CONTRATACION DE SERVICIOS PARA COORDINADOR DE EVENTO
I. ANTECEDENTES
1. Sobre Mercy Corps
Mercy Corps existe para aliviar el sufrimiento, la pobreza y la opresión ayudando a las comunidades a construir comunidades seguras, productivas y justas. Es una organización sin ánimo de lucro creada en 1979, y trabaja actualmente en más de 45 países, en la perspectiva de generar soluciones sostenibles y de largo plazo a problemas sociales y de desarrollo.
Mercy Corps trabaja en Colombia desde el 2006 en alianza con organizaciones de base, organismos no gubernamentales, entidades del Gobierno Nacional y empresas privadas, apoyando la construcción de soluciones a temas estructurales del desarrollo, tales como: la resolución de conflictos por la tierra, el goce de derechos y la inclusión de las víctimas del conflicto armado y las personas con discapacidad, la protección a la niñez, y las mujeres, entre otros.
Los recursos financieros de Mercy Corps en Colombia provienen de instituciones del Estado Colombiano, cooperación internacional y alianzas estratégicas con entidades del sector privado.
2. Marco de acción
El proyecto “Tierra y Oportunidad en Tolima ”, operado por la Cooperativa de Caficultores del Sur del Tolima – CAFISUR y financiado por Keurig Green Mountain a través de Mercy Corps Colombia, pretende Mejorar los activos y condiciones de vida de las familias caficultoras del Sur del Tolima con el fin de darle sostenibilidad a la actividad agrícola cafetera y a la cadena de suministro del café, además de brindarle seguridad jurídica en la tenencia de predios a los caficultores de la región.
II. OBJETO DEL CONTRATO
Coordinar la organización y realización del evento de socialización de resultados del proyecto LOTLand and Opportunities in Tolima financiado por Green Montan Coffe, el cual se llevará a cabo en la ciudad de Ibagué en el mes de Abril de 2015.
III. PRODUCTOS E INFORMES ESPERADOS
1. Propuesta de lanzamiento del evento que dé: cuenta de ¿cómo?, ¿dónde?, ¿cuándo?, ¿con quiénes?, ¿cuánto y para qué? se realizará cada una de las actividades programadas durante la jornada, con base en los lineamientos y consideraciones realizadas de forma preliminar por el equipo de Mercy Corps- Cafisur.
2. Programación, convocatoria y organización logística y académica del proyecto LOT- Land and Opportunities in Tolima financiado por Green Montan Coffe.
3. Informe de resultados del evento.
IV. ACTIVIDADES A DESARROLLAR
1. Propuesta del evento:
a) Reunión de socialización y consolidación de propuesta con equipo de Mercy Corps Cafisur en la ciudad de Ibagué para visitar las locaciones, revisión de propuesta de suministros y aprobación de propuesta.
b) Coordinación con equipo técnico de Mercy Corps, Cafisur y las familias que participaran de la feria agroalimentaria en el municipio de Chaparral, para levantar los perfiles e historias de vida que llevara el material publicitario.
c) Reunión y socialización con los expositores de la feria agroalimentaria en la ciudad de Ibagué para coordinar ubicación y suministros necesarios para exposición como equipos electrónicos y catering.
d) Reunión y socialización con Baristas en la ciudad de Ibagué para coordinar ubicación y suministros necesarios para show de cata, como iluminación, equipos electrónicos y catering.
e) Coordinación con equipo técnico Mercy Corps Cafisur de requerimientos logístico para el ejercicio de cata.
f) Convocatoria a autoridades, instituciones, medios y aliados a través del envío físico y envió vía correo electrónico de invitación.
g) Recepción de cotizaciones y propuestas de proveedores de servicios.
h) Coordinación con asistente administrativa de Mercy Corps en la ciudad de Bogotá para detalles de proceso administrativo para pago a proveedores.
i) Coordinación del proceso de elaboración de suministros y servicios.
j) Reunión preliminar con equipo técnico Mercy Corps- Cafisur en la ciudad de Bogotá una semana antes del evento para mostrar avances de la propuesta.
k) Mantener informado de forma permanente al coordinador, supervisor del contrato y asistente administrativa de todos los detalles del proceso.
2. Evento:
Se debe llevar a cabo en la ciudad de Ibagué en el mes de Abril del 2015 en un club u hotel con condiciones de seguridad adecuadas y fácil acceso. Se debe coordinar la convocatoria y asistencia de 50 invitados entre autoridades departamentales, miembros de embajadas aliadas, instituciones locales, asociaciones del gremio del café y otros interesados. Se debe organizar la participación de 10 familias de los proyectos ejecutados para la exposición en la feria agroalimentaria y el equipo de baristas para las actividades programadas. La agenda debe tener un tiempo estimado de tres (3) horas en las cuales se debe coordinar la intervención de los representantes de Mercy Corps y su aliado Cafisur para dar cuenta de los resultados del proyecto LOT- Land and Opportunities in Tolima. Se debe coordinar la feria agroalimentaria donde los asistentes puedan apreciar y degustar los productos y preparaciones que las familias incluyeron en su mesa a través de la implementación del proyecto. Se debe supervisar la logística del hotel o el club para brindarles a los invitados una tabla de quesos y vino. Se debe coordinar con el equipo técnico un show de catación, un ejercicio de cata con los invitados y para finalización y cierre del evento un show de barismo.
3. Informe de resultados: Formato Términos de Referencia – Versión Enero 2015 Page 3 El Informe de resultados del evento debe presentarse una semana después de realizado el mismo y debe dar cuenta de las autoridades, participantes y extracción de algunos discursos, cantidad de periodistas y medios de comunicación, reporte de salidas en medios de masivos, actividades desarrolladas y resultados por cada una de ellas , cantidad de material de promoción y publicidad realizado, archivo fotográfico y audiovisual del evento, anexo de presentaciones y producciones audiovisuales proyectadas, legalización de gastos, evaluación de proveedores, consideraciones y resultados obtenidos.
V. SUPERVISOR DEL CONTRATO
El control y seguimiento de las actividades que se desarrollarán en el marco del contrato estarán a cargo del Gerente De Tierras.
VI. PERFIL DEL (LA) PROPONENTE
Profesional en Ciencias sociales o comunicador audiovisual
Experiencia laboral en organización y coordinación de eventos, talleres y reuniones
Habilidad y experiencia en relaciones humanas requeridas para el trabajo
Buena habilidad para trabajar en equipo
Conocimiento de proyectos de seguridad alimentaria y nutricional
Conocimiento de instituciones, organizaciones y autoridades participantes.
VII. LUGAR Y CONDICIONES DEL CONTRATO
El contrato se desarrollará en la ciudad de Ibagué departamento del Tolima. El/la contratista
deberá contar con equipo de cómputo, teléfono móvil, facilidades para las comunicaciones y conectividad, tecnología y demás condiciones necesarias para desarrollar el trabajo descrito en los presentes Términos de Referencia.
VIII. DURACIÓN Y TIPO DE CONTRATO
El contrato tendrá un tiempo máximo de duración de un (1) mes contados a partir de la firma del contrato.
El tipo de contrato es prestación de servicios.
IX. ENVIO DE PROPUESTAS
Las propuestas deberán ser enviadas al correo electrónico mquintero@co.mercycorps.org.
Citar en el asunto del mensaje, la siguiente referencia: PR 1917 - CONVOCATORIA PARA
COORDINADOR DE EVENTO TOLIMA.
La propuesta deberá contener la propuesta económica, en números y letras, en el cuerpo de la misma y en la carta de presentación.
X. PLAZO PARA LA ENTREGA DE PROPUESTAS
La fecha límite de entrega será el 20 de Marzo de 2015 a las 5:00 pm. No se evaluarán propuestas presentadas con posterioridad a la fecha y hora estipuladas.
XI. IDIOMA PARA LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
Las propuestas deben ser presentadas en español. No se evaluarán propuestas presentadas en
otros idiomas.
XII. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE PROPONENTES
El equipo evaluador se basará en el siguiente sistema de puntuación para analizar todas las
propuestas recibidas:
CRITERIO PUNTAJE
Perfil requerido 10
Experiencia en trabajos logísticos para la realización de eventos 20
Conocimiento de proyectos de seguridad alimentaria y nutricional 20
4 Propuesta técnica con enfoque al objetivo 30
5 Costo de la propuesta económica 20
TOTAL PUNTAJE 100
XIII. DOCUMENTACIÓN REQUERIDA
1. Hoja de vida del(la) proponente (personas naturales o jurídicas).
2. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del(la) proponente o de su representante legal (para el caso de personas jurídicas).
3. Registro Único Tributario del proponente actualizado (2013 hacia adelante).
4. Certificación de antecedentes disciplinarios expedida por la Contraloría Nacional durante
el 2013.
5. Certificaciones de experiencia emitidas por los contratantes y o entes
territoriales/comunitarios en las que se especifique: Duración del Trabajo, Objeto del Contrato, monto del contrato
6. Certificado(s) de estudios realizados.
7. Tres referencias laborales que puedan ser consultadas para verificación de la información suministrada.
8. Propuesta económica que incluya:
a. Monto y forma de pago para la realización de las actividades y los productos.
b. En detalle el costo de honorarios, gastos de viaje, otros si los hubiese.
9. Cronograma de trabajo (plan de actividades)
XIV. Notas:
1. El Contratista es responsable del pago de seguridad social de acuerdo con la ley 100 de
1993 aplicable para contratistas independientes (pago de salud, pensión y ARL).
Los soportes del pago de seguridad social son requisitos para el/los pago(s) del contrato.
2. Mercy Corps exige Confidencialidad de la información
3. Mercy Corps adquiere en la contratación los derechos, la propiedad de los resultados /
producto resultantes del contrato.
FIN
