De conformidad con los lineamientos del Área de Pobreza y bajo la supervisión del Coordinador PDP, el o la Asistente Administrativo (a) y Financiero (a) desempeña las siguientes funciones:
Apoyar las diferentes labores administrativas (registro, ingreso, organización, actualización y entrega de la información necesaria y pertinente para el buen desarrollo del proceso) que conlleven al adecuado desarrollo del proyecto.
Realizar todas las actividades relacionadas con el manejo de la documentación (actas, cartas, informes, archivo) que se requieran durante la formulación y ejecución del proyecto.
Apoyar al equipo del proyecto para que la documentación técnica y financiera de los Acuerdos firmados con multiples aportantes se encuentre completa y en el archivo general.
Preparar y gestionar la correspondencia y los mecanismos de comunicación/información necesarios durante la formulación y ejecución del proyecto, con actores internos y externos.
Facilitar los mecanismos de coordinación de reuniones, talleres, viajes, acciones administrativas, cotizaciones, compras y demás que requiera la ejecución del proyecto para su adecuado desarrollo.
Tener al día la información contable, financiera y logística necesarias, que permitan mantener actualizado el presupuesto y el estado de ejecución de los recursos del proyecto.
Elaboración de los informes financieros requeridos por el supervisor y la Organización y presentación semanal de avances.
Asegurar que el proyecto cumple con las políticas de las Naciones Unidas, en cuanto a regulaciones, procedimientos, requerimientos de reportes y los estándares éticos y reportar a su supervisor situaciones que se identifiquen que no den cuenta de lo anterior.
Asegurarse del correcto uso de los logos del PNUD de acuerdo con las instrucciones contenidas en las políticas de la Organización.
Conocer los procedimientos administrativos establecidos por el PNUD y asegurar su correcta implementación en la ejecución de actividades desarrolladas por los demás socios del proyecto que reciban recursos provenientes del PNUD
Guardar estricta confidencialidad y reserva de la información suministrada por los donantes.
Garantizar el control de calidad de los procesos y procedimientos administrativos, adquisiciones, licitaciones, consultorías y contratos de servicios, entre otros
Realizar seguimiento administrativo al proyecto y los contratos derivados del mismo (incluyendo seguimiento a productos y tiempos de entrega establecidos en las contrataciones del proyecto).
Hacer seguimiento y facilitar el trámite interno en el PNUD de las diferentes contrataciones dando soporte al encargado de gestionar las compras en el PNUD según requerimiento
Acompañar la elaboración de los Planes de Adquisiciones y su monitoreo
Dar soporte en ATLAS, como usuario externo, en cuanto a transacciones, requisiciones y pagos.
Seguimiento a la ejecución presupuestal del proyecto.
Mantener al día la documentación administrativa relacionada con la formulación y ejecución del proyecto.
Gestionar ante los aportantes requerimientos que estos soliciten para el funcionamiento administrativo y operativo de los Acuerdos firmados.
Dar seguimiento a las Auditorías realizadas al Programa de Desarrollo de Proveedores.
Apoyar la elaboración presupuestal y elplan de adquisiciones requeridas para cada uno de los Acuerdos firmados y para el proyecto en su totaidad.
Las demás funciones que le solicite y le sean asignadas por el supervisor, y sean afines con la naturaleza del contrato.
Impacto de Resultados
Los principales resultados del trabajo del Asistente Administrativo y Financiero impactan en la ejecución de la estrategia del Proyecto, en particular en la implementación, gestión y rendición de cuentas del mismo, basado en un enfoque de cambio transformacional y de planeación orientada por resultados y asegurar una gestión financiera orientada a la ejecución presupuestal de acuerdo a las metas establecidas
Educación
Profesional en Ciencias Administrativas, Ciencias Económicas o áreas afines
Experiencia
Experiencia profesional mínima de 5 años comprobable en administración de recursos físicos y económicos. Experiencia en el desarrollo de procesos competitivos para adquisiciones de bienes y servicios. Experiencia progresiva en temas relacionados con administración, manejo de presupuestos y flujos de caja. Deseable experiencia en el desarrollo de procesos y procedimientos administrativos en el SNU. Experiencia en la elaboración de presupuesto, seguimiento a su cumplimiento y elaboración de plan de adquisiciones. Experiencia demostrada en el uso de computadores y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc.), así como en el manejo de sistemas administrativos basados en Internet.
Conocimiento
Conocimiento del SNU en Colombia es una ventaja.
Se valorará el conocimiento de reglas y procedimientos administrativos del PNUD y manejo de ATLAS
IMPORTANTE
Solo se considerarán las aplicaciones que contengan el Formato P11 firmado. Pueden encontrar el formato P11 en http://sas.undp.org/Documents/P11_Personal_history_form-es.docx
Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad
Cierre: 04-Apr-2014
