Nombre:
Líder de apoyo experto en digitalización para el subgrupo de Gestión y Control Documental del Grupo de Gestión de Seguimiento y Operación Administrativa adscritos al proyecto “Fortalecimiento de la Sostenibilidad de Procesos de Restitución de Tierras” a nivel nación
Título del puesto: Profesional Líder de digitalización
División/Departamento: FAO/CO
Número de programa o proyecto: Convenio GCP-COL-050-SWE
Lugar: Nivel Nacional
Fecha prevista de inicio de la misión: Inmediata Duración: 3 meses
Responsable ante: Nombre: BEATRIZ ARISMENDI Cargo: Coordinación de proyecto
Descripción general de la(s) TAREA(s) y objetivos que deben alcanzarse
Los aspirantes a ejercer el cargo de Profesional líder de digitalización deberá ceñirse a lo siguiente:
Bajo la supervisión general del Representante de la FAO en Colombia, la supervisión técnica del Oficial Técnico Principal, la supervisión directa del Coordinador de proyecto y en estrecha relación con el resto del equipo, el profesional líder de digitalización deberá realizar las siguientes actividades:
Objeto: Asesorar y liderar el diseño de la metodología del proceso de digitalización certificada y cargue de los expedientes al Sistema de Registro de Tierras Despojadas y Abandonadas Forzosamente de la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojada, teniendo en cuenta las siguientes tareas:
Revisar los procesos de organización, digitalización y cargue de expedientes al sistema de registro de tierras despojadas de la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras adelantados por las Direcciones territoriales de Antioquia sede Medellín, Magdalena Medio sede Barrancabermeja y Bogotá. Teniendo en cuenta las siguientes criterios:
Análisis estado actual proceso de digitalización
Ordenación electrónica (Principio de orden original si está igual que el físico)
Resolución, formato de captura, nitidez, orientación, peso, limpieza de Imagen, Integridad,
Metadatos
Cargue de imágenes al sistema de registro de tierras y de seguridad en el sistema de información
Indexación
Control de calidad
Foliación electrónica
Identificación de documentos
Preservación de los datos, metadatos y expediente a largo plazo
Índice electrónico
Recuperación de la documentación
Depuración e intervención del expediente digital
Parametrización del expediente digital (tipos documentales e integración con la TRD.
Aplicación de normas ISO y parámetros establecidos por el AGN
Nivel de consulta de los documentos digitales
Identificación de la totalidad de imágenes cargadas en el Sistema de Registro de Tierras
Despojadas.
Identificación de las características técnicas de la herramienta tecnológica o solución informática utilizada. (plataforma, lenguaje, compatibilidad, nivel de propiedad, entre otros) Identificación de limitantes de conectividad, seguridad, accesibilidad y recuperación de la información.
Procesos de migración, backup de seguridad, almacenamiento de imágenes.
Identificar si las herramientas utilizadas permiten la articulación con los procesos de
información y digitalización.
Las demás que se consideren pertinentes para el desarrollo del objeto contractual.
Asesorar y realizar el diseño, planeación y desarrollo efectivo del proyecto.
Garantizar que la metodología para el proceso de digitalización certificada y método de cargue de los documentos pertenecientes a los expedientes de restitución de tierras en sus 3 etapas (Administrativa, Judicial y Post-fallo) al Sistema de Registro de Tierras
Despojadas y Abandonadas Forzosamente de la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas estará basada en cada uno de los ítems evaluados en el análisis del tal forma que garantice una digitalización certificada que permita su preservación a largo plazo y la toma de decisiones desde la visualización de una imagen, acorde a los estándares ISO y normativa del AGN.
Realizar mínimo dos pruebas relevantes del proceso de digitalización certificada, durante el levantamiento del diseño metodológico y una vez aprobada la metodología por el Comité Integrado de Gestión y Eficiencia Organizacional de la Unidad.
Someter la metodología entregada por el equipo de trabajo a aprobación del Comité Integrado de Gestión y Eficiencia
Organizacional de la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas (UAEGRTD), creado mediante Resolución 947 de fecha 24 de diciembre de 2012 y modificado por la Resolución 880 del 7 de octubre de 2013 , la metodología para el proceso de digitalización certificada de los documentos pertenecientes a los expedientes de restitución, debe cumplir con los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación (AGN) y las normas técnicas ISO. Además realizar los ajustes pertinentes a esta metodología.
Liderar y supervisar el equipo de trabajo que apoyará el diseño de la metodología para el proceso de digitalización certificada y método de cargue de los expedientes de restitución de tierras.
Mantener una estrecha comunicación e información de las acciones del proyecto y elaborar informes de seguimiento, los cuales deben ser presentados a la coordinación del Proyecto que articula a la Secretaría General de la URT y a través suyo a las demás dependencias que se establezca y considere pertinente.
Realizar, dentro del plan general de planeación del proyecto y de manera periódica, la planeación concertada de actividades con la coordinación general del proyecto y la secretaría general de la URT y desarrollar sus acciones en estrecha relación con los demás actores del proceso.
Participar en las reuniones técnicas convocadas por la Subdirección General, Secretaria General, Grupo de Gestión de Seguimiento y Operación Administrativa y FAO.
Consolidar la información obtenida de las visitas a las Direcciones Territoriales de Bogotá, Antioquia sede Medellín y Magdalena Medio sede Barrancabermeja.
Guardar absoluta reserva en relación con toda la información que maneje con ocasión de las actividades propias del proceso oprograma en el cual presta sus servicios y de la Entidad en general, que le sea dada a conocer con ocasión del presente contrato.
El Contratista deberá cuidar la información a la que tenga acceso, evitando su destrucción o utilización indebida. Así mismo, le está prohibido dar acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.
Realizar sus actividades, con arreglo a los parámetros y lineamientos establecidos por la FAO y concertados con la UAEGRT.
Las demás que le sean asignadas por el Supervisor del Contrato y que sean inherentes al desarrollo del objeto contractual.
Indicadores del rendimiento principales
Productos esperados:
El consultor entregará informe avances: (los 30 días de cada mes), y un informe final el cual quedara sujeto al último pago. En los informes el consultor deberá especificar avances de las actuaciones realizadas sobre:
FASES ACTIVIDADES PRODUCTO
Planeación
Plan de trabajo y cronograma del proyecto, alcance, equipo del proyecto, modelo de comunicación, riesgos, calidad, gestión de recursos técnicos físicos y humanos de acuerdo a las condiciones establecidas por el supervisor del contrato.
1. Plan de trabajo y cronograma.
Análisis estado actual proceso de digitalización
Ordenación electrónica (Principio de orden original si esta igual que el físico)
2. Documento que contenga el Análisis del estado actual del proceso de Digitalización de
los expedientes de restitución de tierras de la
UAEGRTD.
3. Documento que contenga la primera versión Resolución, formato de captura, nitidez, orientación, peso, limpieza de Imagen, Integridad,
Metadatos
Cargue de imágenes al sistema de registro de tierras y de seguridad en el sistema de información Indexación
Control de calidad
Foliación electrónica
Identificación de documentos
Preservación de los datos, metadatos y expediente a largo plazo
Índice electrónicoRecuperación de la documentación de la metodología del proceso de digitalización del expediente de restitución de tierras, bajo los parámetros establecidos por el Archivo
General de la Nación (AGN) y las normas técnicas ISO aprobado por el supervisor del contrato.
4. Metodología del proceso de digitalización certificada bajo los parámetros
establecidos por el Archivo General de la Nación (AGN) y las normas técnicas ISO aprobado por Comité Integrado de Gestión y Eficiencia Organizacional de la Unidad Administrativa
Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas (UAEGRTD).
Depuración e intervención del expediente digital
Parametrización del expediente digital (tipos documentales e integración con la TRD.
Aplicación de normas ISO y parámetros establecidos por el AGN
Nivel de consulta de los documentos digitales
Identificación de la totalidad de imágenes cargadas en el Sistema de Registro de Tierras Despojadas.
Identificación de las características técnicas de la herramienta tecnológica o solución informática utilizada. (plataforma, lenguaje, compatibilidad, nivel de propiedad, entre otros)
Identificación de limitantes de conectividad, seguridad, accesibilidad y recuperación de la información.
Procesos de migración, backup de seguridad, almacenamiento de imágenes.
Identificar si las herramientas utilizadas permiten la articulación con los procesos de información y digitalización
Las demás que se consideren pertinentes para el desarrollo del objeto contractual.
Metodología
Propuesta proceso de digitalización certificada, basado en cada uno de los ítems evaluados en el análisis del tal forma que garantice una digitalización certificada que permita su preservación a largo plazo y la toma de decisiones desde la visualización de una imagen, acorde a los estándares ISO y normativa del AGN.
COMPETENCIAS Y PERFIL REQUERIDO
Estudios Ingeniero Electrónico y/o de Sistemas o Industrial con Especialización
Experiencia Laboral Entre 48 a 60 meses de experiencia profesional en proyectos de gestión documental y digitalización en entidades públicas o privadas, bajo la normatividad del Archivo General de la Nación, al igual tener experiencia en proyectos bajo los estándares de calidad en metodología PMP del PMI.
Capacidad de trabajo en equipo, sensibilidad social, buenas relaciones interpersonales y capacidad de comunicación asertiva.
CLAÚSULAS ESPECIALES
Disponibilidad para desplazarse a cualquier zona del departamento planteado.
Líder de apoyo experto en digitalización para el subgrupo de Gestión y Control Documental del Grupo de Gestión de Seguimiento y Operación Administrativa adscritos al proyecto “Fortalecimiento de la Sostenibilidad de Procesos de Restitución de Tierras” a nivel nación – Colombia
Fecha límite aplicación: Noviembre 30 /2014
Recepción de Documentos:
Formato FAO PHF, diligenciado en su totalidad, firmado, con foto reciente, y carta de aplicación, al correo electrónico convocatorias@fao.org.co con el nombre de la convocatoria en el Asunto.
Nota Importante:
Sólo serán analizadas las Hojas de Vida (formato FAO PHF firmado y con foto reciente) que cumplan con todos los requisitos solicitados, y que sean enviadas en la fecha indicada, con el nombre de la convocatoria en el asunto del correo electrónico. Así mismo, contactaremos únicamente los candidatos preseleccionados.
