Acuerdos Bilaterales y a su personal. El llevar a cabo una buena gestión, conlleva al beneficio de los funcionarios como principales clientes de los servicios ofrecidos. Su efectividad estará ligada a la relación con las AFPs y con los Acuerdos Bilaterales para promover las actividades, y el organizado manejo de las funciones administrativas y operativas establecidas para el cargo. Un óptimo desempeño aporta además a la proyección de una imagen profesional del Departamento de Seguridad en Colombia y de la Unidad para el Manejo del Estrés
Competencies
Profesionalismo:
Habilidad para la formulación de proyectos y estrategias de implementación de los mismos a los fines de aportar mayores mecanismos de desarrollo al lugar de trabajo
Habilidad para coordinar, planear y monitorear su plan de trabajo
Alto sentido de la ética profesional
Manejo responsable y confidencial de la información
Discreción en todos los asuntos de la organización y de CISIC
Excelente manejo de relaciones interpersonales
Habilidad analítica y de resolución de problemas, adicional a la capacidad de manejar un amplio rango de actividades de forma simultánea
Habilidad en el mantenimiento de registros de material de trabajo, de tal forma que la Célula del CISIC a nivel país y el Departamento de Seguridad – UNDSS Colombia, tenga continuidad en sus operaciones a nivel central y regional
Demuestra iniciativa en la búsqueda de soluciones
Comunicación:
Excelentes habilidades en la comunicación oral y escrita
Buenas habilidades de escucha y responde apropiadamente
Hace preguntas para aclarar y muestra interés por tener una comunicación de doble vía
Adapta el lenguaje, tono, estilo y formato para ajustarse a la audiencia
Conocimientos Tecnológicos:
Adecuado conocimiento y habilidades en el manejo de las herramientas informáticas de Microsoft Office (Word, Excel, Power Point), Internet y correo electrónico.
Planeación y Organización:
Habilidad para trabajar efectivamente en condiciones de estrés, para establecer prioridades y manejar múltiples tareas/proyectos dentro de plazos ajustados
Habilidades organizacionales efectivas y capacidad de manejar un volumen de trabajo alto de una forma eficiente y oportuna
Habilidad para desarrollar objetivos consistentes con estrategias acordadas
Capacidad de desarrollar las funciones con una mínima supervisión y demostrar una actitud proactiva
Demostrar iniciativa en la búsqueda de soluciones
Disposición para el aprendizaje continuo e incorporación de conocimiento
Buen manejo de las relaciones interpersonales y disposición para el trabajo en equipo en procura de objetivos organizacionales
Required Skills and Experience
Educación:
Título universitario en Psicología
Experiencia:
Mínimo cinco (5) años de experiencia profesional. Es deseable que cuente con experiencia en áreas de manejo de estrés, de psicología de la salud, y/o de facilitación de talleres
Idiomas:
Fluidez en el idioma español y en el idioma inglés (nivel oral, de lectura y de escritura), como requisitos indispensables para este cargo
NOTAS:
Durante el proceso de selección se tendrá en cuenta la participación equitativa de hombres y mujeres y la diversidad cultural.
El conocimiento de las normas y procedimientos del SNU y de las políticas de seguridad es favorable más no esencial
Importante
Solo se considerarán las aplicaciones que contengan el Formato P11 firmado. Pueden encontrar el formato P11 en http://sas.undp.org/Documents/P11_Personal_history_form-es.docx
Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad
UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.
