Asistente - Dirección de programas
Publicada: 06 de abril de 2015
Plazo máximo para aplicar: 10 de abril de 2015
No de la convocatoria: CO-CT-1223/15
Si desea aplicar:
Enviar hoja de vida solo en formato OIM (Ver Adjunto); a la siguiente dirección de correo: iombogvacantes@iom.int, indicando en el asunto del correo, el nombre de la convocatoria CO-CT-1223/15 Asistente DP
DESCRIPTIVO DE FUNCIONES
I. INFORMACIÓN SOBRE EL PUESTO
Título del puesto ASISTENTE - DIRECCIÓN DE PROGRAMAS
Grado del puesto G4
Lugar de destino Bogota
Bajo supervisión directa de Director de Programas
Bajo supervisión general de Jefe de Misión
Responsabilidades directivas (de gestión) N/A
Personal bajo su supervisión directa N/A
II. CONTEXTO Y ALCANCE INSTITUCIONAL
Bajo la supervisión general del Jefe de Misión y la supervisión directa del Director de Programas, el funcionario(a) será responsable de brindar apoyo administrativo y logístico a la Dirección de Programas de la Misión Colombia.
III. RESPONSABILIDADES Y RENDICIÓN DE CUENTAS
1. Asistir en la elaboración de documentos técnicos requeridos por el Director de Programas (DP)
2. Preparar presentaciones y documentos solicitados por el Director de Programas.
3. Realizar informes que le sean asignados por el Director de Programas.
4. Coordinar la agenda y programación de transporte del Director de Programas.
5. Recibir, enviar, registrar, distribuir, hacer seguimiento y archivar la correspondencia del
Director de Programas.
6. Atender todo lo relativo al correo electrónico (preparación, recepción, envío y distribución).
7. Asistir al DP en la preparación de información para reuniones y eventos
8. Hacer las llamadas y enviar comunicaciones, a través del medio definido, solicitadas por el DP.
9. Elaborar oportunamente las solicitudes de Security Clearance (SC) y tramitar las Autorizaciones de Viaje (TA) así como las Solicitudes de Transporte y/o tiquetes con la Unidad de Pasajes para el Director de Programas.
10. Atender a los visitantes, nacionales y extranjeros, de acuerdo a las instrucciones recibidas por el Director de Programas.
11. Mantener la Programación de Gastos para la revisión del Director de Programas y la ejecución por parte de la Unidades Administrativa y Financiera de la Misión.
12. Recibir, clasificar y regresar la documentación que los diferentes programas radican para la firma del Director de Programas, en un tiempo prudente.
13. Ingresar al sistema requerimientos de compras de las unidades de apoyo (UAL, PRE, Seguridad y OH).
14. Bajo indicación del DP y RMO participar en los procesos de autorización de transferencias bancarias, monetizaciones, trámites de PO, entre otros.
15. Realizar la secretaria técnica y hacer seguimiento a los “action points”, de las reuniones de grupo y/o programa, solicitadas por el Director de Programas.
16. Bajo indicación del COM, DCOM y DP, realizar la labor de punto focal con las contrapartes en todos los temas relacionados con contratación de consultores, pago de honorarios, tramite de viajes y todos los demás requerimientos que se puedan presentar.
17. Todas aquellas demás funciones que por las condiciones inherentes a su cargo y a sus condiciones le sean asignadas por el Jefe de Misión, Jefe de Misión Adjunto y el Director de Programas.
IV. COMPETENCIAS
El titular deberá poseer y demostrar las siguientes competencias técnicas y comportamentales:
Behavioral
• Capacidad de trabajo en equipo
• Coordinación con equipo de la gerencia.
Accountability
• Cumplimiento de las políticas, procesos y procedimientos.
• Desarrollo por objetivos, manejando los plazos, calidades y costos para la obtención de resultados.
• Acepta y propone críticas constructivas
Orientación al Cliente:
• Establece y mantiene efectivas relaciones de trabajo con las contrapartes y socios. Aprendizaje Continuo:
• Demuestra interés en mejorar sus habilidades y técnicas.
• Demuestra interés en adquirir destrezas y conocimientos en otras áreas de trabajo.
Comunicación
• Comparte activamente información relevante.
• Comunica claramente sus ideas y escucha con interés las retroalimentaciones
• Escribe clara y efectivamente
Creatividad e Iniciativa
• Siempre busca la manera de mejorar actividades y procesos.
• Proactivamente desarrolla nuevas ideas para resolver problemas
Liderazgo y Negociación
• Identifica oportunidades y propone cambios
• Persigue metas y comparte logros
Trabajo en Equipo
Contribuye a las metas y objetivos del equipo y grupo de trabajo.
Técnicas
Conocimiento en:
· Manejo de programas de Microsoft Office, Internet
· Manejo del lenguaje y elaboración de documentos e informes
· Manejo de elaboración de Presentaciones y documentos
· Manejo de programación de Gastos
· Manejo en la coordinación logística de actividades.
V. ESTUDIOS Y EXPERIENCIA
Educación: Profesional en ciencias administrativas o económicas.
Experiencia: Cuatro (4) años de experiencia general. Con Mínimo 3 años en cargos similares, como asistente de cargos directivos o gerenciales.
VI. IDIOMAS
Requeridos
Español idioma natal. Deseable inglés fluido
VI. INSTRUCCIONES PARA APLICAR A ESTA VACANTE:
PLAZO MÁXIMO PARA APLICAR: 10 de abril de 2015
Por favor responder únicamente a la siguiente dirección de correo
iombogvacantes@iom.int, anexando la hoja de vida solo en formato OIM que encontrará
en nuestra página http://www.oim.org.co/vacantes2.html
IMPORTANTE: Indicar en el asunto del correo, el nombre de la convocatoria:
CO-CT-1223/15 ASISTENTE - DIRECCION DE PROGRAMAS
Por favor tener en cuenta:
· Solo se consideraran las aplicaciones en formato OIM y que cumplan con el perfil exigido.
· No se considerarán aquellas aplicaciones recibidas en fecha posterior o que no especifiquen el nombre de la convocatoria.
· Esta convocatoria está abierta únicamente a ciudadanos colombianos o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en Colombia
· Una vez se cierre la convocatoria se contactarán solo a las personas seleccionadas para entrevista.
